Responsabilités Spécifiques Assiste l'Administrateur Principal dans la coordination et implémentation des stratégies et politiques administratives de l'Agence. Assurer que les directives, formations sont fournies a l'équipe de l'Administration. Participe aux réunions d'équipe, de partage d'informations avec les membres de l'équipe programmatique afin de discuter des questions administratives qui nécessitent tout suivi administratif. Assurer qu'un tableau de suivi des requêtes de voyages locaux et internationaux soit mis en place par l'Officier des voyages. Assure l'implémentation des politiques de l'institution en matière de gestion de petite caisse. Supervise et administre tous les processus de paiement lies au département des Achats/Approvisionnement. Revoit et vérifie l'exactitude et la conformité des facture et documents de support soumis pour paiement (bons de commande, contrats, certificats de services rendus, et autres). Assure que les paiements effectués par l'Administration sont en concordance avec les clauses contractuelles des différents accords et contrats de services. Effectue la collecte d'informations auprès des différents départements en vue de la préparation et soumission a UCAONG du rapport annuel d'activités de l'institution. Joue le rôle de point focal de l'institution auprès des Ministères du Plan, Economie et des Finances et la Direction de Douane. Supervise les activités liées au dédouanement de matériels et équipements avec le courtier en douane de l'institution. Fait le lien entre le courtier en douane de l'institution concernant la base de données des importations et exportations à dédouaner. Gestion des Contrats de services et Baux Assure la gestion des contrats de services, baux et accords ainsi que leur bonne implémentation. Fait le lien entre les bailleurs pour tout suivi concernant leurs responsabilités dans la maintenance et les réparations des espaces et résidences loués par l'institution. Autorise et approuve les ordres de travaux basés sur les rapports de l'Officier de Services Généraux. Communique avec l'Officier de Services Généraux pour s'assurer que les travaux sont effectues comme requis. Assure qu'un registre des paiements de contrats de bail et de services est régulièrement mis a jour. Assure qu'un état des lieux et inventaire soit effectue au début et à la fin de tout contrat de bail. Assure que tous les contrats sont revus en concordance avec les politiques de clearance préalable à leur signature S'assurer que les contrats de services des Operations sont revus par le cabinet d'avocats de l'institution et requiert les avis légaux si nécessaire. Représente l'institution lors des négociations et la gestion des baux et contrats de services. Révise les contrats de services, baux et accord sont préparés en concordance des politiques et procédures de l'Agence. Assure que les entreprises, partenaires et fournisseurs sont l'objet d'examens minutieux au regard des procédures et politiques de l'institution. Implémente et maintien un outils de gestion des contrats de services, baux et accords. Gestion de l'Inventaire Est responsable de l'inventaire général et gestion des propriétés de l'agence. Fournit un support technique a l'équipe en charge de l'inventaire au niveau de l'institution et organise les séances de formation. Supervise les activités de l'Officier Logistique et Inventaires. Propose des changements à l'inventaire physique et supervise l'inventaire physique annuel. Fait la mise a jour de l'inventaire trimestriel et assure qu'il est partage avec le siège de l'institution. Assurer que l'inventaire trimestriel des biens de l'institution est soumis a temps au siège de l'agence. Améliore les outils de suivi de gestion de l'inventaire en utilisation par le staff. Assure que tous les sous-bureaux ont les outils nécessaires et un système d'archivage adéquats dans le cadre de la gestion de l'inventaire. Assure que les équipes d'inventaire ont une bonne connaissance des procédures et politique de l'agence en matière. Tient un registre des biens et équipements de l'institution ainsi qu'une réconciliation des inventaires gérés par les finances.

Evaluate all procurement activities in light with the organization procurement procedures - Review technical specifications of goods, services of work and terms of reference of service that are to be provided during all project 's implementation and prior to their advertisement - Review and prepare invitation to bid documentation - Determine the necessary procurement process and action in the selection process of local, international suppliers and construction firms prior to their publication - Review and validate local and international suppliers lists for the invitation to bid (ITB) - Write and review awarding minutes of Local Procurement Committee's sessions - Review and analyze bidders' offer and submit the recommendations to Local Procurement Committee's approval - Write and review all technical and commercial correspondences to the suppliers - Conduct all negotiations with the suppliers during and after the awarding process, analyze and provide recommendations in case of litigious orders and contexts - Conduct and Review the quality assurance of contractual procurement instruments such a purchase orders, contracts and letters of agreement in light with the organization procurement procedures and guidelines prior to their acceptance and signatures. Procurement Unit Operational Activities Supervise daily activities of the procurement team (Procurement Assistant and Procurement Clerk) - Conduct team's performance evaluation and communicate to Human Resources unit - Contribute to the elaboration and updating of procurement unit team's terms of reference - Contribute to the elaboration and updating of the procurement local guidelines in view with FAO procurement procedures - Supervise the process of collecting and updating the suppliers database - Elaborate annual procurement activity reports of goods, services, works and letters agreement of the unit and communicate the organization's headquarter - manage the purchase request of goods, services and work database for all projects executed by the organization - Contribute in the process of identifying new suppliers, collecting and updating local and international suppliers database for agricultural equipment, materials, specialized equipment, seeds, plants, vehicles, specialized work and services required in both the local and international marketplace. Supervise and maintain the collection of statistical cost of all goods, services and work the organization.

Operational, Logistics, and Inventory Levels Supervise, conduct and coordinate semi-annual national data collection and inventory of all goods deployed in the districts at country level - Review and validate national inventory data collected by Logistics Assistants, Storekeeper and Storekeeper Assistant - Produce monthly inventory inheritance reports of all procured materials and equipment of an estimated value 6 millions American dollars such as energy equipment, computer equipment and registration materials, vehicles, motorcycles, communication systems equipment, security systems equipment deployed at country level in electoral context - Receive material and equipment dispatch requests, plan equipment and materials deployment to registration and electoral offices (BECs) (BEDs) located in the 133 districts of the country - Review all monthly inventory reports prepared by the storekeeper and Logistics Assistant - Verify and validate the accuracy of inventory information by conducting monthly and semi-annual inventory spot-checks of all equipment stored at the organization's warehouse and at country level - Prepare and update monthly procurement reports of all goods purchased by the organization and reconcile procured orders with deployed equipment and materials at national level. Procurement, Administrative and Financial Level: Conduct and participate to the recruitment process of Administrative Personnel and Consultants of the project - Supervise daily activities of Logistics Assistants, Storekeepers and Drivers - Coordinate national logistics and inventory missions throughout the country - Review all submitted supporting documents in light with the organization financial procedures and validate suppliers invoices to be paid by Finance Unit - Insert on ATLAS all financial encumbrances and disbursements for the Electoral project - Extract and prepare on the integrated procurement and financial system ATLAS People Soft monthly financial reports of all encumbrances and disbursements made against the project 73 millions dollars to be shared with the organization and Donors.