• Gérer, coordonner et assister l’Administrateur dans le processus d’organisation administratif des opérations de carrosserie efficaces et rentables. • Planifier l'unité et la systématisation dans la gestion administrative. Administration • Maintenir un système complet et précis de calcul des coûts de travail pour toutes les réparations préparées sur une base quotidienne, et menées rapidement chaque matin. Fournir à l'administrateur tous les rapports nécessaires sur le coût des travaux. • Superviser tous les paiements des clients, les facturations pour s'assurer que toute la documentation est exacte et complète. • Vérification et analyse des dossiers des clients, et assurer qu’ils sont complets. • Superviser toutes les procédures de dépôt afin d’évaluer la documentation pour qu’elle soit en sécurité et confidentielle. • Maintenir l'archivage de l'équipement et des outils de façon organisée. • Maintenir un système complet et organisé d'enregistrement de l'inventaire de tous les produits, des équipements et du mobilier. • Dresser un inventaire complet et efficace des intrants du garage ainsi que des fournitures de bureau • Gérer le stock et l’utilisation des outils • Gérer et actualiser les réseaux sociaux de Western Body Shop : Website, Instagram, Facebook Gestion de personnel • Maintenir un journal de présence précis, un horaire de vacances et l'enregistrement de la feuille de temps de chaque employé • Endosser la pleine responsabilité de toutes les fonctions de suivi de Payroll, y compris les cartes de temps, les déductions, les incitations et le rapport mensuel et annuel • Superviser et gérer le travail fourni du Personnel • Evaluer le rendement de chaque employé • Être disposé (e) à travailler en tant que substitut ou remplacer d'autres membres du personnel administratif, si nécessaire

Achats • Communiquer avec les fournisseurs pour fixer l'horaire des livraisons et pour résoudre les problèmes d'articles manquants, d'erreurs de livraisons et autres problèmes; Préparer et tenir à jour des dossiers d'achats, des rapports et des listes de prix ; • Effectuer des recherches de fournisseurs et maintenir à jour «L’Index des fournisseurs»; • Vérifier si les livraisons répondent aux besoins en : qualité, quantité, prix et délais; Faire correspondre les bons de commande, les bons de livraison et la facturation; Maintenir un système de classement adéquat; • Assurer le cheminement administratif, la codification et l’approbation des documents; • Faire un listing en fin de mois, des bons de livraison non facturés avec leur valeur sans taxes, des factures litigieuses et des crédits en attente de réception; • Faire le suivi des retours de marchandises, des crédits de pièces sur garanties et obtenir les crédits correspondants dans des délais raisonnables; • Rédiger un rapport financier du garage (WEEKLY, MTD, YTD); Gestion des stocks • Maintenir à jour les inventaires en inscrivant les entrées et les sorties et noter les prix payés à titre de référence pour faciliter les négociations futures; • Assurer une bonne rotation des stocks et les maintenir à un seuil optimal; • Garder propre et ranger le département des pièces en fonction des locations et identifier correctement les pièces et leur affectation; • Effectuer l’inventaire des stocks chaque fin de mois.

• Maintenir à jour les inventaires en inscrivant les entrées et les sorties et noter les prix payés à titre de référence pour faciliter les négociations futures; • Assurer une bonne rotation des stocks et les maintenir à un seuil optimal; • Garder propre et ranger le département des pièces en fonction des locations et identifier correctement les pièces et leur affectation; • Effectuer l’inventaire des stocks en fin d’année.