• Assister à la supervision de l’ensemble du processus flat • Réunir toutes les informations des projets liés à la finance, la logistique, l’administration et les programmes dans la section flat appropriée. • Assurer que tous les dossiers flats sont photocopiés/scannés avant d’être envoyés ; • S’assurer du suivi de la conformité aux procédures et règles de contrôle interne grâce à une revue régulière de la documentation flat ; • A la fin du projet, s’assurer de la centralisation de la documentation flat des bureaux bases à la capitale ; • Réconcilier les documents, c'est-à-dire vérifier que l’information est bien la même entre les différents documents du dossier flat en croisant les données entre elles. • Faciliter et rendre compte de la mise en œuvre des plans d’actions et des recommandations d’audit sous • L’autorité du responsable transparence et fournir un feedback rapide ; • Effectuer des contrôles qualité supplémentaires de la documentation flat, en vérifiant l’exactitude de

• Assister à la supervision de l’ensemble du processus flat • Réunir toutes les informations des projets liés à la finance, la logistique, l’administration et les programmes dans la section flat appropriée. • Assurer que tous les dossiers flats sont photocopiés/scannés avant d’être envoyés ; • S’assurer du suivi de la conformité aux procédures et règles de contrôle interne grâce à une revue régulière de la documentation flat ; • A la fin du projet, s’assurer de la centralisation de la documentation flat des bureaux bases à la capitale ; • Réconcilier les documents, c'est-à-dire vérifier que l’information est bien la même entre les différents documents du dossier flat en croisant les données entre elles. • Faciliter et rendre compte de la mise en œuvre des plans d’actions et des recommandations d’audit sous • L’autorité du responsable transparence et fournir un feedback rapide ; • Effectuer des contrôles qualité supplémentaires de la documentation flat

• Assurer la révision financière de tout dossier d’achat et signaler aux personnes responsables dans le cadre de manque de dossier. • Assurer le contrôle des niveaux d’autorisation des documentations. • Assurer le contrôle du décompte de la petite caisse régulièrement par l’assistant finance. • Effectuer le rapprochement bancaire des transactions financières enregistrées pour la clôture du mois • Gérer les comptes prépayés selon les utilisations mensuelles. • Préparer le rapprochement mensuel du bilan pour la clôture du mois • Soit en mesure de faire des analyses financières du bilan • Enregistrer les transactions financières dans le système comptable • Assurer le suivi avec les opérations pour les rapports mensuels pour la clôture du mois. • Réviser la codification transactions selon le plan comptable de Mercy Corps et selon les budgets courants. • Organiser le support aux programmes sur les terrains • Préparer la mise à jour des journaux pour la clôture du mois

1. Assurer la vérification de tout dossier d’achat et signaler aux personnes responsables dans le cadre de manque de dossier avant de faire une révision financière ou d’écrire un chèque. 2. Veiller à ce que le document d’autorisation des documentations est strictement suivi en assurant que chaque signature est digne pour la transaction en question. 3. Assurer que le décompte de la petite caisse contrôlée par le Chef du Bureau est fait régulièrement. 4. Le respect des délais mensuel relatif à la clôture des avances est inévitable. Toutes activités liées à la clôture du mois doivent se faire correctement avant de passer au Finance Manager 5. Soit en mesure de faire des analyses financières fondamentales pour le bureau de terrain et signaler le chef de Bureau et le Directeur Financier sur le Terrain des situations qui demandent l’attention immédiate. 6. Assurer la codification correcte des transactions selon le plan comptable de Mercy Corps et selon les budgets courants.

Taches Archivistes (60%) : 1. Vérification de la qualité et de la conformité des justificatifs financiers 2. Préparer la régularisation des justificatifs financiers 3. Archivage et tenue de l’historique d’archives 4. Compilation des justificatifs financiers et autres pour audits bailleurs et/ ou internes Secrétariat, Accueil et Réception (40%) 1. Recevoir les appels téléphoniques, les diriger vers les personnes concernées ou prend des messages en cas d’absence 2. Accueillir les différents visiteurs au bureau de coordination. 3. Tenir à jour la liste des contacts de la mission 4. Assurer le suivi courrier Externe. 5. Tenir le livre de sortir du courrier et a la charge de l’acheminer par l’intermédiaire d’un chauffeur 6. Effectuer les photocopies et scanner les différents documents nécessaires au bureau 7. S’assurer de surveiller que la réception est bien entretenue, dans le cas contraire de faire les suivis avec les Techniciens de surface

1. Vérification de la qualité et de la conformité des justificatifs financiers. 2. Préparer la régularisation des justificatifs financiers 3. Archivage et tenue de l’historique d’archives 4. Compilation des justificatifs financiers et autres pour audits bailleurs et/ ou internes

• Assurer les Activités de réception (gestion des Appels, réception des Visiteur) • Assurer le classement des documents administratifs et financiers • Assurer la gestion du stock de papeterie et de produits de nettoyage • Superviser le travail de l’équipe des techniciens de surface • Assurer la gestion des visiteurs internationaux • Assurer la gestion administrative du bureau à Port au Prince • Assurer la gestion de la Guest House • Être le point focal pour les nouveaux arrivants (visiteurs et Employés) • Assurer la gestion des fournisseurs. • Effectuer toutes les autres taches connexes demandées par le superviseur hiérarchique

• Classement des dossiers Inactifs et identifier les tiroirs des classeurs par Ordre. • Mettre à jour le Classement et suivi de la méthode Oxfam. • Mettre à jour les dossiers actifs électronique et tout autre document à classer dans les dossiers. • Mettre à jour de Classement des dossiers de correspondance dans des Binder.