Accueillir les visiteurs Recevoir le courrier en général (national et express) Recevoir les colis (Express : world courrier / DHL / ANNDEX) Maintenir un système d’enregistrement pour les courriers et colis reçus avant distribution / classement / accusé de réception Maintenir toutes les formes Administratives au besoin de l’Administration / Médecins ou toute autre section Recevoir les appels de la Direction et de toute autre section Suivi des Comptes à recevoir et à payer Approvisionnement de matériels de bureau pour la Direction et l’Administration Rédaction de correspondance sur demande de la Direction et de l’Administration Réception de carburant par intérim Préparation d DHL pour expédition / classement Préparation de demande de décaissement (petite caisse) pour le petit personnel Remplir les demandes de décaissements par chèques sur demande de la Direction et de l’Administration Réquisition aux garages pour l’entretien des voitures de l’Institution, s’assurer du suivi des chèques pour achat de pièces ou paiement de fournisseurs de services. Expédition de plis pour toutes les sections Préparation des paquets : Classement / Annonce et confirmation de date de réunion / Expédition de correspondances pour signature Remise et réception de clés de tous les services

- Assurer la gestion du département des Ressources humaines tant qu’à Port-au-Prince qu’au Cap Haïtien. - Aider à recruter et intégrer les collaborateurs dans l'objectif d'attirer les meilleurs candidats et de leur faire partager les valeurs et la culture de l’organisation tant à Port-au-Prince qu’au bureau régional du Cap Haïtien. Rédaction de description de taches, négociations de salaires avec les nouveaux candidats(es) en collaboration avec la Finance et la Direction. - Prendre des notes durant les réunions et les faire circuler à temps à tous les départements de la Fondation. - Assurer la réception des visiteurs. - Rédiger et expédier des correspondances lorsque c’est nécéssaire. - Gérer la petite caisse et fournir des rapports mensuels au département des finances. - Aider à organiser les événements tels que les ateliers / séminaires / réunions y compris la provision d’informations aux participants et / ou collègues de Living Water International. - Tenir à jour et rédiger tous les contrats de l’organisation (Employés, Fournisseurs de Services - Préparer la feuille de payroll, timesheets, déductions, bénéfices sociaux, calcul des prestations légales, congés et les soumettre à la finance pour fin de révision avant tout paiement aux employés. - S’assurer que chaque staff a un dossier complet avec descriptions de tâches, des objectifs de travail annuels enregistrés dans le formulaire d’Evaluation de Performance. - S’assurer que chaque staff a une Evaluation de Performance effectuée par chaque superviseur en juin-juillet et une évaluation finale à la fin de l’année. - S’assurer que les employés ont un Plan d’Assurance adéquat et s’assurer qu’ils comprennent comment utiliser leur assurance lorsqu’ils en ont besoin. - Représenter l’organisation auprès des instances gouvernementales (Affaires Sociales et/ou Ministère du Travail) pour toutes discussions de travail. - Rechercher et/ou initier des opportunités de formation appropriée pour le staff. - S’assurer de l’intégration et l’orientation de tous nouveaux employés

Recrutement/Embauche - Participer dans l’application correcte de la procédure de recrutement. Participer et organiser les entrevues. Rédiger de concert avec les superviseurs les descriptions de tâches. Coordonner la vérification de référence pour les candidats. Rédiger les contrats de travail Relations De Travail - Fournir des conseils aux gestionnaires en conformité avec le Code du Travail Haïtien sur les questions de rendement des employés. Avantages Sociaux Et Rémunération - Informer et conseillers les employés en matière d’assurance. S’assurer que les réclamations d’assurance soient activées et dument remplies et que les paiements soient faits aux employés Planification - Fournir des conseils aux superviseurs concernant les suivis du HR Planning afin de s’assurer que les actions concernant la démobilisation soient correctes. Travailler avec les gestionnaires afin de déterminer les niveaux de rémunération appropriés pour tous les employés. Préparer les lettres de fin de contrat officielles Formation - Maintenir et mettre à jour la base de données de formation. Coordonner le suivi et fournir un support en formation de renforcement des capacités pour les employés

Recevoir, taper, rédiger et classer des documents. Répondre au téléphone. Accueillir les visiteurs. Assister et remplacer la réceptionniste. Créer des cartables pour l’archive. Préparer les badges pour le staff. Dépouiller et examiner les cv des postulants. Appeler les candidats pour passer un examen ou une entrevue. Participer au processus de recrutement. Préparer les badges pour les employés