● Recevoir et annoncer les visiteurs ● Recevoir et placer les appels téléphoniques ● Expédier des courriers électroniques et colis ● Responsable de la gestion de la petite caisse. ● Préparer les réquisitions des achats ● Contrôler les factures contre les articles reçus pour des achats commandés par d’autres membres du personnel ● Planifier les rendez-vous du Directeur ● Gérer l’agenda du directeur ● Contribuer à la conception et la gestion du contenu des pages de réseaux sociaux (YouTube, Facebook et Twitter) et groupes WhatsApp ● Contacter les services de réparation en ce qui concerne les équipements du bureau ● Fournir un support à la planification et le déroulement des réunions du bureau. ● Assurer la gestion des véhicules et les déplacements des chauffeurs ● Avertir le staff sur toutes informations relatives à la sécurité.

• Créer, formater et relisez une grande variété de documents, y compris des rapports, des correspondances, notes, tableaux statistiques, des formulaires, etc. • Gestion de la table de présence du personnel et des vacances d’allocation de personnel. • Entretenir des relations avec les banques et les institutions financières locales pour actualiser les informations règlementaires et financières (taux de change et d’intérêts, procédures et règles, entretien des comptes bancaires, etc.). • Achat de fournitures de bureau et assurent la communication et de bonnes relations avec les fournisseurs et les sous-traitants. • Tenir un inventaire et la réquisition des fournitures de bureau et de veiller à ce que la faiblesse des approvisionnements sont commandés à temps. • Préparer une demande de paiement aux sous-traitants et fournisseurs en créant une liaison avec le département des finances. • Effectuer des relevés détaillés des estimations de budget, des engagements et des bilans disponibles, consigner les recettes et les décaissements (registres, livres de caisse, bordereaux de paiement, etc.); effectuer les décaissements depuis la caisse de dépenses courantes et la balance des comptes. • Recevoir les requêtes de paiement et les enregistrer dans un Registre/Log ; • Revoir (avec check-list) des requêtes de paiement pour assurer que toute la documentation est complète ; • Oblitérer les documents comptables ; • Faire signer les chèques ; • Effectuer des tâches de saisie de données et de fournir un soutien informationnel au personnel de Good Neighbors. • Assurer une réponse rapide aux demandes de renseignements de routine. • Superviser et évaluer le travail du personnel de soutien. • Maintenir le système de remplissage de bureau, y compris les fichiers de papier / classeurs, fichiers électroniques partagés. • Produire et distribuer des notes de correspondance internes et externes, des lettres et autres communications • Suivre la logistique des activités du projet ; • Assurer la coordination et le planning des véhicules et des chauffeurs ; • Gérer et suivre en collaboration avec la gestionnaire les missions internationales arrivant en Haïti. Hôtel, accueil et installations des consultants internationaux ; • Suivre en collaboration avec la gestionnaire les déplacements terrain du personnel local du projet. Demande de per diem, planification logistique, hébergement, etc. • S’assurer que les activités entreprises au nom de Good Neighbors au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Good Neighbors. • Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué. • Considérer les approches d’égalité de genre ;

• Assurer la gestion de l’agenda ; • Rédiger les correspondances usuelles ; • Recevoir les clients et les oriente vers le service concerne ; • Recevoir les appels téléphoniques et fait le suivi nécessaire ; • Préparer et expédie les courriers (local et internationale) ; • Préparer les rapports suivantes : heures supplémentaire des employés, extended hour, feuille de présence ; • Superviser l’équipe de soutient ; • Archiver les documents ; • Gérer la petite caisse ; • Gérer le stock des fournitures de bureau et la cafeteria ; • Servir le lien entre les fournisseurs internes et externes ; • Superviser le concierge ; • S’assurer de la bonne marche du département ;

• Assister et Préparer dans l’organisation des voyages des comédiens. •Tenir et mettre à jour des bases de donnés pour la direction de la troupe. •Gestions des archives, de la trésorerie, du payroll, de la correspondance, gestion des activités sociales: journées, camp de formation, fête des membres, fête annuelle de la troupe.

Principales activités et responsabilités : Recevoir les clients, faire des transactions ; • Dactylographier tous les documents du département affecté ; •Classer et maintenir à jour les dossiers ; • Répondre aux appels téléphoniques et les transférer à leurs destinataires ; •Gérer, commander suivant les procédures de la banque et approvisionner le stock de fourniture de bureau ;

•Animer et sensibiliser les jeunes sur les mesures à prendre pour vivre en bonne santé. •Animer et sensibiliser les groupes à risque contre le VIH.

• Dactylographier tous les documents de l’institution • Répondre aux appels téléphoniques et les transférer à leurs destinataires, en l’absence de la réceptionniste. •Gérer et commander le stock de fourniture de bureau •Préparation des pièces justificatives pour les rapports financiers  Veiller à ce que le paiement des utilités : Eau, Electricité, Service d’entretien de la génératrice, Achat de carburant pour la génératrice, Eau traitée, Paiement du service de sécurité se face à temps.  Superviser la cafétéria et s’enquérir de la bonne marche des appareils électroménagers.  Classer et maintenir à jour les dossiers.  S’occuper de la petite caisse.  Veiller à ce que le ramassage des détritus se face trois fois par semaine.  Acheter au fur et à mesure les produits d’entretien (désinfectant, papier de toilettes, serpillières.  Traiter les commendes en suivant les procédures de la bibliothèque  Acheter les articles commandes en respectant les procédures logistiques de la bibliothèque

•Tenir a jour la gestion des Archives, contrats, bons d’Achats, bons de livraison, cotation, bons de sortie •Centraliser et enregistrer les bons de commandes internes des bases •Tenir et mettre à jour des bases de donnés pour la direction du bureau •Recevoir les clients, répondre au téléphone, tenir à jour le livre comptable •Transférer la validation des factures à la comptabilité à titre de règlement des fournisseurs

•Recueillir les informations relatives à la vie socio- économique et éducative de la population de Martissant