Gestion des tâches administratives de haut niveau :

- Appui à l'accueil et orientation des visiteurs de manière professionnelle et diplomatique ;

- Gestion efficace du courrier, des mails et des communications internes et externes ;

- Organisation et gestion rigoureuse des réunions, des événements et des déplacements du personnel

et des chercheurs ;

- Gestion du calendrier du Chibas et prise en charge des rendez-vous et des agendas ;

- Assurer la production de documents administratifs et de rapports de haute qualité

- Classement, archivage et gestion des documents confidentiels selon les normes en vigueur.

Assistance à la comptabilité et à la gestion financière :

- Saisie précise et méthodique des données comptables dans les systèmes de gestion financière

- Établissement des factures, des reçus et des bons de commande en respectant les procédures

comptables

- Suivi rigoureux des paiements, des encaissements et des rapprochements bancaires

- Préparation des rapports financiers mensuels et trimestriels pour la direction

- Assistance à l'élaboration des budgets et au suivi des dépenses

- Participation aux audits financiers et aux contrôles internes.

Appui aux activités logistiques et à la gestion des ressources :

- Gestion proactive des stocks de fournitures, de matériel et d'équipements du Chibas

- Préparation et suivi des commandes d'achats en respectant les procédures d'approvisionnement

- Organisation et coordination du transport de matériel et de personnes en tenant compte des

impératifs de sécurité et d'efficacité

- Assistance à l'organisation d'événements, de formations et de conférences du Chibas

- Gestion des espaces de travail et des équipements du Centre en veillant à un environnement de

travail propre, sûr et ergonomique.

Autres tâches et contributions :

- Participation active à la mise en œuvre des projets du Centre et au respect des délais et des objectifs

- Représentation du Centre lors d'événements et de réunions avec des partenaires externes

- Contribution au maintien d'un environnement de travail positif, collaboratif et respectueux.

Tâches Comptables

-Enregistrer les fiches de vente avec le nom des médecins et celles ayant des balances dans les

comptes à recevoir (Accpac)

-Effectuer la saisie mensuelle des vouchers (Accpac)

-Contrôler le rapport journalier des ventes d’Optika et Rivoli et soumettre des rapports à

l’assistant comptable.

-Vérifier les détails et les calculs des rapports vendeuses ou fiches de dépenses

-Préparer le rapport de dépôt Optika-Rivoli.

-Assurer la distribution des chèques de salaire.

-Aider les comptables dans la réception des preuves de paiement ou virements Bancaires.

-Livrer et faire signer les chèques et les vouchers de décaissements.

-Faire la copie des chèques avant leur distribution pour les archiver dans les dossiers respectifs.

-Assumer la responsabilité de la petite caisse et la préparation du rapport de renflouement

-Remplacer la Commis Comptable en son absence.

Tâches Administratives

-Mettre en place un encadrement intermédiaire entre les employés et la direction.

-Assurer la vérification et la validité des pièces requises des assurés conformément aux

exigences faites par les compagnies d’assurance ou les entreprises en partenariat avec la

OPTIKA.

-Préparer périodiquement les rapports d’assurance à payer et soumettre les dossiers pour la

demande des employés ainsi que l’enregistrement des nouveaux employés.

-Maintenir les activités liées à la gestion du personnel.

-Préparer et expédier des états de comptes en gros des ophtalmologues, contrôler les carnets de consultations d’Opticlinique, préparer les commissions des médecins.

- Assurer la mise à jour et procéder au paiement des présences des Ophtalmologues.

-Discuter lors d’une contestation et apporter des éléments de preuve aux tiers. (Clients,

banques, fournisseurs etc.)

-Classer les documents de l’entreprise (vouchers, fiches de dépôt et autres...).

-Maintenir et gérer les fournitures de bureau.

-Accueillir, Renseigner des points de vue physiques et téléphoniques . . .