§ Appuyer l'Equipe de Gestion de Programme (EGP) dans son fonctionnement du jour au jour, ses réunions régulières par l'appui à l'organisation logistique des réunions (internes ou externes), les comptes-rendus, liste de présence et le calendrier des événements essentiels ; § Assurer la liaison entre l'EGP, les équipes de terrain et les services d'appui de CARE (Administration/Opérations et Finances) en supportant les sous-bureaux dans l'envoi, la réception et la distribution de documents ou matériels aux différentes sections concernées ; § Assurer la mise en place d'un système cohérent d'archivage des documents du Programme ; § Planification des voyages pour le staff (réservation d'hôtel, demande d'avance pour per diem et logement, suivi avec la sécurité). S'assurer de la gestion du calendrier et déplacements des chauffeurs et véhicules par rapport aux activités de terrain ; § Ajout des congés dans le calendrier prévu à cet effet. Puis, exécuter toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l'EGP (tels que les anniversaires…)

§ Gestion Administrative d'environs 900 contrats (vie terme, express, collectif et à capital décroissant). S'assurer de la réception des dossiers de souscriptions en suivant les procédures jusqu'à la validation du contrat ; § Superviser et évaluer l'Assistante Administrative ; § Gestion de la facturation mensuelle des contrats d'assurance vie tout en s'assurant de la gestion des contrats caducs, annulés et à maturités. Effectuer tout changement/amendement aux contrats selon les demandes du client ; § Participer à l'élaboration des procédures et également dans l'exercice d'évaluation annuelle ou décisions stratégiques du département en ce qui concerne le portefeuille.

§ Fournir un soutien administrative aux processus liés à la gestion du système de communication et les matériels (tels que téléphones en réseau, desk phone, modems USB internet et gestion des paiements de factures y relatives). Maintenir une base de données pour le statut des matériels de communication. Supporter les sous-bureaux afin d'offrir un meilleur service dans la gestion de matériels de communication. Contribuer à la mise en place de politique relative à la gestion des téléphones cellulaires etc. § Fournir des services d'administration aux équipes du département des Opérations/Logistiques. Mettre en place un système de classement en papier et en version électronique. Mise à jour de la liste des contacts du staff de CARE. Assister dans la gestion administrative (mémos, lettres, courriers outre-mer etc.). Organiser et prendre des minutes des réunions et ateliers du département. Renouveler le Quitus fiscal tous les 3 mois. Responsable de la gestion du parc des photocopieuses. Gestion des comptes à payer (EDH, internet du bureau, sécurité, dératisation, eau, etc.). Gestion des loyers du staff international. Superviser et évaluer les compétences de l'Assistant Logistique/Chauffeur). § Responsable de la gestion du dédouanement (customs clearance) et expédition des effets personnels du staff international. Interagir avec toutes les autres sections/projets pour des questions administratives.

§ Assister dans l'administration et la gestion des fournitures de bureau du département des Opérations. Mettre en place un système de classement en papier et en version électronique. Mise à jour de la liste des contacts du staff de CARE. Responsable de la gestion du courrier et des communications internes du département. § Organiser et prendre des minutes des réunions et ateliers du département. Renouveler le Quitus fiscal tous les 3 mois; § Maintenir le quota des produits de carburants de l'organisation ; § Préparer le payroll mensuel des manutentionnaires de Drouillard; § Assister dans l'organisation et la preparation des ventes aux enchères (Auctions) pour l'organisation.

§ Traduction de quelques documents (rapports, notes, formes etc.). Gestion des courriels et des correspondances administratives. Etablir un système de classement. Tenir le calendrier de rendez-vous du Directeur Pays. Coordonner avec la Logistique pour des réunions externes. Exécuter toute autre tâche requise par le Directeur Pays en fonction de mes capacités et des besoins de l'organisation.

§ Suivi des activités quotidiennes. Assister la Coordonnatrice de Projet dans la préparation et l'évaluation des rapports d'activité du projet. Exécuter des tâches administratives : classement, traduction de documents, gestion des courriels et correspondances. Tenir un calendrier de rendez-vous de la Coordonnatrice de projet. Préparer les rencontres internes, coordonner avec la logistique en cas de déplacement. Si nécessaire, accompagner la Coordonnatrice sur le terrain ; § Préparer un inventaire pour toute demande de matériels et gérer les fournitures de bureau du projet.

§ Assister la Coordonnatrice de Projet dans toute tâche administrative et/ou technique. Préparer et répondre aux correspondances, archiver les dossiers, placer et répondre aux appels. Assister la Coordonnatrice dans les réunions de travail et en préparer les rapports. Assurer la distribution des dossiers. S'assurer que les articles sur le VIH/SIDA parus dans les colonnes du Nouvelliste et le Matin soient classés. Faire des réquisitions de voyage, de matériels en rapport avec le budget.

§ Gérer la base de donnée du réseau des concessionnaires. Préparer des rapports quotidiens de ventes des concéssionnaires. Publier des bulletins formels pour chaque nouvelle promotion sur le marché ; § Superviser le messager et l'équipe des agents de base de données ; § Gérer les courriers, emails et correspondances administratives ; § Assister le Directeur de Ventes dans la structure de la Section Ventes aux détails.

§ Réceptionniste de bureau. Exécuter des tâches administratives : emails, gestion de comptes des clients, petite caisse etc. Ecrire des lettres administratives. Organiser le classement des documents pour le bureau du PDG et du Directeur Administratif et Financier. Responsable de la préparation des réunions du Comité Stratégique et et du Conseil d'Administration. Assister la Gestionnaire de Services généraux, particulièrement dans la gestion des fournitures de bureau. § S'assurer de la mise à jour du recouvrement des comptes clients et en préparer un rapport hebdomadaire ; § Assister le PDG dans le suivi des promotions de produits sur le marché et planifier la diffusion de spots publicitaires de la Compagnie.

§ Réceptionniste de bureau. Organiser des tâches administratives de bureau : correspondances, rapports, circulaires, mémos, enveloppes etc. (logiciels Word et Excel). Responsable de la distribution des correspondances. Préparer des comptes-rendus pour des réunions du Conseil d'Administration ; § Responsable de la réquisition de fournitures et l'enregistrement des feuilles de requête, payroll et tout ordre d'achat de l'institution ; § Responsable du contrôle de tous les produits domestiques (détergent, Ajax etc.) de l'institution ; § Agent de protocole dans diverses ateliers/réunions entre le CEP, la Société Civile, les parties politiques, la Minustah et les Corps diplômatiques.