 Responsable de l’organisation opérationnelle et administrative de toutes les activités (réunions, ateliers, formation, séminaire, fête de fin d’année, fête d’anniversaire etc…)  Gestion de l’agenda et des emails du directeur  Analyser tous les documents reçus pour signature du Directeur et faire le suivi.  Taper, Rédiger et formater les documents du directeur. (Lettre, contrat, procès-verbal et autres).  Tenir à jour toutes les listes d’adresses et téléphones de tous les employés et les principaux fournisseurs.  Superviser le travail du personnel de soutien et les accompagner dans les suivis administratifs  Coordonner toutes les activités de l’usine avec les autres départements de support (logistique, finance, matériel contrôle, stocks, ressources humaines etc.)  Coordonner et suivi des demandes de crédit auprès des fournisseurs  Préparation des demandes et ordre d’achat et les acheminer aux fournisseurs nationaux et internationaux.  Suivi avec les fournisseurs nationaux et internationaux pour la livraison des commandes.  Enregistrer les demandes de paiement et les acheminer à la comptabilité pour la préparation des chèques.  Assurer le suivi auprès du responsable de stock pour l’obtention des bons de réception  Classement des documents en copie dure et électronique  Gérer le stock des fournitures de bureau pour le département des achats et de l’administration, maintenir un inventaire à jour, et placer mensuellement les demandes de renflouement de stock et en assurer leur bonne gestion.  Dépouiller le courrier qui arrive au bureau et les distribuer aux personnes concernées.  S’assurer que les matériels de travail soient toujours disponibles.  Planifier et coordonner le déplacement des chauffeurs avec le département de la logistique.  (plan de performance, formulaire de congé annuel, congé maladie, demande avance sur salaire, etc.…)  Gérer le bureau et coordonner à l’aspect logistique et administratif (bâtiment, génératrice, climatiseur, accessibilité)  Gestion de la petite caisse de l’administration.  Organiser et participer à des réunions des activités de l’usine.

 Gestion de l’assurance des employés (AIC)  Gestion des congés  Publication nouveau poste (contact avec Jobpaw, job 509 etc…)  1er tri des candidatures et suivi avec les candidats présélectionnés  Superviser les gardiens, les chauffeurs, la cuisinière et la ménagère  Préparer les lettres, attestations et certificats de travail  Réservation Billets d’avion et Hôtel  Demande de l’obtention de permis de séjour des expatriés  Orienter les nouveaux employés  Accueil des visiteurs, nouveaux employés  Fournir les informations nécessaires sur le fonctionnement du Bureau de Coordination  Gestion du courrier  Gestion de l’abonnement Digicel (ajout et retrait)  Répondre au téléphone  Gérer le cahier des messages : recueil et transmission au personnel  Rédiger et afficher les notes de service  Veiller à la propreté et à la bonne tenue des locaux  Assurer la gestion des approvisionnements des fournitures de Bureau  Assurer la réception des documents et supports de travail électroniques émanant du Bureau Central  Planification des déplacements des cadres avec les chauffeurs  Assurer la gestion de la petite caisse  Classement  Appuyer le personnel dans leurs travaux administratifs  Demande de l’obtention de visa pour formation des employés  Préparer les ordres de missions

 Assiste les membres de l’équipe technique relevant de l’unité et fait le suivi de tous les dossiers Administratifs et financiers.  Appui administratif à l’organisation des Formations, Ateliers, réunions en SMNI/PF à mener sur le terrain.  Préparation des réquisitions (PR) et suivi avec le département des achats (Procurement)  Maintien à jour de la base de données de formation TRAINET avec la responsable de renforcement des capacités du projet.  Réception des appels provenant des partenaires dans tous les domaines, en informe à temps la responsable de l’unité et équipe selon le cas pour prise de dispositions appropriées.  Préparation des réunions (ordre du jour, pause-café, invitation), participation aux réunions techniques de l’unité et élaboration des comptes rendus.  Suivi des documents, des emails et des correspondances internes et externes/élaboration des réponses. Rédiger des correspondances et autres documents à la demande de la responsable de l’unité.  Classement sous forme électronique et en copie dure de façon périodique et régulière de tous les dossiers administratifs.  Liaison avec l’Administration du projet pour le support logistique nécessaire aux déplacements des cadres techniques.  Maintien de façon Journalière le système de rappel et de suivi des activités en cours ou pendantes, des appels à faire, des requêtes faites etc.  Accueil des visiteurs en cas de lunch et d’absence de la réceptionniste  Maintien à jour le Tableau de bord des engagements pris par l’unité de coordination technique lors de visites de terrain.  Compilation des plans de déplacement des cadres techniques et suivre de façon journalière leurs plans afin de faire la liaison avec la comptabilité pour avance de voyage de ces cadres en vue d’assurer leurs voyages à temps.  Compilation des rapports bi-hebdomadaires et mensuels et apporter des corrections afin d’éviter les duplications.  Suivi de la réception effective par les partenaires privés et publics des requêtes de matériels, équipements et autres.  Coordination de soumission des feuilles de temps, weekly bullets, rapport mensuel, trimestriel, semestriel et annuel des membres de l’unité.  Liaison avec les autres unités administratives pour le suivi des recommandations ou engagement pris envers les partenaires et les directions départementales dans le cadre de la SMNI/PF.  Participation à l’élaboration des plans techniques en SMNI/PF et à leur mise à exécution.  Visite de supervision sur le terrain dans les centres de santé

 Assister le program Manager dans toutes ses activités.  Coordonner les activités du projet avec les autres secteurs, finance, Achat, Administration, ressources humaines, sécurité, IT etc.… afin de s’assurer la bonne marche du projet  Préparer les rapports mensuels de toutes les activités du projet  Archiver toutes les réquisitions des médicaments et des fournitures de bureau et maintenir à jour le registre des dépenses du programme.  Fournir un soutien Administratif a l’organisation des ateliers de travail, de formation, de réunion etc.…  Organiser les réunions et rencontre qui concernent le projet et faire le rapport des réunions.  Assurer que le bureau soit propre et a tous les matériels de disponible pour son fonctionnement  Gérer le stock des médicaments et les fournitures de bureau  Assurer le déplacement de l’équipe dans les provinces  Travailler en étroite collaboration avec le personnel de terrain afin de s’assurer que les travaux ont été bel et bien fait.  Classement des documents qui concernent le projet(Archives)  Gérer les véhicules et les chauffeurs du projet

 Assister les Managers  Faire des rapports  Faire des réquisitions  Classer les factures et les Dossiers  Recevoir les livraisons des achats  Recevoir les appels du secteur  Faire les suivis des dossiers à la finance et achat  Assister les réunions des directeurs et Dresser les rapports  Gérer la petite caisse et faire les rapports des Dépenses  Classements des documents  Préparer le payroll de la cash for Work  Gérer les documents et les matériels Administratifs

 Recevoir les clients,  Répondre aux Appels,  Planifier les Rendez vous,  Responsable des fiches des entrées et sorties,  Gérer la petite caisse,  Rédiger les documents Administratifs  Saisie des données,  Classement des Dossiers,  Orienter les Nouveaux Employés  Fournir les informations  Superviser les autres secrétaires