○ Assistée le Chef de Service ○ Enregistrement manuel et informatisé de toutes les réquisitions annexées de pro forma de matériels, de fournitures et d’équipements de bureau, cartes de recharges et bon de carburant ○ Classement par fournisseur respectif des dossiers de chèques émis ○ Enregistrement informatisé des dossiers de chèques émis ○ Suivi des chèques des fournisseurs ○ Faire le suivi des demandes de toutes les réquisitions ○ Responsable des correspondances du service ○ Autres tâches Connexes

○ Soutenir l’équipe dans la préparation et la production des documents de correspondance ; ○ Aider à la préparation des réunions et des réponses à des appels d’offres ; ○ Fournir et maintenir le soutien administratif pour la Direction de l’Entreprise en tenant compte du système de suivi ; ○ Assurer le suivi et l’exactitude des feuilles de temps et procéder à la préparation des informations relatives à la paie ; ○ Assurer le suivi des comptes payables en respectant les dates limites, le suivi des factures fournisseurs avec l’établissement des chèques ; ○ Assurer le suivi des comptes bancaires ; ○ La gestion de l’interface entre le bureau et les chantiers ; ○ Assurer un suivi de la gestion du courrier et des réservations pour les déplacements; ○ Assurer la gestion de la petite caisse ; ○ Etre responsable du suivi des achats pour la papeterie et autres produits nécessaires au bon fonctionnement du bureau ; Superviser et encadrer le support administratif, le support logistique et le contrôleur général des chantiers ; Préparer le budget hebdomadaire après avoir reçu les commandes des chantiers ; Participer à la réunion hebdomadaire de trésorerie ; Travailler avec le support logistique sur les bons de commande ; Assurer le suivi administratif des contrats des employés, des contractuels et consultants recrutes par l’entreprise ; Suivre l’évolution des dossiers du personnel auprès des services concernes (DGI, OFATMA, ASSURANCE, etc.) ; S’occuper du renouvellement à temps des pièces légales (patente, quitus, carte d’immatriculation, etc.) ; Préparer les états et les bulletins des salaires du personnel ; Gérer les dossiers du personnel tout en garantissant leur sécurité et leur confidentialité ; Assurer le suivi des rapports et la conciliation des comptes bancaires ; Tenir a jour le journal des achats et dépenses ; Travailler de concert avec le comptable.

o Distribuer le Courier; o Répondre aux appels téléphoniques; o Transférer les appels aux services concernés; o Recevoir les visiteurs et prendre en considération leurs requêtes; o Responsable du Classement des DPI, des inspections et des Opérations; o Responsable du Dispatching des rapports des opérations, DPI; et assurer que tout soit en ordre; o Appeler les fournisseurs pour leurs chèques; Demande de proforma ; o Recevoir les doléances des employés (Demande de Congé, AIC, ONA, ect.); o Préparer des Correspondances pour les Opérations (Demande d’accès aux ports); Lettre de couverture pour la Riceco, Geo Wiener, Café Rébo ; o Inscrire tous les rapports sortants de la Compagnie ; o Appeler les Agences Maritimes pour les prévisions et les Drafts ; o Suivi des Over time des Inspecteurs ; o Appeler les Inspecteurs chaque jour (matin tôt et à la fin de journée) o Préparer l’inventaire des caméras, des portables o Faire le suivi au jour le jour avec le Responsable des Operations pour le Workplan

o Distribuer le Courier; o Répondre aux appels téléphoniques; o Transférer les appels aux services concernés; o Recevoir les visiteurs et prendre en considération leurs requêtes; o Responsable du Classement des DPI, des inspections et des Opérations; o Responsable du Dispatching des rapports des opérations, DPI; et assurer que tout soit en ordre; o Appeler les fournisseurs pour leurs chèques; Demande de proforma ; o Recevoir les doléances des employés (Demande de Congé, AIC, ONA, ect.); o Préparer des Correspondances pour les Opérations (Demande d’accès aux ports); Lettre de couverture pour la Riceco, Geo Wiener, Café Rébo ; o Inscrire tous les rapports sortants de la Compagnie ; o Appeler les Agences Maritimes pour les prévisions et les Drafts ; o Suivi des Over time des Inspecteurs ; o Appeler les Inspecteurs chaque jour (matin tôt et à la fin de journée) o Préparer l’inventaire des caméras, des portables o Faire le suivi au jour le jour avec le Responsable des Operations pour le Workplan

Recevoir et placer les appels o Recevoir les courriers, faire la distribution o Assister l’Administratrice o Gérer la petite caisse o Gérer le personnel dans les villes de provinces (dans le cadre du projet) o Mise à jour des dossiers du projet o Rédiger des lettres d’invitations o Faire les réservations d’hôtels et autres pour les formations et forum o S’assurer du bon fonctionnement des formations et forum Faire le suivi des Items suivants : o Pro formas et commandes o Paiements fournisseurs o Travaux de secrétariat, rédaction de lettres, contrats, formulaires dans le cadre du projet o etc.

o Recevoir les clients o Recevoir les commandes o Rentrer les factures de tous les dépôts (8) o Préparer les per diem des employés du département o Rapport des dépenses de fin de mois o Préparer le rapport journalier des ventes de tous les dépôts (8)

o Recevoir les clients o Recevoir les appels o Aider les clients o Recevoir et préparer les doléances des clients o Recevoir des paiements des cartes de crédit o Appeler les clients dont leurs états de comptes sont retournés o Rapport des chèques retournés (paiement des cartes de crédit) o Virement bancaires o etc.

o Recevoir les clients o Recevoir les appels o Aider les clients o Recevoir les courriers, faire la distribution o Préparer les rapports de fin de mois o Taper les chèques de Direction o Distribution des états de compte bancaire (personnel) o Classement des dossiers pour les coffres de sûreté