• Concevoir et mettre en place l’organisation et le fonctionnement internes des bureaux de proximité avec les citoyens dans les municipalités sélectionnées • Doter les bureaux d’une organisation interne favorisant l’amélioration des relations entre les structures et la qualité des relations avec les citoyens • Soutenir les municipalités dans la mise en place des dits bureaux • Renforcer la compétence de personnel par la formation sur la logistique d’organisation et de gestion élaborée

Assurer le bon fonctionnement de mon departement.

• Recevoir les visiteurs - Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger • Rédiger des lettres - Faire les réservations d’hôtels et de train • Recevoir, rédiger et envoyer de la correspondance - Préparer la salle pour les réunions • Assurer le bon fonctionnement du matériel bureautique • Faire la commande des fournitures de bureau et du matériel bureautique • Assurer le suivi et la livraison du matériel commandé • Répondre aux demandes des conseillers politiques • Faire le suivi de la boite de courriel ministre - Gérer l’agenda du chef de cabinet • Faire le suivi de la boite de courriel ministre • Gérer la petite caisse – Les carnets taxi • Faire les suivis et rappels dans le système de gestion des correspondances

• Assister tout le département individuel • Classer les suivis pour les suites nécessaires – Taches cléricales, correspondance etc. • Assurer l’envoi la vérification des polices, du courrier aux courtiers et aux assurés • Assurer le suivi des dossiers de courtiers et assurés • Rédiger des lettres aux assurés et aux courtiers (suivi de requêtes) • Faire les changements légaux et d’adresses des assurés • Responsable du bon fonctionnement du matériel bureautique • Placer les appels de service aux fournisseurs – Commande de matériels bureautique • Mettre à jour la base de données des assurés et des courtiers | les statistiques des nouvelles ventes - Enregistrer le courrier reçu pour le département individuel • Faire les recherches sur Internet concernant les courtiers, assurés • Faire le suivi avec les courtiers pour les dossiers des clients. • Participer à l’élaboration de certaines procédures.

• Répondre aux appels téléphoniques – les rediriger • Distribuer le courrier – Expédier le courrier • Recevoir les visiteurs – Créer les profils des étudiants et ingénieurs • Mettre à jour la base de données (Vérifier et corriger les mauvaises adresses) • Recevoir les demandes des internautes par courriel et par téléphone y répondre ou selon le cas transférer aux personnes concernées. • Ajouter les informations des nouveaux inscrits dans la base de données. • Effectuer la validation des inscriptions (Ingénieurs, étudiants etc.) dans la base de données. • Effectuer des appels téléphoniques afin de relancer les ingénieurs dans le cadre d’une activité ponctuelle. Assurer les toutes autres taches cléricales. • Envoi et distribution de courrier – Distribution des télécopies

• Être la personne ressource concernant les activités techniques à mener sur le terrain. • Assister mon superviseur. Gérer l'agenda de mon département. • Faire les réservations d'hôtel et assurer le suivi avec la logistique pour les déplacements. • Participer à l’élaboration des plans techniques, à leur mise en oeuvre et à leur suivi. • Participer aux visites de terrain sur demande pour évaluation ou assistance à apporter aux partenaires. • Participer à la préparation des réunions techniques et ateliers de travail (préparation des présentations et des documents de support). Faire les rapports d’atelier. • Gérer tous les appels provenant des partenaires et prendre les dispositions nécessaires et qui paraissent plus appropriées, en absence des responsables techniques. • Organiser les réunions techniques et ateliers de travail, y participer et en assurer le suivi. • Remplacer la réceptionniste à ses heures de lunch.

• Responsable de fournir au Service à la Clientèle le support nécessaire en vue de solutionner les problèmes confrontés par les clients. • Assister le directeur du service à la clientèle. • Ouvrir et distribuer le courrier interne si nécessaire faire les réponses • Seconder les représentants du Service à la Clientèle quand ils doivent répondre à des questions de clients sur lesquelles ils devraient se pencher plus longuement.

• Superviser le personnel de mon département. Responsable de toutes les activités cléricales. • Assister mon superviseur et assurer le suivi des activités planifiées et gérer les imprévus. Tenir à jour l’agenda de mon superviseur. • Assurer toutes les activités relatives au secrétariat dans ma section. • Dactylographier les lettres, de notes de factures, traitement du courrier etc. • Assurer un meilleur suivi avec les clients afin maximiser la satisfaction de la clientèle.

• Traduire avec soin et compétence la correspondance entre les enfants et leurs parrains (Anglais - Français / Français - Anglais). • Accueillir les sponsors quand ils rentrent visiter les enfants parrainés, les accompagner dans les projets. • Rédiger les CIFs, les " Progress Reports", les fiches de contrôle de la correspondance. • Visiter les projets pour assurer leur bonne marche et préparer des séminaires • Faire des suivis réguliers avec les parrains afin de les fidéliser • Assurer la mise à jour des dossiers.