Organisation des Nations Unies pour l’Alimentation et l’Agriculture

AVIS DE VACANCE DE POSTE (CADRE ORGANIQUE) :

Date de publication : 29/07/09
Date limite de dépôt des candidatures : 14/08/09
TITRE DU POSTE : LOGISTICS OFFICER NIVEAU (CLASSE) : NO-A
LIEU D’AFFECTATION : Port-au-Prince (Haïti)
UNITE ADMINISTRATIVE: Emergency Operations Service (TCEO) DUREE*: 12 mois (renouvelable)
Emergency Operations and Rehabilitation Division (TCE) CODE/ No. DU POSTE: 001/07/09
Technical Cooperation Department (TC) CODE CCOG: 1A09

FONCTIONS ET RESPONSABILITES
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Haïti et la supervision directe du Coordonnateur régional des urgences et de la réhabilitation en Amérique Latine et Caraïbes et du Coordonnateur des urgences et de la réhabilitation en Haïti, en étroite collaboration et en appui à l’équipe de l’Unité de coordination de l’urgence et de la réhabilitation en Haïti (ERCU), ainsi qu’en tenant compte des relations de partenariat avec le Ministère de l’agriculture, des ressources naturelles et du développement rural-MARNDR, les agences des Nations Unies et Organisations Non Gouvernementales dans le pays, le Logisticien est chargé des tâches suivantes :
1. Gérer et superviser la logistique des projets d’urgence sur le terrain afin d’assurer la qualité et les délais de réception/distribution
des intrants et services aux bénéficiaires :
1.1 Achat :
• Participer à l’élaboration des plans d’achat de façon programmatique (plusieurs projets) et par projet et appliquer les règlements et procédures d’achat et de services de la FAO ;
• Donner les informations nécessaires et appuyer le processus des appels d’offres (identification des fournisseurs, date et lieu de livraison, etc.) ;
• Préparer les bons de commande locaux et internationaux conformément aux procédures établies par la FAO ;
• Suivre les bons de commande et autres document en rapport avec les approvisionnements en intrants et autres matériels ;
• Suivre de près les dates de livraison, contrats et transports aériens, maritimes, routiers pour assurer l’arrivée des marchandises aux entrepôts de la FAO et des partenaires opérationnels ;
• Assurer le dédouanement des intrants achetés par la FAO et importés en Haïti et préparer les documents y référant ;
• Coordonner la livraison des intrants avec les services de Contrôle de la quantité et la qualité (superintendance) des intrants fournis conformément au bon de commande et s’assurer que les rapports de la superintendance sont envoyés à TCEO Rome pour les autorisations respectives et paiement des fournisseurs ;
• Obtenir les dossiers complets des factures et notes de livraison pour assurer le paiement régulier de la part de l’Organisation aux fournisseurs locaux.
1.2 Distribution :
• Planifier les activités logistiques et les moyens de transport à utiliser pour la livraison efficace des intrants et matériaux aux bénéficiaires et partenaires ;
• Analyser la logistique nécessaire et disponible pour les transports selon les sites de livraison et proposer des alternatives de transports efficaces, rapides et à coût raisonnable ;
• Assurer le suivi du plan logistique en tenant compte des péripéties des processus administratifs et les facilités et capacités des autres institutions et partenaires et si possible, établir des relations de travail/partenariat avec d’autres agences des NU et autres organisations humanitaires qui ont des capacités logistiques, y compris le PAM, le Gouvernement et la MINUSTAH ;
• Préparer les intrants à fournir pour les différents sites de livraison et les bons de livraison du magasin central ;
• Organiser le transport et l’expédition des intrants et matériels logistiques sur le terrain selon les plans de distribution.
2. Assurer la gestion des stocks :
• Identifier les dépôts pour le stock des intrants, suivre la gestion des stocks et établir la synthèse des rapports des inventaires périodiques faits par les sous-bureaux et antennes ;
• Assurer que les entrées et sorties du magasin sont bien enregistrées sur un système de fiches standards et une banque de données et que les autorisations soient proprement gérées ;
• Assurer que les entrée et les sortie des marchandises des entrepôts soient contrôlées et enregistrées, selon un minimum de procédures et contrôle type ;
• Superviser la mise à jour régulièrement des fiches de stock par projet et par entrepôt de la FAO ;
• En utilisant un plan de gestion d’entrepôt, s’assurer que toutes les marchandises livrées dans le cadre des projets d’urgence et de réhabilitation soient disposés de manière à simplifier leur identification et stockage ;
• Assurer périodiquement le contrôle de l’inventaire physique des stocks avec les responsables des dépôts ;
• Faire des visites de terrains pour apprécier la gestion des stocks dans les dépôts de la FAO ;
• Contribuer au recrutement et à la formation des logisticiens dans les sous-bureaux/antennes ;
• Veiller aux bonnes conditions de stockage des intrants et à la qualité des intrants reçus.
3. Faire le suivi et produire des rapports réguliers :
• Réaliser régulièrement, de façon mensuelle, les rapports d’analyse de consommation de carburant et d’utilisation des véhicules ;
• De façon consultative, faire le relevé mensuel des besoins en équipement/matériel et produire une synthèse des recommandations/propositions en matière de logistique et d’actualisation régulière des inventaires et banque de données ;
• Etablir et maintenir à jour l’inventaire de l’équipement durable conformément aux procédures établies dans le Manuel FAO Section 503.
• Superviser les assistants en logistique pour le suivi des véhicules et transports et pour la gestion de la banque de données de logistique et achats.
4. Mettre en œuvre les autres tâches suivantes :
• Assister la préparation et l’organisation de la logistique et du transport pour les missions en ce qui concerne, les visites, réunions, cours de formation et ateliers prévus ;
• Organiser l’utilisation et la distribution de l’équipement de communication, tels que les téléphones/radios portables et satellitaires pour le personnel, les consultants et les missions dans le cadre des projets d’urgence ;
• S’assurer de la conformité avec les normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) et celles du Département de la sûreté et de la sécurité (UNDSS) quant à l’utilisation de l’équipement ;
• Exécuter d’autres tâches liées à distribution et au suivi technique des activités de mise en œuvre sur le terrain, ainsi que d’autres tâches qui pourraient être demandées par les superviseurs en lien avec l’achat, la distribution ou gestion des stocks des biens et matériels utilisés dans le cadre des opérations d’urgence de la FAO.

CONDITIONS MINIMALES A REMPLIR
Les candidats doivent remplir les conditions suivantes :
• Diplôme d’études universitaires en administration des affaires, commerce, droit, économie ou dans une discipline apparentée ;
• Trois ans d’expérience réussie dans des fonctions similaires, de préférence dans le système des Nations Unies ou auprès d’organisations internationales non gouvernementales et avec une bonne connaissance de la logistique et du mouvement des stocks ;
• Très bonne maîtrise du français (écrit et parlé) et pratique professionnelle de l’anglais.

CRITERES DE SELECTION
Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
• Expérience pertinente en matière de logistique et de gestion, de préférence dans la FAO et/ou d’autres organisations humanitaires dans le cadre des urgences complexes et désastres naturels ;
• Bonne connaissance du secteur humanitaire et des opérations spéciales d’urgence et de réhabilitation agricoles ;
• Aptitude à produire des rapports de planification logistique analytique et concis, des concepts de rapports d’opération et du matériel informatif en matière de logistique pour le personnel de la FAO ;
• Connaissance de la gestion de l’information et expérience pertinente pour sa mise en œuvre dans le cas d’urgence ;
• Fortes aptitudes interpersonnelles et communicatives
• Connaissance de l’espagnol est un avantage
Prière de noter que les candidats doivent posséder une bonne connaissance de l’informatique et des logiciels de traitement de textes et doivent pouvoir travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.
*Pour les candidats internes de la FAO, la durée de l’engagement sera établie en fonction des politiques en vigueur sur la prolongation des engagements.
REMUNERATION
Le traitement annuel net afférent à la classe (dont un élément variable correspondant à l’indemnité de poste) est compris entre et dollars EU (sans charges de famille) et entre et dollars EU (avec charges de famille).

Toute personne de sexe masculin et féminin désireuse de faire acte de candidature, et remplissant les qualifications requises est invitée à retirer au Bureau de la FAO un formulaire de Notice Personnelle qu’elle remplira et déposera ou fera parvenir, au plus tard le 11 août 2009 avant 3 heures p.m., à ce même bureau dans une enveloppe scellée à l’adresse suivante :

(Avec la mention suivante sur l’enveloppe ou comme objet du courriel : Avis de vacance de poste : Logistics Officer)

LA FAO EST UN ESPACE NON FUMEUR

2009-08-14