-Apparence physique du complexe (bâtiment et cour) et Entretien de ses installations

En collaboration avec le Manager des RH et des SG, est garant de la sécurité et de la sureté du

complexe (bâtiment et cour) ainsi que des ressources tant humaines que matérielles qui

l’occupent ;

Protège l’organisation, le complexe et le staff des risques d’incendie, d’accidents du travail, de

contamination en cas de maladies contagieuses ou de flambées épidémiques, de

malveillance, de vol à travers le complexe (bâtiments et cour) et organise la réponse en cas

d’incidents y relatifs ;

-Logistique et Gestion du matériel roulant

Sert de point focal pour tout ce qui a trait au matériel roulant, à leur utilisation, entretien et

réparations ;

Coordonne le développement et la mise à exécution d’un Plan de Déplacement mensuel ;

Assure le dispatching journalier des chauffeurs et du matériel roulant et gère le système de

monitoring par GPS des véhicules ;

Développe, coordonne et suit la mise en œuvre effective d’un plan d’entretien du matériel

roulant visant à assurer que celui-ci soit pleinement fonctionnel et répondant aux besoins et

priorités ;

Assure la mise à jour opportune et la disponibilité de la documentation nécessaire au

fonctionnement légal du matériel roulant (assurances, enregistrement, plaques, vignettes,permis de conduire des chauffeurs, etc.)

Responsable de la soumission à temps des documents/tableaux de bord requis par le système

d’information exécutive ;

Supervise les chauffeurs du projet IHSD et maintien une liaison permanente avec les

conseillers régionaux à qui il délègue la supervision journalière des chauffeurs basés au niveau

départemental ;

En collaboration avec le Responsable de l’Informatique s’assure de la disponibilité en temps

opportun et du bon fonctionnement de tout matériel informatique ou de communication

nécessaire aux réunions, ateliers ou formations.

Fournit, au besoin, un appui ponctuel au Responsable de l’Informatique et des

Communications dans la gestion de la plateforme informatique et de communications et

s’assure du fonctionnement de ceux-ci en cas d’absence du Responsable.

-Achats

Responsable de l’exécution des micro-achats (jusqu’à $3000) ;

Responsable de la réception des achats réalisés (au-dessus de US$3000) ;

Appuie le Manager des RH et des SG dans l’exécution de tâches administratives si nécessaire ;

Avec input de la réceptionniste, prépare les plans d’achat des produits d’entretien d’utilité

courante sur une base trimestrielle pour approbation du Manager des RH et des SG, et

exécute les plans approuvés (micro-achats) ;

Collabore avec la Réceptionniste lors de la réception des produits de l’entretien ménager

d’utilité courante, en fait la vérification pour s’assurer de la qualité et de la concordance des

livraisons avec les demandes : et contacte les fournisseurs et/ou autres intervenants lors

d’erreur ou de retard de livraison ;

Appuie le Manager des RH et des SG dans la réalisation des inventaires ;

Au besoin, agie – de manière ponctuelle - à titre d’aide conseil aux partenaires de IHSD pour

la maintenance des équipements dans les zones d’intervention de IHSD;

Collabore avec le Responsable des procédures de dédouanement et réception des arrivages,

particulièrement en ce qui a trait à l’entreposage et à la distribution.

-Sécurité

Sert de point focal avec la firme de sécurité pour la planification des déplacements ;

Assure la liaison avec la réception et les agents de sécurité de Vivy Mitchell pour le contrôle

de l’accès à la cour et au bureau.

-Gestions Véhicules

Responsable de la supervision, de la maintenance et de la disponibilité des véhicules du

bureau, assurer un suivi régulier du ‘‘Log Sheets’’(Milléage en début et en fin de journée,

niveau d’essence au début et la fin du service, etc…)

Gérer tous les déplacements via un calendrier hebdomadaire

-Gestion des fournisseurs et fournitures

Responsable des achats de matériels électroniques et informatiques à cause de mes

connaissances techniques

Assurer la liaison entre les principaux fournisseurs de services et mon département. Assurer la

disponibilité des matériels afin que chaque service ne manque de rien.

Gestion d’un cahier de distribution et de commande pour éviter toute rupture de matériels

Sécurité

À partir d’un couloir d’informations préétabli, informer le personnel du département sur l’état

des rues. Évaluer les risques tous les matins et tout au long de la journée pour les employés

ainsi que les véhicules. Établissement d’un plan d’évacuation d’urgence et vérification

trimestrielle des extincteurs, en cas d’incendie. Établissement d’un périmètre de sécurité

autour du bâtiment, accompagné d’un système de vidéosurveillance.

Gestion bâtiment

Gestion de l’apparence et de la bonne visibilité de l’intérieur et de l’extérieur du bureau.

Gérer la liaison entre avec une firme de nettoyage pour la propreté et d’une entreprise de

gestion du système de climatisation. Assurer le bon fonctionnement des différents systèmes :

électrique, hydraulique et informatique. Ainsi que le bon fonctionnement des différents

matériels bureautiques et autres.