AVIS DE VACANCE DE POSTE (CADRE ORGANIQUE) NO: 7.4.1- 013/09/ADM
NIVEAU (CLASSE): NOA

Sous la supervision directe du représentant de la FAO dirigeant un Bureau de pays, le fonctionnaire est responsable de la planification et de l’exécution des activités administratives et financières du Bureau, notamment de la coordination et de la supervision du personnel administratif et de soutien selon les exigences et la structure du Bureau. En particulier, il doit:

▪ Donner un appui et des avis au représentant de la FAO dans le domaine de la gestion et de l’administration de bureau;
▪ Avoir une vue d’ensemble du travail du bureau et suivre de près toutes les activités afin de garantir qu’un soutien administratif soit donné en temps opportun dans les domaines tant généraux que spécialisés;
▪ Préparer des calendriers détaillés, remplir des fonctions administratives et de gestion du personnel, y compris le recrutement, l’orientation, la formation et la supervision du personnel de soutien;
▪ Informer le personnel de la FAO, le personnel et les consultants de projet au sujet de questions administratives et intéressant le personnel; assurer la liaison avec les bureaux du gouvernement hôte, les bureaux régionaux, les bureaux sous-régionaux et les divisions techniques et administratives au Siège à cet égard;
▪ Tenir un compte d’avances de caisse et préparer des états de dépenses mensuels;
▪ Contribuer à la préparation des propositions budgétaires et des estimations financières; mettre en place et exercer des contrôles financiers efficaces; agir à titre d’agent certificateur assurant la pertinence des dépenses dans les limites du budget approuvé;
▪ Définir en détail les besoins de matériel et en organiser l’achat, l’inventaire et le contrôle;
▪ Participer à la création et à l’adoption d’applications informatiques standard en comptabilité, information et autres systèmes et initiatives en technologie de l’information, par exemple bibliothèque virtuelle, enregistrement électronique, etc. par le Bureau du représentant.
▪ Surveiller l’application des directives de sécurité (y compris la formation et l’achat d’un matériel de sécurité) pour assurer la conformité totale du Bureau avec les Normes minimales de sécurité opérationnelle.
▪ Fournir un soutien administratif et opérationnel aux projets;
▪ S’acquitter d’autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Les candidats doivent remplir les conditions suivantes:
▪ Diplôme universitaire dans un domaine lié à la gestion des affaires ou à l’administration publique.
▪ Un minimum de trois ans d’expérience professionnelle en gestion, administration, comptabilité, gestion du budget ou du personnel, y compris une expérience en supervision et une connaissance de base de la gestion du personnel
▪
Connaissance courante de la langue utilisée pour communiquer avec le pays (anglais, espagnol ou français). Connaissance de la langue officielle utilisée par le gouvernement et de la langue locale parlée le plus communément.

Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants:
▪ Pertinence de la longueur et de l’étendue de l’expérience acquise dans le domaine de la gestion et de l’administration de bureau, y compris de l’expérience en supervision
▪ Pertinence des titres universitaires dans un domaine lié à l’administration des affaires ou à l’administration publique et bonnes connaissances informatiques dans les systèmes administratifs et les progiciels standard
▪ Expérience précédente auprès de l’Organisation des Nations Unies et connaissance des règlements de l’Organisation des Nations Unies
▪ Esprit d’analyse et aptitude à l’encadrement ; aptitude à appliquer les règlements dans le domaine d’intérêt
▪ Capacité de communiquer de manière claire et concise
▪ Approche axée sur la clientèle et les résultats
▪ Capacité de travailler dans une équipe et d’en tirer le meilleur parti possible.
Prière de noter que tous les candidats doivent posséder une bonne connaissance de l’informatique et des logiciels de traitement de textes et doivent pouvoir travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

REMUNERATION
Le traitement annuel net afférent à la classe (dont un élément variable correspondant à l’indemnité de poste) est compris entre et dollars EU (sans charges de famille) et entre et dollars EU (avec charges de famille)

AVANT DE PRESENTER UNE CANDIDATURE, prière de lire attentivement et de respecter scrupuleusement les Conseils aux candidats
GUIDELINES TO APPLICANTS

Examine carefully the relevancy of your qualifications by reviewing the Duties & Responsibilities of the position and the requirements that are needed in order to perform the job successfully.

HOW TO APPLY

Please provide a completed FAO Personal History Form, found on the Internet site: http://www.fao.org/vA/ADM11E.DOT

▪ Your application should be typewritten (where possible), signed and dated.
▪ Clearly indicate in the appropriate box on the Personal History Form and on the front of your application, the title of the post and the Vacancy Number.
▪ Submit a separate application for each position for which you are applying.
▪ Send your application to the address (mail, e-mail, or fax) indicated on the Vacancy Announcement.
▪ Internal candidates should provide 10 copies of their application.

Applicants will be contacted directly if selected for an interview.

FILLING IN THE FAO PERSONAL HISTORY FORM

LANGUAGE SKILLS

Please list the languages with which you are familiar, beginning with your mother tongue, indicating the extent of your knowledge as:

▪ Excellent/Good = Working knowledge: You will be expected to work independently using the language required, to prepare a variety of written communications (correspondence, reports, working papers, etc...), to participate actively in meetings and in work-related discussions, etc.

▪ Fair = Limited knowledge: You will be expected to follow work related discussions or meetings, even though you may wish to intervene in another official language. You will be expected to participate in simple conversations, to use the telephone, to read and understand work-related texts and to write simple communications, etc.

▪ Slight


COMPUTER SKILLS

▪ Indicate your word processing skills and knowledge of database/spreadsheet (e.g. Excel, Access), or any other office automation software known and used.
▪ If applicable, specify your work experience in data entry/retrieval and programming skills. Indicate knowledge of programming languages and operating systems.


ACADEMIC QUALIFICATIONS

Starting with the present and going in back in time, please give details of:

▪ Period of study with name and location of the academic institution,
▪ Title of study obtained, both in the original language and in English, indicating the subject(s) of specialization and year degree* was/is to be awarded,
▪ List any other relevant training or formal education that may be relevant to your application.

If selected for an interview, you will be expected to provide FAO with certified copies of your academic qualifications.

* A university degree is a title of study substantiated by at least 3 years of full time study (equivalent to a BA or BSc) from a bona fide institution. An advanced university degree is equivalent to a Masters degree.


EXPERIENCE

▪ Relevant professional experience is counted from the time of attainment of the first relevant degree.
▪ Endeavour to demonstrate how your experience meets the requirements of the post.


OTHER INFORMATION

▪ If applicable, give the number of publications and provide a list and the dates of the most relevant publications.
▪ Provide samples of written work only upon request.

Environnement de travail : multiculturel et non fumeur

2009-09-16