Payment monitoring

FONCTIONS / MISSIONS Le Responsable administratif et financier est responsable des déclarations fiscales et comptables, de la gestion de la trésorerie, des budgets prévisionnels, de la mise en place des outils de contrôle. Il assure la fiabilité des données financières du fonds. Il valide les décisions financières, vérifie l’équilibre budgétaire du fonds, met en place la stratégie financière adaptée de lever des fonds. Il informe le Directeur Exécutif, sous forme de rapport mensuel, sur la santé financière et prend en charge de concert avec le Directeur Exécutif la communication financière auprès des partenaires financiers. Le Responsable du poste a pour mission d'assurer une performance administrative et financière adéquate et le respect des exigences des bailleurs de fonds et des exigences internes. De plus, il est responsable de la gestion économique et de l'administration financière et fiscale des activités de FEED HAITI dans la région Haïti. 5 Les tâches prévues sont les suivantes :

FINANCE : • Veiller à ce que la comptabilité de la mission soit tenue en temps voulue et conformément aux règles et procédures du système de gestion comptable. • Saisir les comptes du projet dans le système de gestion et effectuer les contrôles correspondants. • Revoir et modifier l'allocation analytique des dépenses. • Planification et suivi du budget de la mission et des projets • Assurer une gestion transparente de la trésorerie de la mission. • Coordonner la préparation et la réalisation des audits financiers sur le terrain et accompagner ceux du siège. • Préparer les rapports économiques/financiers, ainsi que ceux exigés par les bailleurs. • Participer à la formulation de nouvelles propositions de projets, dans le cadre des responsabilités financières du poste. • Visites fréquentes des différentes Bases de la mission afin de mesurer l'adéquation des ressources humaines et financières avec les activités. • Négocier les aspects financiers et préparer les réponses aux obligations contractuelles fixées par les donateurs. • Mettre en œuvre les décisions budgétaires • Veiller à la prévention, et à défaut assurer l’atténuation des risques à toutes les étapes des opérations comptables • Travailler en collaboration avec le personnel financier et technique pour préparer et suivre régulièrement les progrès des budgets des plans d’activités par domaine technique. • Assurer la supervision, l’orientation et le mentorat des comptables, spécialistes financier et logisticien(s) et insuffler l’esprit d’équipe entre les équipes financières et administratives. • Surveiller la conformité et la mise en œuvre des processus financiers et opérationnels standardisés. • Agir en tant que personne ressource pour le personnel non financier en ce qui concerne les règles, les procédures et politiques du bureau, du gouvernement Haïtien, et des bailleurs de Fonds. • Gérer tous les aspects des opérations financières / comptables quotidiennes du bureau en Haïti. • Participer au développement du plan d'action du bureau et des budgets annuels en collaboration avec les autres membres de l'équipe du projet. Assister à la révision budgétaire et faire des recommandations nécessaires au Directeur Exécutif. 6 • Revoir, réconcilier, et suivre tous les comptes du projet, à savoir les comptes majeurs opératoires du projet ainsi que la petite caisse et être capable de réconcilier les avances. • Préparer et faire le suivi des budgets et dépenses, s'assurer que les systèmes des contrôles financiers et les mécanismes de suivi des performances des coûts sont bien respectés pour prévenir les dépassements ou la sous-utilisation des budgets; s'assurer de la bonne protection des fonds. • Maintenir et administrer le système de comptabilité financière conformément aux politiques du bureau. • Préparer les rapports financiers mensuels en utilisant un logiciel de finance adapté et les soumettre au Directeur Exécutif à temps, pour révision et approbation. • Assister le Directeur Exécutif dans la rédaction des différents rapports nécessaires pour les bailleurs de fonds et le bureau de FEED aux USA (OKC).

ADMINISTRATION ET RESSOURCES HUMAINES • Assurer l´application de la législation fiscale locale • Définition des protocoles de gestion administrative locale • Représentation institutionnelle et participation aux forums liés aux questions administratives et financières. • Gestion, suivi et mise à jour des procédures légales liées à l'enregistrement et à l'activité de l'organisation dans le pays. • Développer et mettre en œuvre la politique de RH dans la mission. • Responsable de la supervision des contrats de travail pour s'assurer qu'ils respectent les normes financières et juridiques établies. • Effectuer des briefings d'arrivée et de départ sur les aspects administratifs et contractuels. • Responsable de la formation financière et économique de l'équipe qu´il/elle supervise, ainsi que de l'organisation de ses tâches et de sa motivation. • Suivi des aspects administratifs du Personnel expatrié. • Participer aux processus de sélection et de recrutement du personnel national. • Assurer la formation du personnel national sous sa responsabilité dans le domaine des fonctions du poste (administratif, financier, comptable et RH). • Veiller à l'application de la législation locale pour le personnel recruté par FEED HAITI. • Assurer le suivi du système administratif. • Assurer que les procédures d’administration des ressources humaines soient respectées par le personnel du bureau de FEED HAITI, y compris le suivi des congés, des absences et autres aspects dans la gestion des ressources humaines. • Assurer que tous les membres du personnel du bureau se conforment aux exigences de temps des activités du bureau, ainsi que l’approbation en temps opportun des feuilles de temps (Time Sheet) par le personnel et les superviseurs immédiats. • Veiller à ce que les politiques et procédures de contrôle internes pour assurer la conformité des exigences du bureau et des bailleurs soient respectées. • Apporter un soutien aux équipes de terrain. 7 • Encadrer et former les équipes sur tous les aspects de la gestion des sous-subventions et de la conformité. • Tenir le personnel concerné informé des échéances et des livrables à venir, assurant ainsi l’exécution des responsabilités de travail. • Fournir une assistance technique au besoin pour renforcer les capacités des partenaires et des bénéficiaires locaux

GESTION LOGISTIQUE • Superviser la logistique : suivi des mouvements, de la maintenance et assurances ; • Superviser la section des achats (validation et comparaison des prix) et les stocks ; • Assurer la protection des actifs de l’institution. • Superviser et coordonner tous les processus d’approvisionnement. • Gérer toutes les opérations administratives du bureau à savoir les fournitures de bureau, gestion des véhicules et autre patrimoine du bureau. • Assurer la liaison avec le Service des achats pour s’assurer que tous les achats effectués par les partenaires sous-bénéficiaires locaux sont conformes aux règles et réglementations des donateurs. • Surveiller et rendre compte des problèmes de mise en œuvre et de rendement des sous subventions du programme en coordination avec le programme, le suivi et l’évaluation et la sécurité.

Comme Contrôleur Financier :

• Mise en place d’un système pour assurer le suivi des budgets.

• Révision documentée des budgets soumis par les partenaires. • Révision des pièces justificatives des dépenses transmises par les Responsables Financiers et les partenaires. • Préparation des tableaux de décaissement sur demande des Firmes d’Audit • Soumission des rapports des visites de terrain réalisées afin de corriger les faiblesses identifiées au cours du processus de révision des pièces justificatives • Mise en place d’un système pour le suivi des avances accordées aux Directions Départementales (PDI, PCI) • Fournir sur demande de l’Assistance Technique aux Responsables Financiers Départementaux • Soumission dans les délais des rapports EIS dus • Suivi des recommandations faites lors des révisions financières • Disponibilité des fonds pour la poursuite des activités dans les Zones Ciblées • Révision des rapports de dépenses et des pièces justificatives des dépenses effectuées au niveau des zones ciblées • Monitoring des tableaux de Payroll des Zones Ciblées • Versement dans les délais requis par le Fisc des Taxes sur Payroll des zones ciblées • Versement des contributions à l’ONA du personnel des Zones Ciblées dans les délais requis • Révision documentée des budgets des Zones Ciblées • Suivi des budgets des Zones Ciblées • Fournir de l’assistance technique aux Responsables Financiers pour faciliter une gestion financière optimale au niveau des Zones Ciblées • Production de rapports semi-annuels et des histoires à succès.