• Gérer efficacement les systèmes de classement (électronique et en dur) et coordonner avec les autres départements sur la tenue des dossiers et des archives; • Gérer l'émission de visas, permis de travail, l'enregistrement de l'organisation, et répondre aux autres exigences gouvernementales connexes pour le bien du personnel international; • Veiller à ce que toutes les demandes d'achats liées à l'administration, les demandes de paiement et les factures sont vérifiées et que les factures liquidées en temps opportun, selon des procédures financières et les accords contractuels; • Veiller à ce que tous les rapports, documents et autres informations administratives sont préparés à temps et de manière appropriée au besoin; • Superviser tous les services liés aux voyages tels que véhicules, réservations d'hôtels et achats de billets d'avion; • Superviser le support informatique en assurant l'entretien et la maintenance des équipements de IT et l'opérationnalisation d'un réseau qui fournit un emplacement de stockage central pour les fichiers, les impressions en réseau, le support de sauvegarde, la sécurité et le fonctionnement continu des services internet / email; • Gestion des baux pour tous les bâtiments de la délégation en Haïti (bureaux, habitations, entrepôts, etc.); • Gestion de la communication et des arrangements avec les propriétaires et tous les fournisseurs associés; • Gestion des contrats de support pour tous les bâtiments de la délégation en Haiti, y compris la maintenance des générateurs, l'approvisionnement en l'eau et en carburant, le nettoyage, le support aux ordinateurs; • Prendre les dispositions pour l'entretien courant et la réparation de tous les équipements de la délégation au niveau des bureaux et des résidences; • Identifier les besoins pour la location de bâtiments additionnels à travers Haïti; • Identifier et recommander de nouveaux bâtiments au besoin, l'organisation de leur contrat de location et leur opérationnalisation; • Assurer la gestion efficace et efficiente des commodités (installations) y compris leur opérationnalisation à travers la fourniture de matériels et mobiliers nécessaires à leur bon fonctionnement et leur entretien; • Collaborer avec le département des achats pour l'acquisition d'équipements et de services nécessaires et surveiller la qualité de services et le rapport qualité-prix; • Instaurer de bonnes pratiques d'entretien et de maintenance préventive des biens en veillant à ce que tous les employés contractuels et le personnel subalterne maitrisent les politiques pertinentes de travail, procédures et directives de sécurité; • Gérer l'acquisition d'équipements, l'utilisation, la réparation et leur cession; • Mettre en place et assurer des relations de travail efficaces avec l'ensemble du personnel; • Assurer des relations de travail efficaces avec les PNS et les dirigeants de la Société nationale; • Assurer des relations de travail efficaces avec les départements techniques et de service au niveau de la délégation, national et du siège; • Superviser le personnel administratif et des commodités (installations), gérer leur travail et donner des directives claires, faire un suivi régulier et recueillir leur feedback sur les services offerts; • Promouvoir des relations professionnelles de coopération avec le personnel, les partenaires, les fournisseurs et autres ; • Anticiper les besoins, préparer les budgets et surveiller les dépenses; • Faire montre de leadership fonctionnel pour le développement de politiques administratives, des lignes directrices et des procédures normalisées d'exploitation; • Coordonner la formation du personnel et des exercices de développement.

• Responsable de la bonne marche des activités de soutien au programme et coordonne tous les achats, la gestion des contrats, de la sécurité, de la logistique, des activités administratives et des interfaces avec le bailleur de fonds du programme ; • Assurer l’acquisition et l’achat des biens et services de qualité pour le programme ; • Etablir et maintenir un haut niveau et un environnement de travail très productif au bureau ; • Mettre en œuvre des procédures de soutien au bureau et recommander des changements/des améliorations dans les procédures pour fournir des services de soutien au bureau, y compris la sécurité de manière à atteindre une efficacité accrues ; • Superviser le personnel administratif et logistique et travailler avec d’autres personnes afin de fournir des services de soutien et d’assurer l’exécution efficace et efficiente des activités du projet ; • Assurer la sécurité du personnel et du bureau ; • Superviser l’échéancier de contrats des employés, contrats de location des véhicules, l’entretien et la sécurité du bureau ; • Veiller au respect des exigences de l’USAID ; • Assurer le classement adéquat et la sauvegarde des dossiers du projet ; • Compiler les différents rapports du projet ; • Assurer l’orientation des nouveaux employés pour tous règlements administratifs : faire le suivi pour l’obtention de l’assurance, des badges, etc. ; • Tenir à jour le dossier des employés : planification de congés ; • Veiller à ce que les procédures administratives, spécialement financières, soient respectées ; • Pourvoir à tous les éléments de communication qu’il s’agisse du plan, de l’exemple, (Histoire à succès), des photos, des fiches de renseignements et autres ; • Gestion de stocks de fournitures et d’équipements de bureau et assurer le déploiement du projet sur le terrain ; • Assister le « Grant Manager » dans la prévision du CASH CALL ; • Charger de la planification logistique du projet et la supervision des conducteurs ; • Superviser les chauffeurs, contrôler les livres de bord des véhicules et autres documents d’usage incluant la préparation de leur horaire de travail tout en mettant sur place un système de travail rotatoire, conduire leur évaluation trimestrielle, assurer une couverture adéquate des activités en matière de déplacement et le maintien des véhicules du projet.

• Responsable de la bonne marche des activités de soutien au programme et coordonne tous les achats, la gestion des contrats, de la sécurité, de la logistique, des activités administratives et des interfaces avec le bailleur de fonds du programme ; • Assurer l’acquisition et l’achat des biens et services de qualité pour le programme ; • Etablir et maintenir un haut niveau et un environnement de travail très productif au bureau ; • Mettre en œuvre des procédures de soutien et recommander des changements/des améliorations dans les procédures pour fournir des services de soutien, y compris la sécurité de manière à atteindre une efficacité accrue ; • Superviser le personnel administratif et logistique et travailler avec d’autres personnes afin de fournir des services de soutien et d’assurer l’exécution efficace et efficiente des activités du projet ; • Assurer la sécurité du personnel et du bureau ; • Superviser l’échéancier de contrats des employés, contrats de location des véhicules, l’entretien et la sécurité du bureau ; • Veiller au respect des exigences de l’USAID ; • Assurer le classement adéquat et la sauvegarde des dossiers du projet ; • Compiler les différents rapports du projet ; • Assurer l’orientation des nouveaux employés pour tous règlements administratifs : faire le suivi pour l’obtention de l’assurance, des badges, etc. ; • Tenir à jour le dossier des employés : planification de congés ; • Veiller à ce que les procédures administratives, spécialement financières, soient respectées ; • Pourvoir à tous les éléments de communication qu’il s’agisse du plan, de l’exemple, (success stories), des photos, des fiches de renseignements et autres ; • Gestion de stocks de fournitures et d’équipements de bureau et assurer le déploiement du projet sur le terrain ; • Assister le « Grant Manager » dans la prévision du CASH CALL ; • Charger de la planification logistique du projet et la supervision des conducteurs ; • Superviser les chauffeurs, contrôler les livres de bord des véhicules et autres documents d’usage incluant la préparation de leur horaire de travail tout en mettant sur place un système de travail rotatoire, conduire leur évaluation trimestrielle, assurer une couverture adéquate des activités en matière de déplacement et le maintien des véhicules du projet.

• Préparer la carte financière des entreprises qui promeuvent le travail communautaire, le développement des jeunes, le vivre en bonne santé et la responsabilité sociale ; • Préparer une base de données des personnes ressources dans les entreprises identifiées ; • Préparer un package de sponsorisation (Trousse de promotion, matériels de promotion) ; • Développer une stratégie de collecte de fonds et veiller à sa mise en œuvre ; • Rencontrer les personnes concernées ; • Faire le suivi, jusqu’au décaissement des fonds ; • Rédiger les rapports tels que demandés par les bailleurs de fonds ; • S’assurer que les fonds soient utilisés selon les prescrits des bailleurs ; • Veiller à ce que les dépenses soient affectées aux comptes appropriés et coordonner les opérations d’audit tout en assurant le renforcement et la mise en place de mesures de contrôle interne efficace ; • Rédiger le manuel des procédures comptables et d’audit ; • Planifier des événements et campagnes de levées de fonds ; • Ecrire des demandes de prêt et les propositions de subvention ; • Travaillez avec le Secrétaire Général et les membres du Conseil National de Direction en tant que principaux responsables des levées de fonds ; • Organiser et coordonner les rencontres entre le board et le Secrétaire Général de la fondation ; • Ecrire les procédures de fonctionnement du Conseil National de Direction à savoir le manuel de gouvernance ; • Prendre les procès-verbaux des réunions ; • Faire les suivi des recommandations et suggestions ; • Préparer les calendriers de réunion avec le board; • Faire le suivi des contacts établis par le Conseil dans le cadre des activités de lever de fonds.

• Assurer la coordination entre le ‘’YMCA de Greater New York’’, l’Ambassade Américaine et le YMCA d’ Haïti ; • Faire la promotion du programme, faire le lancement, le recrutement, la sélection ; • Coordonner les différentes séances d’orientation pour les sélectionnés ; • Faire le suivi, afin de s’assurer que les objectifs du programme se sont rencontrés et les trois parties impliquées sont satisfaites ; • Ecrire le projet post programme afin de s’assurer que les participants à leur retour au pays cultivent le giving back to the community et renforcent le YMCA à travers ses programmes et activités. Autres Taches Parallèles assignées • Ecrire les procédures de gestion et de fonctionnement des différents centres communautaires YMCA et de la fondation ; • Passer en entrevue les nouveaux recrutés ; • Préparer leurs lettres d’embauche ; • Préparer leur plan de formation ; • Assurer l’orientation des nouveaux employés pour tous règlements administratifs ; • Vérifier la fiche d’inventaire mensuellement avec l’intendant ; • Faire le classement et la gestion des archives ; • Tenir à jour le dossier des employés : planification de congés, courrier administratif, perdiem ; • Ecrire le journal mensuel de la Fondation ;