Fournir du support administratif à l’unité des Ressources Humaines en charge de la gestion administrative RH pour l’Opération Matthew Tâches et responsabilités clés : Recrutement • En concertation avec le Managers mène à terme les processus de recrutement (réception des demande de recrutement du personnel, l'offre d'emploi, la préparation des entretiens, publication des résultats et informe le personnel sélectionné ; • Actualise le rapport mensuel RH sur le statut global des recrutements (les Nombres de positions ouvertes /pourvues/ les candidats identifiés / les offres soumis) et maintient la base de données de recrutement actualisée. • Maintien l’archive des dossiers de recrutement et du personnel de l’Opération Matthew à jour. Gestion des Contrats du personnel • S’assurer que tous les documents nécessaires (la requête d'extension, la demande de personnel, la liste des Employés recevant l’extension, les recommandations officielles, etc.) sont disponibles avant la préparation des contrats ; • Maintenir la base de données des contrats à jour afin de produire des alertes de fins de contrats 2 mois avant à la fin de chaque contrat et informe le Officier Senior et les Managers pour des actions immédiates à prendre. • Fait un rapport hebdomadaire sur le statut de tous les contrats ;

Assurer la gestion administrative du bureau et Assister le directeur et les coordonnateurs de programme dans la gestion du bureau.  Assister le directeur de programme dans sa gestion des mails, correspondances et documentation  Assurer la circulation de l’information vers les autres départements  Planifier et coordonner les déplacements et les réunions du Directeur de programme ainsi que les coordonnateurs  Organiser l’ordre du jour des réunions du programme, participer aux réunions de programme et préparer les comptes rendus.  Assurer le protocole des réunions  Préparer la correspondance et aide dans la préparation des rapports narratifs  Archivage des documents administratifs  Gestion du stock Equipement et Fournitures de bureau  Contribuer à la gestion administrative du personnel expatrié  Briefing général des staffs (préparation du planning de briefing, introduction générale à l’arrivée de la personne  Participer au processus de recrutement de l’organisation  Gestion des matériels et fournitures de bureau  Assurer la liason administrative entre le bureau et ses partenaires  Actualisation du tableau récapitulatif des partenariats  Appui lors des Audits :  Gestion des billets d’avion  Réservation chambre d’hôtel et salle de conférence sur demande  Tenir l’annuaire interne o rechercher les coordonnées de partenaires, bailleurs et autres sur demande et les renseigner dans l’annuaire interne  Effectuer les traductions du directeur de programme et coordonnateurs

Assurer la gestion administrative des salariés nationaux & contribuer à la gestion administrative des expatriés du programme  Assurer la procédure de recrutement  Préparer la paie du personnel national  Assurer le suivi des décomptes de congés payés et autres absences et mettre à jour la Base De Donnée RH en conséquence  Assurer la préparation des déclarations sociales auprès des régimes sociaux  Assurer la gestion de la couverture médicale (enregistrement, suivis des remboursements, etc…)  Assurer la gestion administrative des dossiers individuels du personnel national & des contrats de travailleurs indépendants  Assurer la création, le suivi et la distribution des cartes de service des employés ainsi que des ordres de mission le cas échéant  Assurer la constitution du dossier RH des nouveaux employés  Assurer l’émission des attestations de travail et certificats de travail quand nécessaire ainsi que des feuilles de couvertures accompagnant les documents de l’INASSA  Assurer la gestion administrative des journaliers (édition des contrats et calcul des prestations) ainsi que la signature des contrats et avenants de travail.  Préparer les documents de la DGI, ONA, OFATMA, l’INASSA et autres taxes pour leur paiement  Préparer les contrats de travail  Traiter les demandes de prêt et le suivi des remboursements  Contribuer à la gestion administrative du personnel expatrié  Gestion des visas d’entrée et permis de séjour du personnel expatrié Garantir le respect des obligations légales et des procédures internes

Poste occupé : Caissière/ Aide admin  Tâches effectuées :  Gérer les entrées et sorties de caisse  Gérer les entrées et sorties de banque  Avances de salaires, salaires et indemnités  Acompte et Perdiem des employés Nationaux et Expats  Passer les écritures y relatives au journal de caisse et de banque et sur Excel  Classer les documents RH  Faire le suivi des congés/R&R des expats  Paiement mensuel DGI, ONA, Assurances des employés

 Gestion quotidienne des mouvements de caisse (Entrées et Sorties)  Gère-les entrées et sorties de caisse sur la base de pièces justificatives dument validées et signées par le coordinateur administratif, le responsable de projet et/ou le chef de mission  Avances professionnels aux personnels autorisés et habilités, aux fins de paiement des fournisseurs  Avances de salaire, salaires et indemnités autorisés au personnel AMI  Paiement de factures aux fournisseurs Validé et autorisé … ect  Document interne de transfert

 Responsable d’accueil  Assister le chef de projet dans la préparation du budget  Rédaction, réception et transmission du courrier  Participer dans des réunions interne et externe  Préparer les contrats des employés, des firmes, des journaliers ect…  Enregistrement quotidienne des transactions sur le logiciel comptable (Quicks Books)  Préparer le rapport financier et narratif du programme  Gestion du journal de banque  Préparer le payroll des employés  Préparer l’état de rapprochement bancaire  Archivage pièces comptables et documents RH.  Faire l’inventaire des équipements et matériels de bureau s’assurer de leur bonne utilisation  Faire le suivi des feuilles de présence des employés

 Préparation des lettres de travail  Préparer des fiches de décaissement et faire signer par la coordonnatrice  Préparer des chèques  Faire le payroll