• Apporter son support à l’équipe technique • Organisation administrative et logistique des réunions, des déplacements et formations. • Etablissement des comptes rendus et rapports divers. • Correspondance et suivi avec les partenaires • Etablissement du courrier et classements • Collecter les informations et les données principalement, des rapports • Préparer des comptes rendus périodiques et ponctuels sur les activités et les projets du programme • Participer au briefing et au débriefing du personnel technique du projet. • Effectuer toutes autres taches connexes que lui confie son superviseur • Supporter la comptabilité dans la vérification et l’archivage des documents comptables • Enregistrer les avances selon les procédures en saisissant tous les champs comptables respectifs (libellé, code projet, code comptable, code contrat, ligne budgétaire, etc.) pour chaque entrée. • Respecter la codification comptable des avances en suivant les outils financiers en application • Assurer un système de classement efficace et efficient en m’assurant que tous les documents financiers courants et les dossiers confidentiels soient bien classés et faciles à retrouver dans un lieu hautement sécurisé • Classer les factures, organiser et maintenir tous les fichiers actualisés des factures et l’archivage des factures bien organisées.

• Recevoir et orienter les visiteurs. • Gérer l’espace du bureau physique, le maintien et le bon soin de tout le matériel et mobilier du bureau. • Gérer la correspondance interne et externe du projet ; • Recevoir les matériels et fournitures de bureau, faire les classements et distribution. • Préparer l’inventaire des fournitures de bureau mensuellement. • Appuyer certaines activités de la comptabilité (archivage et classement de documents comptables et administratifs). • Assurer la gestion de la petite caisse du bureau, conformément aux politiques et procédures en vigueur : a. Assurer le décaissement des fonds à la petite caisse à l’aide du voucher dument autorisé. b. Tenir à jour le registre électronique des dépenses. c. Préparer le rapport de renflouement de la petite caisse • Effectuer toutes autres taches connexes que lui confie son superviseur

• Recevoir et orienter les visiteurs. • Assurer l’enregistrement et la distribution du courrier interne • Gérer la correspondance interne et externe du projet ; • Faire les réservations d’hôtels pour les employés et les consultants et ensuite les poster sur TAMIS. • Recevoir les matériels et fournitures de bureau, faire les classements et distribution. • Assurer la gestion de la petite caisse du bureau, conformément aux politiques et procédures en vigueur : a. Assurer le décaissement des fonds à la petite caisse à l’aide du voucher dument autorisé. b. Tenir à jour le cahier d’enregistrement des dépenses. c. Tenir à jour le registre électronique des dépenses. d. Préparer le rapport de renflouement de la petite caisse • Effectuer toutes autres taches connexes que lui confie son superviseur.

• Assurer la gestion des approvisionnements du bureau central en fournitures et matériels de bureau et autres. • Préparer les requêtes de paiement des fournisseurs et faire le suivi a la section finance et veiller à ce que leur paiement soit fait à temps. • Recevoir, entreposer et distribuer les fournitures de bureau et intrants. • Préparer les rapports de voyage des employés et les transmettre à la section finance. • Coordonner avec Chaque membre du staff, la distribution des matériels sur le terrain. • Assurer et assumer la distribution des intrants (médicaments et autres pour les PPS (Préparation des réquisitions de chèques). • Recevoir et gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants). • Coordonner et préparer les réunions (staff et semestriels). • Assurer la gestion des times sheet, congés et autres. • Rédiger les correspondances sur demande du Directeur Exécutif et Gérer les dossiers du personnel des CDS (Préparation des contrats de Travail, Lettre de Nomination, Lettre de travail, Certificat de travail et Autres). • Assurer la gestion du stock de carburant selon les procédures établies. • S’assurer de l’utilisation efficace des ressources dont elle assume la gestion. • Veiller à la prise de l’inventaire des CDS. • Veiller au bon entretien de l’immeuble, à la propreté des lieux de travail. • Tenir un registre des coûts d’entretien pour les véhicules et veiller à son suivi. • Etablir l’horaire de travail des chauffeurs et leurs déplacements. • Superviser le travail du personnel d’intendance. • Veiller à la bonne gestion du courrier : Transmission et/ou dispatching à temps, bon classement. • Veiller au suivi des tâches de réception, de transmission et des archives. • Assumer la préparation des rapports de contrôle et de gestion relatifs au Service. • Effectuer des réservations d’hôtel et d’avion et procéder a leur paiement pour le personnel des CDS • Assurer la confidentialité des documents administratifs. • Effectuer toutes autres tâches connexes que lui confie son supérieur hiérarchique. • Réservation et achat de billet pour le personnel des CDS.

• Gestion courrier (Préparation/ Réception/ Dispatching). • Transactions journalières sur Pro Banks. • Gestion du fichier Cash Control Inopiné. • Classement de documents. En l’absence de l’Agent Administratif, je la remplace pour accomplir toutes ses tâches telles que : • Gestion du Stock Room : o Préparation réquisition o Réception et Contrôle des fournitures de bureau o Livraison des Fournitures de bureau aux Succursales • Préparation Rapport de Consommation. • Préparation Rapport de Dépenses : • Articles ménagers. • Fournitures de bureau. • Paiement fournisseurs : • Télécommunications d’Haïti SAM • Electricité d’Haïti • Location plantes • General Pest Control (fumigation) • Coursier Capois (livraison états de compte) • Préparation rapport de consommation/carburant • Génératrices de la zone Nord • Véhicules de la zone Nord • Préparation rapport technique génératrice de la zone nord. • Réservation et achat de billet d’avion pour les collaborateurs de la zone Nord.

• Préparation du plan annuel. • Préparation des rencontres hebdomadaires avec les employés. • Planification et contrôle des achats. • Achat pour tous les centres de l’IE2. • Préparation budget pour les Centres de l’IE2. • Gestion de stock pour tous les centres de l’IE2.