FINANCE/ADMINISTRATION • Valide les rapports financiers mensuels pour chacun des projets à remettre au siège; • Supervise et contrôle les dépenses de l’organisation; • Appuie l’administrateur projet dans le suivi budgétaire de chacun des projets; • Participe à l’élaboration des rapports financiers à présenter; • Forme l’administrateur projet à l’utilisation du logiciel SAGA advenant son acquisition; • Effectue les démarches administratives relatives aux séjours du personnel expatrié ainsi qu’aux exemptions de taxes. • Met à jour les procédures administratives et financières • Met en place des outils de suivi • Responsable de l’archivage GESTION DES RESSOURCES HUMAINES • Supervise la gestion financière et administrative (contrat de travail, paiement des salaires, assurances et impôts) du personnel national et international ; • Initie et participe à la mise à jour de procédures RH ; • Élabore et met en place une politique salariale ; • Est garant du respect du cadre légal concernant le droit du travail ; • Supervise le personnel des départements logistique (logisticien base, assistant logistique dans sa responsabilité de gestion des stocks, chauffeurs, gardiens) et administratif (référent administratif et financier) : recrutement, embauche, formation, encadrement, supervision, élaboration des objectifs et des plannings, évaluation des performances ; • Supervise les procédures relatives aux démarches administratives relatives aux séjours du personnel expatrié ainsi qu’aux exemptions de taxes ; • Conseille et appuie le personnel dans la résolution de problèmes ; • Met en place des outils adaptés de suivi des RH. LOGISTIQUE • Général - Élabore un diagnostic interne du département de la logistique, développe des outils logistiques, appropriés si besoin, et veille à leur mise en application ; - En fonction des exigences des bailleurs de fonds et de saine pratique de gestion, développe, standardise et veille à l’application des procédures logistiques, incluant le traitement et la vérification des documents nécessaires à la planification et au suivi des opérations logistiques. - Assure et supervise la production des rapports de distributions pour les partenaires et les bailleurs de fonds. - Vérifie les rapports mensuels d’inventaire ; - Initie et coordonne les opérations de réponse aux catastrophes ; - Assure et vérifie que tous les documents (achats, inventaires, certificat de donation, exemption de taxes, transferts de propriété, etc.) soient ordonnés/conformes ; - Représente MdM Canada lors des forums inter-organisations sur la logistique. • Gestion des RH – équipe logistique en lien avec le logisticien base - Assure un bon management des équipes de la logistique - Supervise les plannings des chauffeurs et des gardiens • Gestion des approvisionnements - Assure et supervise le fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement; - S’assure du suivi des achats et du respect des procédures d’achat conformément aux procédures MDMC et procédures bailleurs ; - Veille à l’analyse des marchés locaux et à la mise à jour d’une base de données fournisseurs ; - Elabore des contrats avec les fournisseurs pour alléger les procédures d’achat. • Gestion des équipements - Supervise la gestion des stocks, la gestion des parcs et des inventaires ; - Participe à la réalisation du rapport de consommation des véhicules ; - Gère le dédouanement des envois cargo de MdM Canada en Haïti. • Maintenance de la base - En lien avec le logisticien de la base, il/ elle définit les besoins en équipement et maintenance de la résidence et du bureau de MdM Canada en Haiti ; - Supervise les travaux d’entretien de la base ; - S’assure de la mise en place et du respect des mesures de sécurité. GESTION DES VOLONTAIRES EXPATRIES • S’assure de la bonne compréhension des règles de sécurité en vigueur, pour le travail et pour la vie hors-travail ; • S’assure de la disponibilité des règles de sécurité dans la résidence ; • Gère la disponibilité des chambres de la résidence et à l’attribution de celles-ci aux arrivants ; • S’assure d’un accueil dans la résidence expliquant les règles de vie ; • Rapporte à la Coordination générale les problèmes de fonctionnement dans la résidence : conflits, manque de matériel, non-application des règles de sécurité, etc. SECURITE • Conçoit et rédige, en collaboration avec la Coordination générale, un plan de sécurité et veille à son application ; • De concert avec la coordination générale, participe à la veille en matière de sécurité auprès d’instances reconnues et de sources fiables et à l’analyse du contexte en matière de sécurité ; • Représente MdM Canada lors des forums inter-organisations sur la sécurité ; • Supervise le travail de récolte d’informations et d’entretien des réseaux d’informations du logisticien de la base et remonte ces données à la Coordination générale. COORDINATION / REPRESENTATION /RAPPORTS ET DEVELOPPEMENT DE PROJETS • Participe aux réunions de coordination de MdMC ; • Peut être amené à représenter MdM Canada lors de réunions extérieures (bailleurs, inter-ONG, forums humanitaires) ; • Participe aux réunions du réseau MdMC concernant la logistique et l’administration ; • Rédige le rapport mensuel, pour toutes les parties concernant son champ de responsabilités • Participe au développement de nouveaux projets sur demande et en collaboration avec l’équipe de coordination ; • Participe à l’élaboration budgétaire de nouveaux projets, à l’écriture de rapports bailleurs et à l’exercice de révision budgétaire en cours de d’année.

Tâches applicables à tous 1. Travailler en vue d’atteindre les objectifs que la Croix-Rouge française s’est fixé en Haïti et plus particulièrement sur tous les projets de la Croix-Rouge française, par un rendement efficace ; 2. S’assurer de la compréhension des directives, responsabilités et relations entre collègues ; 3. Etre capable de travailler sous pression ; 4. A la demande de l’équipe de direction, être prêt à exécuter d’autres taches et à assumer d’autres responsabilités que celles définies dans ce profil de poste, quand la situation l’exige pour le bon fonctionnement et la coordination des activités de la base et des projets ; 5. Etablir et assurer de bonnes relations de travail avec ses collègues et les délégués, y compris le personnel des autres PNS ; 6. Suivre les règles de sécurité du CICR et de la Délégation CRf en vigueur en Haiti 7. Communiquer de quelque façon que ce soit tout incident de sécurité au Délégué présent sur la base. OBJECTIF GENERAL DU POSTE :  Via la réalisation de tâches relatives à la gestion administrative et à la gestion des ressources humaines, assister le Chef de sous-délégation et participer à la bonne mise en œuvre des projets et au bon fonctionnement de la sous-délégation, dans le respect des procédures CRf et des règles des bailleurs de fonds. OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE :  Assurer la gestion quotidienne RH pour les employés de la sous-délégation, dans le respect des procédures de la CRf, du droit du travail Haïtien, en lien avec les managers et en facilitant la connaissance et la compréhension des règles par les employés.  Participer à la gestion administrative de la sous-délégation. DESCRIPTIF DES TACHES 1. Gestion des ressources humaines - Participation, en lien avec les responsables de projets ou département, au processus de recrutement des employés (organisation de la procédure et du calendrier, réception et classement des candidatures, convocation aux tests écrits et entretiens, etc.) ; - Préparation des contrats de travail et gestion de l’inscription à l’ONA des nouveaux employés en lien avec l’équipe administrative de Port-au-Prince ; - Briefing administratif des nouveaux employés : remise du contrat de travail, signature du règlement intérieur, récupération des divers documents nécessaires, explication des procédures RH (absences, congés, prêts, etc.) et du fonctionnement de l’assurance santé, etc. ; - Constitution, suivi et classement des dossiers des employés ; - Suivi des contrats (fin de contrat, renouvellement, fin de période d’essai, etc.), absences, congés, jours fériés travaillés et heures supplémentaires travaillées, et tenue à jour des tableaux de suivi ; diffusion des tableaux de suivi aux différents responsables ; - Relations avec les organismes publics (ONA, DGI, OFATMA, MAST, etc.) et l’assurance privée. - Suivi des managers pour la réalisation des évaluations de leurs N-1 ; - Participation, en lien avec les managers, aux procédures de demande d’explication et de sanction éventuelle ; - Préparation des documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation de paiement ONA, attestation de solde de tous comptes) et le solde de tous comptes du personnel en fin de contrat - Suivi des travailleurs occasionnels et journaliers, en lien avec les projets ou départements qui les mobilisent ; - Préparation de la paie, en lien avec l’assistant Finances : préparation des avances, mise à jour mensuelle de la Data RH, préparation des fiches de paie, chèques et de la demande de payroll pour la banque. - Préparation du reporting mensuel et envoi au Chef de sous-délégation - Participation aux réunions des représentants du personnel et préparation des comptes rendus ; - Participation aux réunions de sous-délégation et préparation des comptes rendus ; - Animation de réunion ou d’atelier à destination des employés afin de renforcer la connaissance et la compréhension des procédures ou règles administratives/RH en vigueur ; - Réponse aux employés concernant les questions RH et l’ensemble des procédures administratives ; - Veille à la diffusion des informations auprès du personnel, avec la préparation de note de service en français et en créole ; - Conseil aux managers afin que les réorganisations RH résultant de l’adaptation aux besoins opérationnels et supports soient menés à bien, en accord avec les procédures.

Objectif 1 : Participer à la gestion du personnel national et assurer le suivi administratif des dossiers Activités : - Vérifier les dates de contrats de travail et informer l’administrateur de leur échéance ; - Tenir les dossiers individuels des salariés à jour ; - Vérifier le respect des procédures de recrutement et de fin de contrats ; - Préparer les nouveaux contrats de travail ; - Etablir les documents administratifs relatifs aux contrats de travail ; - Enregistrer les absences dans la base de données ; - Effectuer le suivi des évaluations annuelles ; - Vérifier le remboursement des avances, des frais médicaux, le paiement des heures supplémentaires ; - Préparer le paiement des salaires et mettre à jour la base de données ; - Calculer les taxes, impôts et charges sociales et vérifier le paiement aux organismes concernés effectué par le comptable caissier ; - Préparer les informations et données statistiques nécessaires à l’élaboration des budgets et des coûts salariaux ; - Assister l’administrateur lors des réunions avec les représentants du personnel. Objectif 2 : Contribuer à la communication et au respect des procédures RH : Activités : - Animer des réunions pour informer les salariés nationaux des règles et procédures RH ; - Informer les nouveaux salariés des règles internes ; - Recevoir les requêtes ou plaintes des salariés et en informer l’administrateur le cas échéant ; - Apporter un soutien RH aux bases en l’absence de l’administrateur; - Assister l’administrateur lors des réunions avec les représentants du personnel. Objectif 3 : Participer aux relations avec les partenaires: Activités : - Participer aux réunions avec l’Inspecteur du travail ; - Participer aux réunions inter ONG.

Gestion des Ressources Humaines et Finances • Saisie des données, l'établissement des fiches de salaires et des contrats de travail, de la prise de rendez-vous, etc. • Gère également le suivi du personnel : congés, maladies, absences... et met à jour la base de données. • Participe au recrutement ou du licenciement. • Charger de la rédaction et de la publication des offres d'emploi. • Saisie des pièces comptables dans les livres de comptes. • Suivi de la trésorerie et des en cours de paiement. • Participer aux travaux de révision comptable et d’éditions d’états financiers. • Suivi des divers travaux de secrétariat et d’archivages du service « Administration Finances et des Ressources Humaines. • Participer au report de l’information financière auprès des instances dirigeantes et des tiers. • Assurer la bonne gestion des différentes caisses et veiller à ce que des approvisionnements réguliers puissent être réalisés • Réaliser un inventaire de caisse de manière hebdomadaire avec l’Admin FIN et s’assurer de son adéquation avec le journal. • Servir avec diligence, mais dans le respect des horaires d’ouverture définis de la caisse et en respectant les priorités des supérieurs, les employés et/ou services nécessitant du cash ou des chèques pour des avances opérationnelles, paiements ou autre décaissement à assurer • Réaliser les opérations courantes de journaux (de caisses et de banques) des paiements et des recettes • Assurer l’enregistrement avec des libellés corrects et précis des informations concernant les opérations courants au sein des livres de comptes • Garantir la bonne réception et/ou délivrance des documents justificatifs correspondant à ces opérations courantes en veillant à la conformité de ces documents aux procédures en vigueur. • Assurer une relation continue avec les banques dans le suivi de la trésorerie et des paiements (suivi approvisionnement des comptes, demandes de chéquiers, demande de virements).