etre responsable de la reception
recevoir toutes correspondances , messages, documents et autres en assurant leur canalisation et distribution rapide
assurer le suivi pour le paiement des factures d'eau, d'electricite et de telephone
coordonner les seminaires et autres rencontres a l'interieur et a l'extieur du bureau (reservation, demande et analyse de cotations, organisations de collations, achat et paiement de fournitures liees a l'evenement, etc.)
faire les reservations d'hotel et d'avions
etre responsable de l'achat et la gestion des stocks de fournitures du bureau
superviser le personnel responsable du nettoyage
assurer la gestion des fournitures de bureau suivant les procedures standards d'OXfam
faire l'inventaire des stocks de fournitures et materiels de bureau
preparer les rapports et les requisitions pour l'approvisionnements
prendre des mesures appropries pour garantir une gestion efficiente de l'utilisation des materiels d'equipements
organiser et reviser regulierement les archives du bureau et les dossiers de projet en coordination avec les officiers de projet
faire des photocopies, sur demande quand c'est necessaire, quelque soit la provenance de la demande, en soutien de bureau d'Oxfam GB
prendre des notes pendant les reunions sur demande
s'occuper sur demande de la gestion des visas et reservations pour employes ou partenaires de l'institution en collaboration avec les ressources humaines
etre toujours a jour en ce qui concerne les informations a donne aux visiteurs (welcome Pack et information sur accommodation disponible -hotel/chambre au dessus de bureau)
suivi et planification des taches de la menagere et des gardiens
realiser toutes autres taches connexes dans le cadre de son travail

diplome de secretariat d'une ecole reconnue
diction claire, facilite d'elocution et excellents relations interpersonnelles
maitrise du francais et du creole (parle et ecrit connaissance de l'anglais (parle et ecrit)
connaissance de base en comptabilite. connaissnce en informatique
capacite d'utiliser les logiciels de traitements texte et les chiffriers
connaissance des systemes de communication , tel: email, fax, internet
etre apte a gerer les dossier confidentiels
habilite a travailler independamment et en equipe

lettre de couverture
copies diplome
dossier de candidature

2009-01-27