Traiter les demandes dachats (RFQ, RFP, analyse comparative, Bon de commande et Contrats) Rester en contact avec les fournisseurs concernant les commandes et les marchandises, les nouveaux produits, les conditions du marché. Recevoir, inspecter et distribuer des produits achetés aux personnes appropriées Assurer le paiement des factures Sacquitter des tâches administratives : révision de la liste des fournisseurs, préparation des rapports hebdomadaires et mensuels (Rapport sur des avances et des contrats, statut des achats, mis à jour du tracker Google) Identifier les entreprises minoritaires en tant que fournisseurs potentiels et s'assurer quelles sont des entités juridiques et enregistrées en Haïti. Travailler conjointement avec le coordinateur de l'entrepôt pour tous les équipements et marchandises reçus. évaluer la qualité et la pertinence des fournitures et du matériel; effectue des comparaisons coûts / qualité. Assurer la liaison avec toutes les unités de bureau afin de détermi

Ressources Humaines Aider à la préparation des contrats et faire le suivi avec les employés et la Croix-Rouge haïtienne pour la signature Préparer les demandes de paiement et Assurer le suivi avec les Finances pour tout paiement ou décaissement Participer à des actions administratives liées aux : Recrutements: Interview Schedule, la vérification de référence, Lettre offre, etc. Evaluations du rendement, fin de contrat, de formation, des contrats, Assurances. Préparer les documents pour lorientation des nouveaux employés et pour les séances de formations Participer à la gestion des congés et des feuilles de temps Gérer la base de données des Ressources Humaines et du système de Classement avec confidentialité Flotte Aider au maintien de la base de données de l'information des chauffeurs, tableau de bord Sassurer que les documents sont à portée de main, prêt à l'emploi, rempli et déposé. Aider les Collecte et prépare les feuilles de temps pour tous les chauffeurs

En charge de la Réception Maintenir la liste téléphonique des employés à jour, et les transmettre au service de réception du bureau central. Assurer la gestion des agendas de lutilisation de la salle de conférence Gérer, distribuer le courrier et tous documents reçus Aider à la préparation des ateliers de formations : Salle de conférence, lunch , matériels ect. Planifier les déplacements du Staff : Achat de billets et réservation d'hotel Demande de perdiem et / ou avance de fond Maintenir et enregistrer des informations de problèmes encourus dans le bâtiment et aviser les services habilités pour les travaux réguliers de maintenance et de réparation. Agir en tant que point focal de réception des curriculum vitae et d'assurer leurs soumissions aux RH et servir de pont entre lAdministration et les employés Soutenir le bureau et ladministration aux besoins. Assurer le classement des documents de lAdministration.

Gérer le personnel (recrutement, congé, congés prestations légales et autres) Préparer le Payroll sur une base bimensuelle Préparer les Contrats de travail, Attestations de Travail, Certificats et toutes autres correspondances relatifs aux Ressources Humaines. Faire le suivi avec lONA, OFATMA et la Compagnie dAssurance Préparer le rapport des heures supplémentaires des différents services sur une base bimensuelle. Assister le Responsable de lAdministration (préparation des contrats de service et suivi de paiements des fournisseurs et contractuels) Coordonner et préparer les demandes dachats des différents services (réquisitions, demande de proforma) Gérer la petite Caisse et préparer le rapport pour le renflouement hebdomadaire. Gérer le stock de fournitures courantes. Prendre les mesures nécessaires pour les réparations selon les procédures de maintenance. Assurer toutes les autres tâches Administratives

Gérer des dossiers des employés et des patients et saisi de données Gérer des achats (Préparer la réquisition, Passer les commandes et faire le suivi avec les fournisseurs) Préparer les correspondances En charge de la caisse et préparer le rapport de Caisse Planifier les rendez-vous des patients avec les médecins Planifier des réunions et rédiger les procès-verbaux après (Membre du Comité de Gestion de la FMC) Assurer les tâches administratives et le secrétariat