Ministère de l’Environnement / BID/GEF/HRF Unité d’Exécution du Projet-MACAYA (Juin 2014 à nos jours) Assistante Administrative Attributions • assurer la circulation de l’information entre l’Administration et le personnel du bureau, diffuser des notes de services : rédiger des notes de services internes à partir d’instructions orales, les soumet au contrôle et à la signature, les reproduit et les diffuse ; • classer et archiver les documents du Programme ; • assurer le lien avec le personnel ; • organiser les déplacements : missions, formations, séminaires ; • assurer la gestion de la correspondance (réception, enregistrement, classement, expédition de lettres et autres documents) ; • accueillir les visiteurs ; • participer à la préparation des dossiers technico-administratifs à soumettre par le Programme ; • apporter un appui aux services généraux du projet (gestion des biens, gestion de la logistique etc.) • assurer le contrôle de la messagerie téléphonique ; • Assurer la gestion des biens et matériels acquis dans le cadre du programme (demande de proformas, commandes et suivi de livraison vérification des biens et matériels reçus, assurer le suivi des bons de réception) ; • Assurer la sécurité des biens entreposés et tenir à jour le registre des biens et matériels acquis • photocopier au besoin les documents ; • gérer en accord avec le comptable la petite caisse ; • Préparer les rapports de réconciliation des comptes bancaires de tous les comptes ouverts dans le cadre du programme. • superviser le travail des personnels de soutien ; • Assurer la rédaction des chèques • exécuter toutes autres tâches susceptibles de faciliter le travail de l’UEP ;

Etablir et reviser continuellement le plan de passation des marches. Elaborer les documents d'appel d'offres pour la passation des marches de travaux de biens et de services suivant les procedures de la Banque et les règles nationales applicables en la matière.Suivre le processus de Passation de Marchés afin que toutes les étapes soient réalisées dans les délais, conditions et modalités adéquates. Rédiger et proposer des textes de contrats des différents marches, des conventions de financements et des protocols d'accord.Préparer les dossiers de demande de non objection à la BID devant etre soumis par le Coordonnateur avant de conclure toute acquisition du Projet. Suivre l'exécution des contrats, convention de financement et divers protocole d'accords conclus entre le projet et les fournisseurs de biens , services et travaux recrutés dans le cadre du programme. Maintenir un register de passation de marches permettant de suivre les contrats. Appuyer l'équipe administrative de l'UEP à la realization de certaines taches. Faciliter le travail des vérificateurs de la Banque et des auditeurs externs en mettant a leur disposition toute information et documentation nécessaire a leur travail.

Assister à la redaction des contrats. Proposer des textes de contrats de services.Assurer le suivi des dossiers de contrats.

Assurer la gestion de la procedure d'acquisition de biens ( demande de proformas, commande et suivi de livraison). Assurer la gestion des stock (verification des biens recus et leur affectation). Faire l'inventaire régulier et le réapprovisionnement des biens. Assurer la sécurité des biens et matériels.Coordonner et gérer les activités du secteur logistique en conformité avec les procedures. Planifier les missions des chauffeurs. Compiler et soumettre le rapport mensuel logistique au Directeur (rapport de kilométrage des véhicules, consummation de carburant des véhicules et de la génératrice)

Assurer la supervision des Agents du Service à la Clientèle. Assurer la formation continue des Agents du Service à la Clientèle et du Back Office. Préparer le rapport journalier de recapitulation des caisses. Tenir la correspondence et le courriel de la Succursale. Préparer les requisitions de fournitures de bureau. Préparer le clearing de la succursale. Vérifier la conformité et approuver les transactions des caissiers.

Tenir une function de representation de la Banque auprès du public. Procéder à l'ouverture de tous types de comptes.Traiter les chèques retournés de leur reception à leur remise. Récevoir/preparer/livrer les attestation bancaires. Recevoir et traiter les reclamations de doléances de la clientèle