Dans ma fonction d'assistante coordonnateur administratif régional, je fournissais un soutien direct dans les suivis administratifs, la rédaction de correspondances et la préparation de rapports. J’étais responsable de la gestion de la petite caisse, de la vérification des factures et des demandes de paiement , ainsi que de la préparation des demandes d'avance et de décaissement conformément aux politiques internes. Je m'occupais également de la vérification des réconciliations de comptes des projets de la région Sud, le suivi des logbooks des véhicules, et le contrôle de la consommation d’essence pour les génératrices. Je supervisais les agents de soutien du bureau régional , définissais leurs objectifs et procédais à leurs évaluations de performance annuelle. Je participais aux processus des achats pour le bureau régional et les projets dans le sud incluant la préparation de réquisition, la constitution de dossiers, la vérification de la conformité des pièces et la réception des fournitures/matériels. J'étais également responsable du classement et de l'archivage physique et numérique des documents administratifs. De plus, j'appuyais le département des ressources humaines dans l’orientation des nouveaux employés et la gestion des congés de l'équipe régionale. En collaboration avec le Coordonnateur, je participais aux inventaires annuels pour le grand sud. Lors des réunions d'équipes ou formations au sein du bureau régional, j'assurais la coordination logistique, la préparation de la salle de conférence et la rédaction des procès-verbaux et rapports. J'ai également appuyé le comptable régional dans les suivis d’audit ( recherche et scannérisation) . Je contribuais à la communication sécuritaire pour les bases et pour le bureau régional via les canaux internes. Et pour finir, j'assurais la gestion opérationnelle des bases du projet "Boujonnen Lavi" , incluant la gestion des stocks, des visites sur le terrain ainsi que la supervision des tâches logistiques liées au projet.

En tant que comptable central, j’étais chargée de diverses tâches comptables et administratives, incluant la saisie des encaissements dédiés, l'ouverture de nouveaux comptes en banques, les écritures de régularisation des comptes à recevoir et comptes à payer et la préparation des rapprochements bancaires pour les comptes du bureau central. Je traitais et saisissais mensuellement certaines factures (téléphone, loyer, logbook, IT) sur le système SAGE 300 ( ACCPAC) , et j'effectuais également la mise à jour quotidienne du taux du dollar américain dans tout le système pour les transactions en devises. Je participais à l’émission des paiements (chèques et virements) et fournissais un appui direct à l’assistant chef comptable dans l'exécution de ses tâches. J'assurais un lien constant avec les administrateurs sur le terrain, en leur formant sur les procédures des bailleurs et en les accompagnant dans l'utilisation des outils de rapportage et de suivi financier. Enfin, je veillais à l’application rigoureuse des procédures internes et une bonne coordination entre le département des finances et les programmes, et participais activement aux audits des projets ainsi qu’à l’audit institutionnel.

J'assurais le bon fonctionnement du système comptable du projet par la tenue journalière des livres, la gestion du chéquier, la préparation des réconciliation et des rapports financiers mensuels. Je faisais l'acquisition des matériels et équipements pour le projet en respectant rigoureusement les politiques de Passation de Marchés en vigueur et en veillant à l’efficience des dépenses. De plus, j'archivais les documents administratifs et comptables, ce qui facilitait leur consultation lors des audits. Enfin, j'organisais des ateliers de travail et des séances de formation à l’intention des bénéficiaires du projet et j'étais en charge de la communication des activités du projet.

Je faisais la saisie des données collectées sur un fichier excel pour l'équipe.

J'assurais le bon fonctionnement du système comptable du projet par la tenue journalière des livres, la gestion du chéquier, la préparation des réconciliation et des rapports financiers mensuels. Je faisais l'acquisition des matériels et équipements pour le projet en respectant rigoureusement les politiques de Passation de Marché en vigueur et en veillant à l’efficience des dépenses. J'ai également renforcé les capacités des bénéficiaires du projets en les formant à la gestion administrative, comptable et aux bases de la gestion des ressources humaines. De plus, j'archivais les documents administratifs et comptables, ce qui facilitait leur consultation lors des audits. Et pour finir, j'organisais des ateliers de travail et des séances de formation à l’intention des bénéficiaires du projet et j'étais en charge de la communication des activités du projet.