Le GOM gère la section Material Resources Department (MRD) des Cayes et travaille en étroite collaboration avec les différents membres de son équipe : le Warehouse and Logistics Manager et son assistant, le CCO et les Moniteurs Seniors, le Reporting Compliance Officer des Cayes et le Food Log Officer des Cayes. Il collabore aussi avec le staff MRD-PAP pour gérer la commande, la réception, le stockage, la livraison et la distribution des vivres du PL 480 Titre II mis à la disposition du CRS des Cayes en support aux programmes du MYAP. Il s’assure qu’au niveau du bureau des Cayes, la Section Magasin/Logistique conduit avec efficacité les opérations liées à la réception, au stockage et à la livraison des vivres. Il s’assure que la Section Monitoring suit le déroulement de toutes ces opérations devant aboutir à l’utilisation des vivres par les bénéficiaires approuvés dans l’AER. Il s’assure que la section Reporting/Foodlog prépare en temps opportun les rapports de ces activités devant être acheminés au bailleur. Il travaille en étroite collaboration avec les responsables de programme pour garantir une bonne intégration Programme/MRD et pour assurer l’utilisation efficace des ressources logistiques du CRS. Il est aussi responsable de coordonner pour le CRS l’aspect logistique des activités d’urgences dans le Sud et la Grande Anse.

TACHES SPECIFIQUES:

A- Commande des Vivres (Pipeline et détermination des besoins en Vivres)
• S’assurer que le food pipeline des Cayes est tenu à jour et correct, et calculer les besoins en vivres du bureau des Cayes pour les besoins de commande.
• Faire le suivi des opérations de transferts de vivres de PAP vers Jérémie, et des Cayes vers les différents points de distribution.

B- Réception des vivres
• S’assurer que tout le mécanisme de réception des vivres est mis en place et conforme aux exigences de la Regulation 11.
• S’assurer que toute irrégularité constatée lors de la réception des vivres soit bien documentée et traitée, les informations transmises aux responsables concernées et les responsabilités déterminées.

C- Stockage des vivres
• A travers la supervision du Warehouse and Logistics Manager, s’assurer que les vivres sont stockés dans des dépôts où un environnement sain, éclairé, ventilé, sec, à l’abri des rongeurs et des oiseaux est maintenu en tout temps, en respectant tous les principes de stockage prônés par la Regulation 11.
• A travers la supervision du Commodity Compliance Officer, s’assurer que l’inventaire physique et des vérifications sur l’état des dépôts (interne et externe) sont faites mensuellement par le Monitoring, et les irrégularités rapportées rapidement corrigées.
• A travers la supervision du Warehouse and Logistics Manager s’assurer que les vivres constatés avariés sont mis à l’écart et conservés dans de bonnes conditions jusqu’à leur vente, don ou destruction en coordination avec MRD-PAP.


D- Livraison des vivres
• A travers la supervision du WHLM, s’assurer qu’un plan de livraison hebdomadaire est soumis chaque vendredi et partagé avec les concernés, et la logistique de ces livraisons planifiées.
• Analyser les différentes options de transport de vivres disponibles au CRS et les utiliser de manière efficace de façon à réduire les coûts, respecter les engagements du CRS envers les centres, protéger le matériel roulant du CRS.
• Négocier, en gardant les intérêts de CRS, avec les transporteurs privés sur les prix et zones à desservir. S’assurer que des contrats valides sont dans les dossiers du CRS pour les transporteurs privés, et s’assurer du respect strict de ces contrats par les transporteurs privés.
• S’assurer que le CCO suive de près l’état du stock des centres de distribution de manière à éviter les ruptures et les accumulations de stock.

E- Monitoring des vivres
• S’assurer que le CCO prépare un plan de surveillance trimestriel et s’en inspire pour approuver les plans de travail hebdomadaire présentés par les moniteurs seniors.
• A travers la supervision, le coaching de la Section Monitoring, s’assurer que les vivres parviennent aux bénéficiaires dans de bonnes conditions, selon les quantités/qualités et les rations prévues.
• S’assurer, à travers des inspections et des visites de suivi, que l’Equipe du Monitoring suive les vivres depuis leur arrivée aux dépôts du CRS jusqu’à leur réception par les bénéficiaires cibles, prenne et/ ou recommande des mesures pour empêcher ou diminuer les risques de perte.
• S’assurer que l’équipe de Monitoring assure la formation continue pour les comités de gestion des vivres afin d’éviter les problèmes dans la réception, le stockage et la distribution de vivres.
• S’assurer que le CCO accueille les responsables des centres et fournit les informations nécessaires sur la gestion efficace des vivres.
• Analyser et approuver les rapports de Monitoring soumis par le CCO, pour la saisie des données sur Food log.
• S’assurer que les lettres de sanction préparées par le SS sont correctes et préparer dans un délai raisonnable, avant de les acheminer aux responsables des programmes et projets.
• S’assurer du suivi des recommandations faites aux centres, et, de concert avec Finance, des lettres de réclamation pour les vivres non utilisés au profit des bénéficiaires.
• S’assurer que toutes les recommandations d’audit sont régulièrement appliquées par tous les concernés, et qu’aucune dérogation n’est faite, afin d’éviter que ces recommandations ne se répètent dans un prochain audit.

F-. Reporting/FoodLog
• A travers la supervision du RCO, s’assurer que les informations provenant de Monitoring et du Magasin sont saisies régulièrement sur Food log pour avoir des informations à jour sur la gestion des vivres et faciliter la soumission à temps des rapports standards.

• A travers la supervision de son équipe, réaliser sur une base trimestrielle un bilan sur les activités du Monitoring et du Magasin par rapport aux objectifs à atteindre et préparer un chronogramme d’activités pour le prochain trimestre.

Général
• S’assurer que le personnel responsable à un titre ou à un autre de la gestion des vivres s’acquitte de leurs taches avec intégrité et professionnalisme, y compris les travailleurs journaliers engagés par la Compagnie N&R.
• Organiser des contre-vérifications du travail de Magasin et de Monitoring pour vérifier l’exactitude des informations rapportées et découvrir toute irrégularité non rapportée. Cette tache inclut des visites sur le terrain sur une base mensuelle.
• Apprendre et utiliser les documents de référence de la Gestion des Vivres (Reg 11, CRS Commodity Manual and GACAP pour élaborer des outils de formation, prendre, en coordination avec le MRM, des décisions concernant les vivres, et proposer des solutions et/ou des sanctions en cas de non-respect des principes.
• Comprendre le rôle joué par les vivres dans l’atteinte des objectifs de chaque programme.
• Collaborer avec les auditeurs de CRS Haiti de manière à répondre promptement aux recommandations des audits internes du CRS et externes notamment de l’USAID.
• Participer et favoriser la participation des membres de son équipe dans les rencontres et activités du CRS, dans les sessions de formation et de réflexion.
• S’assurer que le Magasin reçoit et livre tout autre matériel des programmes et de l’administration du CRS selon les mêmes principes de réception, de stockage et de documentation que les vivres, et que le Monitoring réalise aussi l’inventaire mensuel de tout ce matériel.
• S’assurer que les responsables sont informés de tout ce qui affecte leur programme par rapport à la gestion des vivres et discuter avec eux de toute décision susceptible d’affecter leurs autres activités programmatiques.
• Coordonner avec les autres départements pour assurer une gestion rationnelle et efficace des ressources humaines et matérielles de l’organisation.


Administration
• S’assurer que les plans de performance et les évaluations des employés du MRD sont soumis à temps et que chaque superviseur suive et accompagne chaque supervisé dans son travail.
• S’assurer que les avances consenties aux employés du MRD pour les besoins du travail sont liquidées à temps. S’assurer qu’ils soumettent à temps leurs rapports de temps et leurs rapports de voyage et suivent de manière générale les règlements et principes du CRS.
• S’assurer que les employés du MRD font une bonne gestion des ressources mises à leur disposition pour leur travail et au profit des bénéficiaires.
• Approuver les rapports de voyages du personnel après vérification par la personne appropriée.


Documents de travail nécessaires pour la bonne performance de ce poste:
22 CFR 211 (Regulation 11)
CRS Commodity Accountability Manual
Generally Accepted Commodity Accountability Principles

Supervision:
Warehouse and Logistics Manager
Commodity Compliance Officer
Reporting Compliance Officer
Senior Secretary

- Avoir une licence Universitaire en, gestion, en économie, et/ou comptabilité
- Avoir au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des vivres Title II;
- Ecrire et parler correctement le français, le créole, et l’anglais;
- Connaître les logiciels Microsoft Word, Excel, et Access, Microsoft Outlook ou Outlook Express.
- Bonne capacité de planification, d’organisation, de coordination et d’analyse.
- Capacité de négociation, de résolution de conflits et d’entretien de bonnes relations interpersonnelles.
- Capacité de prioriser des taches multiples et respecter les délais.
- Capacité de transmettre des connaissances acquises à des audiences diverses, à travers des séances de formation et d’encadrement, ou autres méthodes formelles/non-formelles.

Principes du CRS liés au poste :
1- Dignité de la personne humaine. 2- Bien commun. 3-Option pour les pauvres. 4- Attitude positive, tournée vers l’action.

Les candidats intéressés sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de couverture, copie des diplômes) avec la mention MRD—GOM--0509, le 29 mai 2009 au plus tard

2009-05-29