• Maintenir un bon système de classement des correspondances internes et externes, contrats de travail/ services ou autres, et s’assurer de la bonne organisation ou tenue adéquate de ces dits dossiers ; • Etablir des relations interpersonnelles efficaces avec les membres du Personnel des bureaux régionaux et/ou de ceux du bureau centrale et les personnes contacts de l’extérieure ; • S’assurer d’une bonne communication et franche collaboration avec les représentants-délégués des organisations partenaires, des institutions bancaires, des audits internes ou externes ; • Préparer des lettres ou correspondances et mémos et leurs référenciés aux besoins. Assurer leurs distributions et de celle de tout autre document administratif ou financier à la/aux personne(s) concernée(s) ; • Accuser réception des lettres ou correspondances internes et/ou externes, autres documents administratifs ou financiers, et les transmettre aux personnes concernées ; • S’assurer de l’archivage approprié et adéquat des correspondances internes et/ou externes, autres documents administratifs ou financiers, de manière à faciliter les recherches rapides en cas d’éventuelles consultations ou pour les besoins d’audits ; • Rédiger brièvement un rapport de compte-rendu des points qui ont été discutés lors de la participation aux réunions de staff, séminaires, formations ou autres et dresser, selon les besoins, un plan d’actions permettant d’y accorder les suites nécessaires que de droit ; • Identifier les besoins d’achats de fournitures et accessoires de bureau, de matériels et équipements de bureau/ informatiques sans s’y limiter. • S’assurer de leurs approvisionnements dans le délai de temps impartis, de la gestion adéquate du stock des fournitures et accessoires de bureau, de l’enregistrement et de la sauvegarde de matériels et équipements de bureau/ informatiques rattachés aux services de l’administration centrale ; • Accuser réception et/ou prendre livraison pour distribution de tout nouveau matériel et équipement de bureau/ informatique rattaché aux services de l’administration centrale ou acheminement à l’un ou l’autre des bureaux régionaux de la World Concern Haïti. • Assurer le suivi du paiement mensuel, de la police d’assurances des employés, des cotisations à l'ONA et des taxes (IRI, CFGDCT, Acompte provisionnel et autres) à la DGI ; • • Veiller et/ou s’assurer de la mise à jour du Certificat d’accomplissement fiscal (Quitus) de la World Concern Haiti/ACLAM sur une base trimestrielle ou annuelle ; • • Veiller et/ou s’assurer de la mise à jour régulière de la franchise douanière de toutes les marchandises et dons en provenance d’outre-mer; • Appuyer, collaborer et coordonner avec les Agences d’Import & Export et/ou Agents broker pour tout ce qui concerne l’arrivée maritime et le dédouanement de containers de marchandises et/ou articles reçus en dons. • S’assurer de la disponibilité de tous les documents d’expéditions pertinents, le remplissage des formes destinées à cet effet avec des informations fiables et précises et la présence de toutes les parties prenantes à l’opération. • • Fournir, au besoin et sur demande, tout support administratif de tous les services généraux ayant rapport à la gestion efficace de la flotte des véhicules de la World Concern Haiti/ACLAM (assurances, immatriculation, rapport avec le garage externe, etc.) • Soumettre des dossiers complets pour chaque véhicule à la Direction générale des Impôts, à la Police, à l’O.A.V.C.T. et au Service de la Circulation; • S’assurer, après rédaction des rapports d’accidents par les employés du suivi avec la Police et de l’OAVCT. Acheminer les copies à qui de droit. • S’assurer que tous les documents et plaques d’immatriculation des véhicules sont à jour. Renouveler les plaques, l’assurance, et les cartes d’enregistrement, au besoin. • Assurer la distribution des plaques d’immatriculation et des vignettes respectives de chaque véhicule. • S’assurer qu’une copie des clés originales des véhicules est gardée dans l’armoire affectée à cet effet. • S’assurer aussi que les copies des papiers des véhicules (cartes d’enregistrement et d’assurance et autres documents pertinents y relatifs) sont toujours placées dans le carnet de bord ou à défaut dans la boîte à gants de chaque véhicule. • S’assurer, suivant l’horaire établi par le Garage, que tous les véhicules qui y rentrent, sont diagnostiqués, entretenus et réparés selon les normes de qualifications et de compétences requises pour l’exécution des travaux sollicités; • Veiller et/ou s’assurer du maintien d’un registre des véhicules envoyés au Garage avec le temps de réponse en cas d’éventuelles consultations ou pour les besoins d’audit. • • Prendre en charge de toutes les tâches administratives pour le Bureau • Gérer les questions de relations de travail telles que les griefs de l’employé et de la gestion des conflits • Assurer la liaison avec les bureaux régionaux pour les communications standards • Gérer les premières étapes du recrutement pour les postes les • Tenir à jour les enregistrements d’employé • Préparer les communications de travail général de bureau, les offres et les lettres de l’emploi • Coordonner les services bienvenus pour les visiteurs du Bureau (organiser les vols, hébergement et transport) • Coordonner les réunions et événements localement ou à l’étranger • Organiser les célébrations et les activités du personnel • Assurer le bon fonctionnement du département de l’Administration, y compris l’aspect ressources humaines ; • Être responsable de l’efficacité et la qualité des processus dans l’Administration, y compris l’aspect ressources humaines conformément aux valeurs et la mission de World Concern. • S’assurer de l’application de la législation du travail haïtien et respectent les politiques et les procédures relatives à la gestion du personnel de world Concern. • s’assurer que toutes les procédures administratives ont été suivis dans la gestion de tous les niveaux des processus de l’organisation ces achats, transport logistique, services d’entretien et de réparations bâtiment et elle, sensibilisation à la sécurité et autre genre de soutien administratif nécessaire)

• Rédactions des correspondances internes et externes • Rédaction des comptes rendus de réunions • Assister et appuyer le PDG de l’entreprise • Représenter le PDG en cas d’absence • Emission de paiement • Gestion du personnel (Congé, absence, recrutement…) • Effectuer les Ouvertures des comptes clients dans le système • Définir et suivre la politique de crédit en collaboration avec la direction générale • Vérifier et balancer les paiements avec le journal des recettes quotidiennes • Contrôler et faire des suivis rigoureux sur les comptes clients (Suivi des comptes impayés • Porter attentions aux procédures de recouvrement des comptes impayés • Tenir un système de classement pour les comptes à recevoir

• Réalisation d’interviews au niveau des institutions sanitaires dans les 9 départements susmentionnés en utilisant les questionnaires développés et repris sur tablette informatique. • Assurer la mise en œuvre appropriée de la méthodologie adoptée par le MSPP et LMG/Haïti

• Garder les archives de tous les documents administratifs et de la Direction Générale de la SHASSMEPPE • Rédiger des correspondances, compte-rendu de réunion et autres documents a la demande • Organiser le transport pour tous les gestionnaires de projet chaque semaine en coordonnant avec les chauffeurs et en partageant un plan de sortie avec le staff chaque lundi • Gérer la petite caisse en assurant la documentation de toutes les sorties et les entrées d’argent, tout en assurerant le bon remplissage de toutes les demandes de décaissement pour la petite caisse • Recevoir toute la correspondance entre les partenaires et le siège central, la partage avec le Directeur General et garder les archives de cette correspondance. • Maintenir la documentation en ce qui concerne les accords de partenariat et d’autres contrats pertinents (fournisseurs, location des bâtiments, de services…) Gérer l’inventaire des actifs au bureau en remplissant les demandes de sortie et en vérifiaient la condition des actifs régulièrement. • Documenter la réception des chèques et acheminer les vouchers signes au bureau central. • Effectuer toutes les taches Administratifs du bureau central : Prise de rendez-vous, suivi de dossier, impression et/ ou photocopie de documents, suivi des fournitures de bureau, etc. • Réaliser toute autre tâche Administrative selon les besoins

• Responsable du Contrôle de qualité, du maintien de la propreté et de la satisfaction du client • Respect du manuel des opérations • Rédaction des documents administratifs requis pour la gestion des shops • Supervision du staff dans tous les aspects de la gestion du shop • Gestion des urgences • Prévision des besoins • Rédaction des commandes de produits • Entrée des réceptions de produits sur le logiciel de vente • Garante du maintien de la standardisation du service • Accueil des clients et gestion des besoins de la clientèle • Se porter garant de la qualité des marchandises stockées et en exposition. Veiller de manière continue aux dates d’expiration des produits • Assister la caissière dans sa fermeture de caisse journalière • Assister le staff et leur servir de porte-parole • Anticiper les besoins du shop

• Appuyer le Coordonnateur de projet dans la coordination de la mise en œuvre des activités de mobilisation sociale et de plaidoyer du projet • Assister le Coordonnateur de projet dans la supervision et l’encadrement du travail des équipes de bénévoles • Représenter l’organisation, sur demande du Coordonnateur de projet, auprès de ses différents partenaires ; • Assister le Coordonnateur de projet dans la documentation des réalisations du projet • Classer et maintenir à jour les dossiers du projet. • S’assurer que tout le matériel nécessaire à la bonne marche du projet est disponible et en bon état de fonctionnement ; • Développer et mettre en place des outils nécessaires au suivi relatif à l’entretien et l’utilisation de matériel et préparer les réquisitions, prendre les factures pro forma et exécuter les achats . • Assister le Coordonnateur de projet dans l’organisation des sessions de formation ou de sensibilisation. • Participer aux réunions des partenaires du projet et en produire des comptes rendus. • Recevoir et expédier le courrier, assurer la gestion et le classement des correspondances relatives au projet • Tenir la petite caisse du projet ;

• Préparer des réquisitions, obtenir des pro formas, effectuer des paiements, réaliser des achats et transports, s’assurer de la conformité des signatures, organiser des livraisons et se procurer des pièces justificatives. • Fournir un plan de travail mensuel au coordonnateur local sur les activités du projet. • Travailler avec le coordonnateur local à l’élaboration d’un budget prévisionnel. • Représenter le projet lors de l’absence du coordonnateur local auprès des partenaires travaillant dans des activités communautaires notamment liées à la gestion des désastres (DPC, Ministères, OCB, ONG…). • Veiller à la bonne utilisation des ressources mises à disposition par le projet ; • Communiquer régulièrement auprès des branches locales de la CRH de l’avancée des activités du projet. • Appuyer le coordonateur de projet, les superviseurs terrain ainsi que les promoteurs dans l’exécution des taches, la mise en place et la compréhension des procédures administratives, logistiques du projet • Tenir à jour les dossiers des dépenses du projet : pro formas, réquisitions, check request • Suivre les règles et appliquer les procédures de la CRH pour effectuer toutes dépenses et acquisitions pour le projet : pro formas, réquisitions, check request, signature des documents (CRA et CRH), etc. • S’informer de l’évolution de prix, de la tendance des fournisseurs et de la qualité de leurs produits et services avant toute réquisition • Fournir un appui régulier et rapproché dans la gestion des petites caisses des bureaux locaux du projet • Faire le pont entre la CRH et la CRA, le terrain et les bureaux du projet pour l’exécution des activités du projet et la conformité aux procédures • Participer activement dans la réalisation de toutes les activités du projet : rencontres communautaires, workshop, sessions de formations, exercices de simulation, mitigation… • Fournir un appui technique aux comités locaux de la CRH dans les deux communes : formations, gestion et entretien d’un bureau et d’un personnel, etc. • L’inventaire du matériel du projet, des dépenses effectuées, des changements au niveau du budget et à l’archivage de tous les documents du projet • Soumettre un rapport mensuel.

• Mise en œuvre du CDCJ au niveau départemental • Suivi des activités • Gestion de la base de données • Travail de terrain • Superviser les travaux des moniteurs dans les centres • Rechercher des opportunités économiques pour les jeunes en situation difficile (Stages et emplois) • Soumettre un Rapport mensuel.

• Gestion de la petite caisse, Payroll des agents • Faire le pont entre l’agence et les clients, représenter le PDG en cas d’absence • Facturation des clients • Soumettre un rapport mensuel

• Recevoir les clients, Classification des dossiers • Appuyer les agents dans la compréhension des procédures administratives de l’agence (Time Sheet, congé, Absence etc…) des agents, Rapport Journalier

Vente de billet Teneur du grand livre