 Préparer l ‘inventaire annuel et périodique des biens de l’institution.  Accueillir les personnes qui se présentent dans les bureaux et leur indiquer la personne ou le service approprié ;  Organiser les déplacements du personnel et gérer I ‘utilisation des véhicules.  Répondre aux appels, les filtrer et les acheminer correctement  Recevoir et transmettre le courrier et les e-mails ;  Faire les demarches et executer les activités relative aux charges sociales et fiscale des employés et de suivre regulière-ment le processus.  Verifier et signer tous les rapports de dépenses des missions et des petites caisses.  Collecter toutes les cotations (Pro-forma) requise pour toute acquisition de bien et des services par I 'institution  Coordonner et preparer les reunions de staff, realiser toutes autres tâches sur la demande des personnes responsables afin d 'assurer la bonne marche de I'institution.  Recevoir les commandes effectuées et conditionner leur entreposage.  Vérifier de façon hebdomadaire les réserves de carburant, bombonnes de gaz propane, bidons d’eau potable, générateur, pompe à eau, présence de fuite éventuelle (eau, gaz).  Assurer la livraison des fournitures de bureau à la demande des deux autres bureaux régionaux.  Diagnostiquer les dysfonctionnements repérés ou rapportés et trouver les solutions appropriées.  Identifier les problèmes qui dépassent son niveau d’intervention et faire des propositions sur les meilleures pistes de solution.  S’assurer que tous les problèmes identifiés sont systématiquement pris en charge et efficacement adressés  Assurer la gestion du stock de papeterie du bureau et des consommables  Faire un suivi régulier du stock de papeterie et des consommables, pour éviter d’avoir une rupture et procéder à des renflouements périodiques..  Récupérer mensuellement les factures des charges à payer (eau, électricité, ramassage d’ordure, Procéder à une vérification minutieuse avant d’établir l’ordre de paiement.  Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi : (paiement EDH, suivi consommation locaux)  Faire un rapport mensuel sur son travail : activités menées, difficultés rencontrées, propositions pour améliorer le service puis rapporter par écrit toute anomalie constatée. 3 : Assurer la vérification quotidienne et la maintenance préventive du véhicule dédié à la mission ainsi que le déplacement de l’équipe et le transport des biens.  Respecter en toutes circonstances le code de la route et les limitations de vitesse conformément aux dispositions du règlement intérieur ;  Respecter les distances de sécurité et adapte sa conduite au trafic ;  Adapter sa conduite aux demandes des passagers dans le strict respect du code de la route et des règles de sécurité de l’association ;  Conduire dans le respect scrupuleux des horaires (pas de circulation de nuit hors agglomération) ;  Rapporter sans délai à son responsable hiérarchique tout dommage occasionné à un tiers ou au véhicule dont il a la charge ;  Assurer le transport des employés, des courriers et des biens de la mission ;  vérifier l’état du véhicule (niveaux, pneumatiques, lumières, courroie, batterie… Cf. log book) et s’assurer de sa propreté et Informe l’administration site de toute anomalie constatée, à la prise de fonction quotidienne ;  En fin de journée, vérifier la bonne fermeture des portes et des fenêtres et s’assure de laisser les clefs au Supérieur Hiérarchique ;  Remplir à chaque déplacement le log book, ainsi qu’expliqué dans la Procédure de Gestion des Véhicules ;  Assurer le suivi des entretiens préventifs et informe son 700 km à l’avance ;  Rapporter immédiatement les problèmes, dommages et pannes à son Supérieur Hiérarchique pour traitement ;  Entretenir et veiller au maintien en bon état de propriété du véhicule dédié à la base ;  Informer/Rappeler Son supérieur Hiérarchique sur l’arrivée à échéance des visites techniques et assurances ;  S’assurer que le niveau de carburant n’est jamais inférieur au quart du réservoir ;  S’assurer du remplissage du réservoir auprès de la station-service destinée à cet effet ;  Renseigner correctement le log book lors du remplissage (kilométrage, quantité, date…)  S’assurer du bon remplissage du reçu donné par la station-service (date, véhicule, kilométrage, quantité, prix au litre, signature et tampon) ;  Informer son Supérieur hiérarchique de tout cas de fuite de carburant ou de problème d’odomètre.  Organiser et planifier les achats en collaboration avec son Supérieur Hiérarchique et les différents demandeurs sur place ;  Faire le lien avec le demandeur sur les achats à caractère spécifique ;  S’assurer de la conformité de l’ensemble des dossiers d’achats et prépare les dossiers avant de les archiver pour faciliter les contrôles ultérieurs ;  S’assurer de récupérer l’ensemble de la documentation liée aux achats auprès des concernés (contrats, bons de livraison, certificats de donation…) ;  Vérifier régulièrement les achats en cours, et s’assurer que les achats soient réalisés en temps et en heure ;  S’assurer que les quantités livrées par les fournisseurs correspondent aux achats ;  Mettre à jour régulièrement le tableau de suivi des achats dès la réception de la demande jusqu’à sa clôture ;  Archiver dans un classeur tous les dossiers clôturés ;  Respecter les méthodes de dépenses de plusieurs organisations internationales comme ECHO/ BON/EU/ CHRISTIAN-AID/ ACTION-AID/ AVSF/ OXFAM AMERICAN/AC  Assurer toutes autres tâches connexes confiées par son Supérieur Hiérarchique.