Facilite l'échange d'informations entre l'UGP et les partenaires. Fournit un soutien administratif sur des sujets tels que (contrats, avances de voyage, devis ect…) et une réponse cohérente sur les activités pertinentes de l'UGP. Assiste aux réunions clés entre les organisations et représenter l'UGP lorsque demandé. Reçoit et analyse les demandes des partenaires pour le suivi administratif et financier. Travaille avec l'équipe des opérations pour soutenir des activités spécifiques. Participe à la planification budgétaire du projet .Coordonne et assiste aux réunions; établit et maintient des contacts internes et externes au besoin. Surveille la tenue des dossiers et la maintenance des fichiers pour le programme. Prépare les enregistrements des activités du projet; supervise et assure le traitement en temps opportun et la livraison des matériaux requis.

-Aider le Responsable logistique à surveiller la consommation de carburant de tous les véhicules déployés pour le fonctionnement du projet. Réconcilier la consommation de carburant avec le fournisseur pour faciliter le réapprovisionnement. Répondre aux besoins de transport du personnel et de la programmation. Tenir à jour les registres pour chaque mouvement de véhicule. Coordonner les fonctions administratives quotidiennes en matière d’approvisionnement de biens et services. -Réserver les billets d’avion et les chambres pour le personnel et les invités de ICAP et faciliter le règlement rapide des frais de billet d’avion et des factures d’hôtel. Assurer la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats prestations, maintenance. Assurer la rédaction des contrats logistiques, superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non-consommables, ainsi que les inventaires. Préparer les demandes de cotations et / ou appels d’offres, Préparer toute la docu

-Servir de point focal pour la préparation et la planification logistique et administrative de diverses conférences, ateliers et manifestations de négociation pour les projets assignés. Tenir à jour un fichier de contrats de service fournisseur et présenter des demandes de paiement dans les conditions du contrat. Planifier, organiser, coordonner, suivre et évaluer la logistique d’un accord avec les autres Directions. Rédiger des contrats de service (construction, consultant, partenaires, etc.) selon les besoins des programmes assignés. Faire les demandes de paiement au département des finances pour les 4 projets assignés en tenant compte du budget disponible. -Assurer le suivi du Payroll du personnel ainsi que le suivi des demandes d’émission de chèques avec la Banque ; Assurer un suivi régulier des demandes de paiement adressées à la Direction Financière ; Préparation de transactions de décaissements pour payer les fournisseurs de produits et de service, séjours ; Gestion du budge

-Etablir et réviser continuellement le plan de passation des marchés annuels du projet ; Elaborer les documents d’AO (international, national, CP, entente directe, autres) pour la passation des marchés de travaux, de biens et de services suivant les procédures de la Banque et les règles nationales applicables en la matière ; Suivre le processus de passation de marchés afin que toutes les étapes soient réalisées dans les délais, conditions et modalités adéquats ; Préparer les sessions d’évaluation des offres et rédiger les rapports des sessions ; Rédiger des textes de contrats des différents marchés, des conventions de financements et des protocoles d’accord ; - Préparer les dossiers de demande de non-objection à la BID devant être soumis par l'ADM avant de conclure toute acquisition du Projet ; suivre l’exécution des contrats, convention de financement et divers protocoles d’accords conclus entre le projet et les fournisseurs de biens, services et travaux recrutés dans le

-Responsable de préparer tous les contrats préalablement validés par le Coordo log, le Coordo RH/FIN et le Siège. Personne référente pour les programmes pour tout ce qui concerne la mise à disposition des formats contrats validés et information concernant les étapes de validation des contrats et avenants. Organiser et tenir à jour l’archivage papier des dossiers d’achats, des contrats et des équipements suivant les procédures bailleurs et de la CRF et apporter un appui administratif aux services achats, stocks, fleet et log vie. - Enregistrer et organiser l’archivage électronique de tous les documents log base sur le serveur, Numériser et enregistrer sur le serveur tout contrat, avenant et dossier d’appel d’offre. Faire le lien avec le service financier pour le paiement des fournisseurs qui se déplacent au bureau CRF, Tenir à jour le tableau de suivi des contrats et ses paiements. - S’assurer que tous les nouveaux contrats sont cohérents et respectent le bon format, interlocutrice p

Consulter la documentation de support liée à chaque type de dépenses pour vérifier le respect du mode de classement par ligne budgétaire et l’ordre chronologique de la présentation des pièces. Estampiller la documentation a l’appui des opérations du sceau Payé et de celui de l’allocation de la ligne budgétaire correspondant aux dépenses effectuées et rapportées suivant la monnaie à laquelle la transaction a été comptabilisée dans les livres du projet. Réorganiser le classement et l’archivage des dossiers administratifs et comptable d’un projet donné. Identifier les pièces administratives et comptables se rattachant à un autre projet et les y relocaliser dans le dossier correspondant suivant la période de comptabilisation de l’exercice de référence.

Comptabiliser les dépenses et paiements journaliers. Émettre les paiements après vérification de la conformité des documents de support.Gerer les comptes fournisseurs. Maintenir, concevoir et gérer les rapports liés aux comptes à payer. Agir comme point de contact pour les fournisseurs. Superviser l’application des paiements aux comptes fournisseurs. Classer les dossiers fournisseurs et autres dépenses. respecter les procédures liées aux achats.

Finances -Préparer et administrer les prépaiements et factures selon les procédures applicables. Travailler en collaboration avec l’équipe Finances et soutenir les gestionnaires du budget de l’équipe dans la mise en œuvre du projet et l’administration du budget du programme. Compiler les informations nécessaires à la préparation de rapports financiers et autres documents à destination des bailleurs de fonds. Faire la liaison avec les consultants externes sur les questions de budget et facturation concernant les activités menées localement. Administration -Coordonner la logistique liée aux activités de l’équipe (ateliers, réunions, conférences et événements similaires) et effectuer les réservations nécessaires. Organiser les déplacements de l’équipe des projets et effectuer les réservations nécessaires. Assister la mise en place, la mise en œuvre et l’utilisation d’outils et systèmes utiles au fonctionnement de l’équipe, du projet et de l’organisation. Assister à la gestion et au sui

-Établir les bulletins de paie & gérer les informations sur le système de paie, Processus de recrutement du personnel de soutien (embauche et résiliation de contrat), recevoir les candidats non-cadres, établir les contrats de travail, prendre en Charge l’intégration des nouveaux salariés, assurer le suivi du tableau de bord des présences, suivre les dossiers, traiter le courrier administratif. -Préparation et suivi du dossier des personnels étrangers (obtention /renouvellement permis de travail & cartes de séjour) Briefing sur les ressources humaines pour le nouveau personnel national. Suivi administratif des dossiers du personnel : attestation de travail, contrat de travail, fiches de paie. Suivi et analyse de l'évaluation du rendement des employés. Archives et gestion des dossiers du personnel actuel et Classement des formulaires de candidature / CV.

Préparer les données afin d’aider à préparer les rapports financiers. Fournir au département des Finances une feuille de calcul pour chaque trimestre avec les heures ventilées. Collecter les time Sheets manquants. Vérifier l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables et administratifs et apporter les corrections qui s’imposent.

 Responsable des achats & de la gestion des matériels & fournitures de bureau. Assurer la gestion & le suivi des comptes impayés, Gestion de la petite caisse. Etablir & suivre les contrats avec les fournisseurs. Préparer des lettres ou correspondances et mémos et assurer leurs distributions et de celle de tout autre document administratif ou financier aux personnes concernées. Passer les écritures journalières des ventes & dépôt. Superviser le gardien, la ménagère & les chauffeurs.