- Fournir un soutien administratif aux huit autres employés de la section : Responsable d'assurer le fonctionnement efficace du bureau dans tous les aspects en offrant la gamme complète des services de secrétariat et d'administration, y compris: préparation de divers documents et matériels d'appui au programme, la correction de tous les documents finaux; établir et maintenir les correspondances; assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau; fournir un soutien logistique aux consultants. - Être en mesure d'exercer un niveau élevé de compétences en gestion et de jugement en donnant suite à des tâches assignées dans des situations différentes (complexité de rôle et motif de travail inhabituel). - Approvisionner la section en fournitures de bureau et veiller à ce que tous les actifs sont maintenus en bon état. Demander les réparations des équipements de bureau et les services d'entretien au besoin. - Maintient un système de classement pour tous les document de la section en tenant compte des procédures standard de l'USAID, y compris les informations des rapports budgétaire et financière et le maintien d'un catalogue de toutes les données techniques des documents pour l'identification et la récupération rapide. - Préparer, éditer et contrôler la qualité de tous les documents de mise en œuvre en anglais et en français (PILS, MAARDs, Action Memorandum, lettres, rapports, etc.) - Préparer les demandes de voyage, chèques de voyage, les demandes d'exonération de douane, les câbles... - Organiser tout le soutien logistique et les exigences administratives pour l'équipe, y compris les arrangements de voyage et préparation des ateliers, séminaires, conférences et autres réunions. - Entreprend des visites de terrain pour vérifier l'état de la mise en œuvre du programme. - Former et superviser les stagiaires affectés à l'équipe (travail d'orientation / supervision générale), y compris l'établissement des objectifs de formation et de fournir une évaluation de la performance finale à la fin de la formation.

- Fournir un soutien administratif à toutes les sections de la Mission, au besoin, en offrant la gamme complète des services de secrétariat et d'administration, y compris: préparation de divers documents et matériels d'appui au programme, la correction de tous les documents finaux; établir et maintenir les correspondances; assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau; fournir un soutien logistique aux consultants. - Préparer les demandes de voyage, chèques de voyage, les demandes d'exonération de douane, les câbles... - Organiser tout le soutien logistique et les exigences administratives pour l'équipe, y compris les arrangements de voyage et préparation des ateliers, séminaires, conférences et autres réunions.

- Exécuter les taches administratives liées à la gestion des commodités dans le cadre du programme MYAP. - Rechercher et rencontrer les fournisseurs. Analyser les différentes offres reçues. Employer une bonne grille de lecture afin de mener une analyse plus poussée. Négocier les prix. - Ameublement des différentes résidences pour les employés sur le terrain. - Approvisionnement de matériels pour les différentes résidences. - Tenir à jour l’inventaire des matériels et équipement liés au programme tant au bureau que sur le terrain dans les différents dépôts et résidences. - Superviser les employés responsables de la gestion des biens dans les résidence et dépôts. - Assurer la gestion des comptes de petite caisse dans les différents dépôts satellites. - Effectuer le suivi des réquisitions auprès de la comptabilité et la vérification des pièces justificatives soumises avant de les acheminer à la comptabilité. - Assurer l’entretien des matériels et équipements du bureau à Port-au-Prince. - Assurer la liaison avec les employés travaillant sur le terrain et les partenaires et le bureau de Port-au-Prince. - Aider à planifier et à distribuer les matériels aux concernés du programme. - Participer aux ateliers de travail organisé par les autres ONGs partenaires, les Ministères et les bailleurs de fonds. - Compiler les données provenant du terrain ; mettre à jour les données enregistrées dans la base et en produire des rapports périodiques.

- Rédiger le courrier de la Direction et de la Coordination. - Analyser les rapports d’inspection, rédiger le courrier relatif aux décisions prises par la Coordination et s’assurer que le courrier est acheminé à temps aux institutions partenaires. - Faire le suivi des dossiers de concert avec la Coordonnatrice. - Aider dans la planification des rencontres d’information et de formation avec les institutions partenaires, (rencontres, séances de sensibilisation des parents et des comités d’écoles, comités de gestion des cantines) séances de formation des cuisinières. - Faire à la fin de chaque mois la synthèse des rapports hebdomadaires des activits de terrain soumis par les inspecteurs. - Maintenir à jour la liste des bénéficiaires des différents programmes (Banque Mondiale, Concern, Lannoo ect et la liste des produits achetés dans le cadre du programme de la Banque Mondiale. - Aider à planifier et organiser la distribution de matériels aux écoles du programme et en faire le suivi afin de s’assurer que toutes les écoles ciblées ont reçu ces matériels. - Effectuer des visites de terrain et soumettre un rapport circonstancié à la coordinnation. - Participer aux réunions et ateliers organisés par les autres ONG’s partenaires, les Ministères et les Bailleurs de Fonds.

- Opérer le téléphone switchboard et radio de communication. - Répondre aux appels téléphoniques. - Accueillir les visiteurs. - Classer les dossiers. - Assurer et faire le suivi de tout courrier. - Fournir un support au Secrétariat Régional. - Intervenir dans les situations d’urgence selon la mission de l’Organisation. - Gérer la petite caisse. - Gérer les cartes téléphoniques, les distribuer aux employés autorisés et préparer un rapport à chaque fin de stock. - Placer les commandes de lunch pour les employés. - Préparer les rapports de lunch pour les traiteurs à la fin de chaque mois. - Effectuer toute autre tâche sur demande de la Direction au bénéfice de l’Organisation.

- Taper les rapports des résultats des investigations faites par la section. - Taper les correspondances pour la section. - Interviewer certains couples en vue de déterminer la véracité de leur relation conjugale. - Traduire en anglais les résultats de ces interviews faites en créole ou en français. - Enregistrer dans la base de données de FPU le dossier de chaque postulant reçu par la section. - Téléphoner certains détenteurs de visa de séjour temporaire en vue de vérifier leur éventuel retour en Haïti. - Classer les dossiers et préparer un index y relatif. - Scanner des échantillons de signature dans la base de données de la section. - Répondre aux appels téléphoniques. - Faire des copies. - Exécuter toute autre tâche sur demande du Superviseur.