Assurer le respect des procédures ACTED d’emploi au cadre légal national Préparer et animer la partie support des réunions hebdomadaires de Coordination support-programme Assurer la supervision direct de six (6) employés nationaux sur un total de onze (11) employés Etre à l’écoute et faciliter la résolution des griefs des employés ; conseiller les employés et les superviseurs et jouer un rôle de premier plan dans la résolution des conflits et l’application des mesures disciplinaires, si applicable Adapter l’organigramme et les termes de références (TdR) du personnel en fonction de l’évolution de la mission Procéder à l’évaluation périodique des collaborateurs N-1 et transmettre à la Responsable Administratif /RH National les grilles d’évaluations et recommandations (affectation, modification de contrat ou de salaire, etc.) Elaborer un plan d’action individuel avec objectifs à atteindre Identifier des opportunités de développement professionnel pour le staff Former et appuyer la Stagiaire Support sur les procédures des ressources humaines (préparation du payroll, traitement des timesheets, tenue des dossiers, suivi congés, etc.) logistiques et financières Réaliser des réunions hebdomadaires avec les équipes sous ma supervision Mise en place d'un système de classement et d'archivage des documents RH Mise en place d'une base de données du personnel et le suivi des demandes de congé Assurer le planning des congés pour le staff Assurer la bonne gestion des contrats du staff selon les règlements internes d'ACTED Gérer les informations nécessaires pour l'administration des bénéfices sociaux Superviser la préparation du payroll (révision, validation des timesheets, etc.) S'assurer du respect des procédures de fin de contrat; préparer les STC (solde de tout compte) pour les employés qui arrivent en fin de contrat ou qui sont licenciés Gérer le processus de recrutement (réception, classement des candidatures, sélection des candidatures, organisation des tests, organisation des entretiens, participation aux entretiens, publication des résultats) Élaborer, diffuser et maintenir un programme d’accueil et d’intégration destiné à l’ensemble des employés nouvellement recrutés Participer dans la réalisation de séminaires, des ateliers de travail Recevoir et assurer l'accommodation des délégations visiteuses (transport, réservation de logement, briefing, etc.) Gestion financiere et de la comptabilite de la base Gestion logistique Gestion de la securite de la base Representation interne et externe

Assister la Coordinatrice administrative et financiere dans la gestion administrative, RH et financieres  Accueillir et participer au briefing administratif du nouveau personnel  Obtenir les visas et le permis de séjour nécessaire pour le personnel expatrié  Assister la Coordinatrice Administrative et Financière pour la gestion administrative du recrutement et de l’embauche  Participer à l’organisation pratique des formations en fournissant un support administratif et logistique  S'assurer du suivi des congés du personnel de la Coordination, mettre en place un tableau de suivi des congé Participer au suivi des contrats de travail Préparer les nouveaux contrats de travail et les avenants Coordonner toutes les procédures de sortie pour le personnel quittant Solidarités International Assurer l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation et le suivi des dossiers individuels et délivrer tous les documents relatifs à la vie professionnelle des employés Solidarités International

Participer dans la gestion globale et efficace des domaines qui sont sous la responsabilité du Chef de Support Services comprenant: Finance, Administration, IT/Telecom, Logistique, Sécurité, Ressources Humaines Assurer le suivi administratif, logistique, et financier de certains projets Fournir des lignes directrices et assistance technique aux ressources humaines Aider à développer un système de rétention du personnel base sur la définition de plans de carrière et l'octroi d'incitatifs appropriés En liaison avec l'avocat et la conseillère juridique, s’assurer que la FICR est conforme à la législation, aux règles et aux règlements locaux (comme étant une ONG enregistrée) en termes de reporting, fiscalité, et droit du travail Assurer la traduction et la mise à jour des descriptions de tâches S’assurer que les évaluations du personnel sont réalisées par les superviseurs et soumises aux Ressources Humaines Assister dans le planification des séances de formation, ateliers, cours et réunions informatives ou sociales du staff Participer au processus de réduction des staff; s'assurer du respect des procédures de fin de contrat Organiser des réunions pour le chef des Services Supports et autres délégués, préparation des comptes-rendus S’assurer que la chaîne logistique (warehouse, pipeline, procurement, fleet,) de la FICR, ses procédures soient respectées Préparer des demandes de paiement et s’assurer que les paiements sont effectués selon les procédures de la FICR et que les justificatifs (réquisition, Quotations, CBA, PO, GRN, factures originale, etc.) sont conformes

Contribuer à la gestion globale du bureau (administrative, Ressources Humaines, financiere) du bureau en étroite collaboration avec le Chef du bureau, les délégués de la Finance, et des Ressources Humaines Apporter des améliorations et des efficacités à différents projets Participation au processus de recrutement des employés de la Croix-Rouge Allemande. Briefing administratif des nouveaux employés : remise du contrat de travail, signature du règlement intérieur, explication des procédures RH Assister le délégué de Ressources Humaines et les superviseurs dans la préparation des descriptions de tâches et en assurer leur traduction. Mettre en place un système de classement efficient des dossiers des Ressources Humaines Identifier les besoins en formations pour le personnel local et participer à l’organisation de formations du personnel et aux ateliers de travail Veiller à la diffusion des informations auprès du personnel, avec la préparation de note de service en anglais, français et en créole. Organiser et superviser le travail de l’équipe de maintenance Suivre régulièrement le stock de produit d’entretiens, de la papeterie, et des matériels de services et placer des demandes de renflouement de stock et en assurer leur bonne gestion Traduire des documents et servir d’interprète (anglais, français, créole)