Sep 2014 — Présent
Assistant Responsable Programme
Action Contre la Faim - Haïti · ONG
Objectif 1 : Assurer un support logistique au programme :
Préparer les demandes d’achat du programme, pour transmission au responsable des approvisionnements de la base dans les délais.
Assurer le suivi des différentes commandes du programme, auprès du responsable approvisionnements base,
Informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leur commande,
Contrôler, en collaboration avec le responsable des approvisionnements, la qualité des matériels et service reçu de la part des fournisseurs et prestataires de service, pour le compte du programme,
Centraliser les besoins hebdomadaire de transport de l’équipe programme pour transmission formelles des demandes au service logistique,
Participer à la mise en œuvre du planning des véhicules du programme,
Assurer mensuellement l’approvisionnement en carburant, pour les motos affectées sur terrain,
Assurer la gestion de l’archivage des documents logistique-programme (DA, BCF, BR, Bon de livraison, etc.)
Assister le département logistique, à l’inventaire des équipements du programme,
Apporter un appui aux services Finance et RH pour le programme KL,
S'assurer préalablement que des demandes d’achat du programme soient codifiées, avant de les soumettre pour validation,
S’assurer non seulement que toutes les avances reçues dans le cadre des activités du programme, soient justifiées avant la fin du mois, mais également, de la qualité des pièces justificatives à fournir au département de finance,
Préparer, sur demande du Field Manager, les demandes de perdiem pour le compte du personnel affecté au programme,
Faire signer mensuellement, les timesheets, ainsi que les fiches de paie aux staffs programme affectés dans nos différentes zones d’intervention, à savoir, Mole saint Nicolas, Baie de Henne, Jean-rabel, Bassin Bleu, Port de Paix et Bombardopolis.
Compiler des demandes de congés provenant du terrain avant transmission vers le RH.
Objectif 3 : Participer à la gestion de la sécurité du programme :
Assurer le respect des règles de sécurité en relation avec le département logistique,
Transmettre au Point Focal de Sécurité ainsi qu’au Field Manager, les informations pertinentes récoltées sur terrain sur le contexte sécuritaire de la zone d’intervention,
Participer dans la mise en place d’un arbre de communication pour diffuser les alertes sécuritaires au sein de l’équipe.
Objectif 4 : Assurer la rédaction des rapports des activités et du CR des réunions :
Assurer la rédaction du compte rendu des réunions hebdomadaires Logistique-Programme.
Rédiger et transmettre à sa hiérarchie les rapports mensuels des activités.
Sep 2014 — Présent
Assistant Responsable Programme
Action Contre la Faim - Haïti · ONG
Objectif 1 : Assurer un support logistique au programme :
Préparer les demandes d’achat du programme, pour transmission au responsable des approvisionnements de la base dans les délais.
Assurer le suivi des différentes commandes du programme, auprès du responsable approvisionnements base,
Informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leur commande,
Contrôler, en collaboration avec le responsable des approvisionnements, la qualité des matériels et service reçu de la part des fournisseurs et prestataires de service, pour le compte du programme,
Centraliser les besoins hebdomadaire de transport de l’équipe programme pour transmission formelles des demandes au service logistique,
Participer à la mise en œuvre du planning des véhicules du programme,
Assurer mensuellement l’approvisionnement en carburant, pour les motos affectées sur terrain,
Assurer la gestion de l’archivage des documents logistique-programme (DA, BCF, BR, Bon de livraison, etc.)
Assister le département logistique, à l’inventaire des équipements du programme,
Apporter un appui aux services Finance et RH pour le programme KL,
S'assurer préalablement que des demandes d’achat du programme soient codifiées, avant de les soumettre pour validation,
S’assurer non seulement que toutes les avances reçues dans le cadre des activités du programme, soient justifiées avant la fin du mois, mais également, de la qualité des pièces justificatives à fournir au département de finance,
Préparer, sur demande du Field Manager, les demandes de perdiem pour le compte du personnel affecté au programme,
Faire signer mensuellement, les timesheets, ainsi que les fiches de paie aux staffs programme affectés dans nos différentes zones d’intervention, à savoir, Mole saint Nicolas, Baie de Henne, Jean-rabel, Bassin Bleu, Port de Paix et Bombardopolis.
Compiler des demandes de congés provenant du terrain avant transmission vers le RH.
Objectif 3 : Participer à la gestion de la sécurité du programme :
Assurer le respect des règles de sécurité en relation avec le département logistique,
Transmettre au Point Focal de Sécurité ainsi qu’au Field Manager, les informations pertinentes récoltées sur terrain sur le contexte sécuritaire de la zone d’intervention,
Participer dans la mise en place d’un arbre de communication pour diffuser les alertes sécuritaires au sein de l’équipe.
Objectif 4 : Assurer la rédaction des rapports des activités et du CR des réunions :
Assurer la rédaction du compte rendu des réunions hebdomadaires Logistique-Programme.
Rédiger et transmettre à sa hiérarchie les rapports mensuels des activités.