Assister les managers d’Education et de livelihood ainsi que les autres membres des Programmes Education et livelihood, dans la gestion des tâches administratives, financières et logistiques conformément aux procédures en vigueur.

Responsabilités spécifiques

Administratives
• Assurer la gestion des systèmes administratifs (disponibilité des formulaires – multiplication/circulation et publication de documents des managers, des Field coordinators et des animateurs, et vice versa).
• Travailler à la production des documents: Contrats annuels de gestion, contrats ponctuels avec les fournisseurs de services, etc.
• Gérer la correspondance interne et externe des Programmes.
• Recevoir/fournir des informations des/aux partenaires au besoin.
• Contribuer à la liaison entre les programmes, les partenaires et les autres sections, et, la Direction.
• Faire les planifications logistiques, participer aux réunions des sections et en produire les minutes dans les délais raisonnables.
• Préparer toute la documentation nécessaire pour les différentes activités des programmes (lettre- contrat – LRF- demande de déboursement, justification d’avance).
• Assurer un bon système de classement au sein des programmes (formulaire, dossiers, correspondances, matériels, etc.)

Comptables
• Assister les managers des programmes dans la gestion des stocks de matériels et maintenir un inventaire à jour (réception et livraison de matériel).
• Faire le suivi des réquisitions et s’assurer de la distribution rationnelle des stocks de matériel dans les différentes aires d’intervention des programmes.
• Vérifier tous les documents comptables avant de les soumettre aux managers.
Logistique
• Assister les managers dans la gestion de la logistique du programme (ordinateurs et accessoires, motocyclettes et véhicules 4x4).
• Servir d’intermédiaire entre les utilisateurs de véhicule et l’administration

Autres
• Servir de back up à la réceptionniste suivant le calendrier prévu.
• Accomplir toutes autres taches jugées utiles à la bonne marche de la section et du bureau en général sur demande de ses superviseurs

1. Diplôme de secrétariat bilingue
2. Trois ans d’expérience à un poste de secrétariat bilingue
3. Excellente connaissance de l’informatique (Windows ; Word ; Excel ; Access)
4. Bonne connaissance, parlée et écrite, du Français et de l’Anglais
5. Bonne capacité d’organisation et de gestion
6. Bonne capacité à travailler sous pression et dans des horaires contraignants
7. Bonne éthique professionnelle et sens des responsabilités
8. Bonnes aptitudes interpersonnelles de communication
9. Disponibilité pour le déplacement selon les besoins du poste
10. Jouir d’une bonne santé

Principes du CRS liés au poste :
1- Dignité de la personne humaine. 2- Bien commun. 3-Option pour les pauvres. 4- Attitude positive, tournée vers l’action.

Les candidats intéréssés sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de couverture, copie des diplômes) avec la mention EDU—AA--0809

2009-08-27