Répondre et diriger les appels téléphoniques Organiser et planifier les rendez-vous Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance. Aider à la préparation de rapports réguliers Développer et maintenir un système de classement Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau Commande de fournitures de bureau et recherche de nouvelles offres et fournisseurs Gérer les listes de contacts Gérer la réservation des salles de réunion Réserver des arrangements de voyage Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses Fournir un soutien général aux visiteurs Agir comme point de contact pour les clients internes et externes. Assurer la liaison avec les adjoints administratifs et les adjoints administratifs principaux pour traiter les demandes et les demandes des cadres supérieurs. Assurer la Logistique et le transport, hébergement, per diem, collation, billets d’avion avec les Service Généraux lors des déplacements (formations, conférences, etc.) de membres de la Direction. Gestion des courriers et des messages électroniques. Gestion administrative des dossiers du personnel et mise en place de la logistique des formations et des recrutements. Organiser les services de messagerie ; Circulation du courrier ; Distribution et gestion de la papeterie Gestion et Préparation du Rapport Mensuel de la Petite Caisse. Effectuer toutes les autres tâches assignées

Assurer le suivi avec les départements concernés des matériaux défectueux, à réparer ou remplacer. Conditionner et expédier les documents à archiver selon la procédure d’archivage de la banque. Evaluer les besoins en papeterie et fourniture de bureau, encre pour imprimante et autres, et assure leur approvisionnement auprès des Services Généraux. Assurer la Logistique et le transport, hébergement, per diem, collation, billets d’avion avec les Service Généraux lors des déplacements (formations, conférences, etc.) de membres de la Direction. Assurer le suivi des correspondances dans les délais impartis. Tous les suivis doivent être référencés, documentés et classés dans les dossiers. Mise à jour de la liste des Personnes politiquement exposées nationales et tenir le fichier sécurisé. Gestion des appels téléphoniques des membres de la Direction en cas d’’absence. Rédaction et mise en forme des documents, les faire suivre et les ranger. Gestion des courriers et des messages électroniques. Gestion administrative des dossiers du personnel et mise en place de la logistique des formations et des recrutements. Gestion et Préparation du Rapport Mensuel de la Petite Caisse.

Assurer l'accueil des clients et des fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier. Assurer le placement et suivi des commandes passées auprès des fournisseurs: devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements. Mise en place des documents légaux et Règlementaires pour les Appels d’Offres. Prépare les réponses aux appels d'offres et, après validation par le chef d'entreprise, les transmet aux clients. Mise en Place des dossiers RH. Harmonisation des procédures RH internes. Conseils en Gestion des RH. Gestion des dossiers, des chantiers, des plannings et des tableaux de bord. Préparation et animation des Réunions. Autres tâches connexes à la demande du Responsable de Projet.

Accueillir et accueillir les invités dès leur arrivée au bureau. Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants Assurez-vous que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures) Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / courriel Recevoir, trier,scanner et distribuer le courrier quotidien / les livraisons Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs) Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions Organiser le voyage et l'hébergement et préparer les bons Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie Autres tâches connexes à la demande du Chef des Opérations.