Assiste son supérieur dans l’ensemble de ses fonctions et dans l’évolution de divers mandats ou dossiers et effectue le suivi auprès des divers intervenants. Maintient des communications avec le bureau de la Coordination, les bureaux des membres du Cabinet, les directeurs de service et s’assure du suivi des dossiers en leur provenance. Assure la gestion administrative de la direction générale, celle du personnel cadre de la direction générale et règle les questions complexes et litigieuses de nature administrative ou opérationnelle. Analyse la correspondance reçue et en dégage les actions, rédige et signe la correspondance d’ordre général. Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement du courrier, des appels téléphoniques et des visiteurs.Identifie les urgences et les priorités. Gère

Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ; Remplacement de secrétaire de direction – directeur de premier niveau ; Traite les demandes d’information formulées par les membres du conseil d’agglomération Traite les mandats du cabinet du maire, mandats du directeur général Effectue le suivi sur les décisions prises par les supérieurs et prend les mesures appropriéess afin d’en assurer la réalisation Prend les dispositions relatives à l’agenda des supérieurs, fixe et prend les rendez-vous, organise les voyages et colloques à l’extérieur du Québec ou dans la province du Québec Elaboration du budget de fonctionnement Elaboration de cartable de procès-verbaux pour le financement des arrondissements Préparation de dossiers en faisant les recherches et consultations préalables, répond aux demandes

Conception et elaboration du budget de fonctionnement, rapport du maire, et rapport du budget Préparation d’un guide pour les secrétaires- procédurier pour remplacement du poste de secrétaire d’unité et secrétaire de direction Détient la responsibilité du système de classement et applique les procédures d’archivage Effectue la mise à jour des dossiers et fichiers informatiques de gestion Prend connaissance du courrier et trie en fonction des priorités Organise et convoque les réunions, réserve les salles, prépare le matériel et documents nécessaires

Détient la responsibilité du système de classement et applique les procédures d’archivage Effectue la mise à jour des dossiers et fichiers informatiques de gestion Prend connaissance du courrier et trie en fonction des priorités Effectue de l’entrée de données pour les comptes REER et emprunts Organise et convoque les réunions, réserve les salles, prépare le matériel et documents nécessaires

Participe au projet visant à éliminer les doublons de factures Implantation de OP Management Information System Assister la Trésorière dans les tâches de paiements de factures, recherche de taux de change, émission de chèques, préparation de bons de commandes