Coordonner, avec la participation du personnel technique et autres Organismes Partenaires d’Exécution, les activités de passation des marchés tels que : (i) exécution et suivi du processus d’achat des biens et équipements, (ii) exécution et suivi du processus de recrutement des consultations pour assistance technique (de la préparation des termes de référence jusqu'à l’évaluation des offres et la sélection) , (iii) vérification de la conformité des procédures de passation des marchés avec les règles de passation des marchés, (iv)  administration des contrats de biens et services après leur signature. 

S’assurer de la conformité des passations de marchés suivant les procédures de la Commission Nationale des Marchés Publics (CNMP) auprès des Organismes Partenaires d’Exécution.

Elaborer les plans de passations de marchés.

Arranger la publication.

Rédiger les documents d’appel d’offres, les demandes de propositions et les émettre aux soumissionnaires.

Organiser les ouvertures d’offres publiques.

Coordonner le processus d’évaluation des offres.

Préparer les rapports d’évaluation des offres à partir des données fournies par le comité d’évaluation et la CNMP pour validation.

Administrer les contrats, revoir les documents demande de paiements.

Utiliser le système d’information de gestion de projet pour gérer les rapports et archives des contractants, fournisseurs, et consultants.

Gérer toutes les informations de passation des marchés tant pour les activités spécifiques du bureau que pour les projets.

Préparer pour présentation au Directeur Général, le Plan de Passation des Marches (PPM) et s’assurer de la validation dudit plan par la Commission Nationale des Marches Publics (CNMP).

Planifier, organiser et superviser les appuis des ingénieurs et autres professionnels intervenant dans tout le processus de passation des marchés public.

Participer et superviser la planification des marchés à compter de la mise en place des crédits, en étroite collaboration avec le personnel technique.

Mettre en œuvre et suivre l’exécution des PPM des différents projets.

Encadrer la préparation des dossiers d’appels d’offres, ouverture des offres, évaluation des offres, attribution des marchés et suivi de l’exécution des marchés.

Assister la gestion des plaintes éventuelles des soumissionnaires, en relation avec le comité de Règlements de Différends.

Organiser la signature, approbation et obtention de visas des marchés.

Animer la concertation avec toutes les entités qui interviennent dans la chaine de passation et l’exécution de tous les marchés publics telles que : la Cour Supérieure des Contes et du Contentieux Administratif (CSCCA), La Commission Nationale des Marches Publics (CNMP), les Titulaires des marchés, les Directions Techniques, Unités et services du secteur.

Assurer la liaison avec les missions extérieures, notamment celles d’audit des marchés.

Représenter, sur demande du Directeur Général, dans les réunions en rapport avec les marchés publics.

Rendre compte à la Direction Générale et préparer les rapports mensuels, trimestriels et annuels retraçant les progrès réalisés comparés aux plans de passation de marchés.

Remplir toutes les tâches relevant de ses attributions.

Rédiger les correspondances, les circulaires, les notes et assurer leur suivi ;

Réceptionner, traiter et archiver les différentes correspondances qui interviennent dans la chaine de passation et l’exécution de tous les marchés publics telles que : la Cour Supérieure des Contes et du Contentieux Administratif (CSCCA), La Commission Nationale des Marches Publics (CNMP), les Titulaires des marchés, les Directions Techniques, Unités et services du secteur ;

Assister aux réunions avec les entrepreneurs, les réunions de staff et prendre des notes recevoir et filtrer les appels téléphoniques ;

Planifier et organiser la réception des dossiers et participer, rédiger le procès-verbal d’ouverture des plis des dossiers d’appel d’offre ;

Participer à titre de membre au Comité d’Ouverture des Plis et d’Evaluation des Offres (COPEO).

Rédiger les rapports d’évaluation des offres.

Gérer le planning de la direction et aider à la planification des rendez-vous, des réunions du conseil, des conférences, etc. ;

Organiser les déplacements des cadres, déplacements locaux ou à l’étranger en assurant la réservation des vols, hôtels, etc… ;

Aider à la préparation des dossiers d’appel d’offres et participer aux différentes étapes de leur exécution ;

Assister aux réunions et prendre des notes recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les rediriger le cas échéant ;

Traiter les documents confidentiels en veillant à leur sécurité ;

Appui la correcte gestion des paiements des salaires, taxes et impôts ;

Contrôler les dépenses semestriel/annuel dans le respect du budget prévu ;

Contrôler les fournitures de bureau et négocier les conditions avec les fournisseurs afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix des commandes ;

Organiser la gestion des documents électroniques et sur papier en s’assurant que l’information est organisée et facilement accessible ;

Assurer la gestion du bureau et du personnel en absence du Directeur Général ;

Rédiger les lettres, documents, rapports ainsi que les procès-verbaux des réunions ;

Garantir la correcte gestion administrative du bureau dans le respect des procédures ;

Elaborer les rapports budgétaires dans le respect des procédures ;

Appui pour les achats de biens et services, appel d’offre etc. ;

Traiter et prioriser toute la correspondance entrante ou sortante (courrier électronique, lettres, colis, etc.) ;

Gérer les pratiques du personnel (contrats, maladies, missions, vacances etc. ;

Filtrer les appels téléphoniques ;

Assurer le correct archivage des documents administratifs de projet ;

Fournir un appui technique et opérationnel général au travail de l’équipe ;

Assurer toutes autres tâches en lien avec ses fonctions et répondant à ses aptitudes professionnelles selon les besoins de la structure.

Garantir la correcte gestion administrative du bureau dans le respect des procédures ;

Elaborer les rapports mensuels sur les différents services offerts pour le bureau ;

Appui pour les achats de biens et services, appel d’offre etc. ;

Gérer les pratiques du personnel (contrats, maladies, missions, vacances etc ;

Assurer le correct archivage des documents administratifs de projet ;

Assurer le suivi des maquettes avec les clients jusqu’à leur non objection ;

Assurer toutes autres tâches en lien avec ses fonctions et répondant à ses aptitudes professionnelles selon les besoins de la structure.

-       Travailler en concertation avec le service de doléances de

l’Unitranster de Miami pour faciliter le paiement des transferts ;

-       Analyser et traiter les mails en assurant les suivis y relatifs ;

-       Vérifier et autoriser les paiements nécessitant une assistance particulière par rapport au montant ou des difficultés rencontrées par le bénéficiaire ;

-       Participer aux réunions mensuelles et présenter aux responsables un rapport sur les doléances des clients et présenter les différentes difficultés rencontrées avec les responsables de succursales ;