La mission de la CIRH est de s’assurer d’une planification coordonnée et efficace de la mise en œuvre des priorités, plans et projets en appui à la reconstruction et au développement d’Haïti suite au tremblement de terre du 12 janvier 2010. La CIRH recherche une personne hautement qualifiée pour occuper le poste suivant à Port-au-Prince:
AGENT (E) DE SUPPORT ADMINISTRATIF POUR LA DIRECTION STRATEGIE & PLANNING
Principales responsabilités
L’Agent (e) de support administratif sous la coordination et supervision directe du Directeur de la direction ou service auquel elle/il est rattaché et en étroite collaboration avec toutes les sections, elle/il fournit des services administratifs complets qui permettent de remplir son rôle en temps utile et de façon crédible. Elle/il s’occupera des aspects administratifs, tout en s’acquittant d’un large éventail de responsabilités de secrétariat afin d’assurer le fonctionnement efficace de la direction ou du service. Elle/il aura à jouer un rôle pivot pour la coordination et l’animation de l’équipe, ainsi que la gestion et le respect des échéances et sera garant du respect de la diffusion et de la qualité des rapports à produire. Elle/il aura aussi à jouer un rôle d’interface si demandé.
Elle/il doit donc avoir une attitude, un comportement et une apparence personnelle et professionnelle de niveau élevé. Autonome, créatif et responsable, un excellent sens de l’analyse et de la synthèse lui permettant d’anticiper les situations et d’être en position de force. Excellent relationnel, sens de la confidentialité et des relations auprès d’interlocuteurs internationaux ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles. Organisé et rigoureux, devra faire preuve d’une grande adaptabilité et savoir gérer les priorités. Comme elle/il sera en contact direct avec le grand public devra démontrer une forte aptitude pour la communication et les relations interpersonnelles.

Tâches spécifiques
Sous la responsabilité de la coordination du directeur de la direction ou du service, la/le Agent de support administratif est un expert en matière de processus opérationnels qui assure un soutien administratif de qualité supérieure à l'équipe de soutien et à la direction dans une panoplie de tâches telles que :
• Gestion et réception des visiteurs de la CIRH ;
• Gestion des agendas, RDV, réunions, déjeuners et diners, voyages, et autres ;
• Assurance de professionnalisme en utilisant le langage approprié pour répondre et transférer les informations reçues aux personnes concernées ;
• Gestion de la base de contacts et des rendez-vous ;
• Élaboration et mise en forme de présentations Powerpoint et de documents de travail ;
• Coordination des aspects logistiques;
• Travail de secrétariat général et d’appui administratif en particulier ;
• Gestion de l’agenda et des demandes du Directeur ;
• Assistance administrative;
• Gestion des archives (électronique et papier) et de la correspondance ;
• Gestion de l’inventaire ;
• Participer à l’organisation des différents événements publics de la CIRH ;
• Assurer la liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise, et d'autres organismes ou associations, au nom de la direction lorsque demandé ;
• Accomplir toute autre tâche demandée dans le contexte des activités de la CIRH.

Profil et caractéristiques
L’Agent de support administratif doit être une personne pragmatique qui possède une grande expérience de travail avec les institutions gouvernementales et/ou publiques et aussi des organisations internationales. Elle/il doit apporter un service complet de soutien administratif à une équipe de professionnels.
Profil du poste
L’Agent de support administratif doit posséder une expérience dans un poste similaire, principalement dans les pays en développement ainsi que :
■
■ Sens de l’organisation ;
■ Excellentes compétences en communication orale et écrite ;
■ Langues: connaissance du français, du créole et de l’anglais ;
■ Aptitude à accomplir plusieurs tâches et interagir efficacement dans un environnement d'équipe ;
■ Discrétion ;
■ Dynamisme ;
■ Grand souci du détail ;
■ Flexibilité ;
■ Débrouillardise et autonomie ;
■ Diplomatie ;
■ Capacité à travailler dans un environnement en constante évolution ;
■ Aptitude à travailler de façon autonome et à déterminer les priorités dans des délais rigides ;
■ Faire preuve de force de caractère et d’éthique professionnelle en tout temps ;
■ Compétences en traitement de texte et en techniques de présentation.

Formation
• Un diplôme universitaire en administration, communication, relations publiques ou dans d’autres domaines connexes, et deux à cinq années d’expérience professionnelle appropriée.
• Maitrise des principaux outils informatiques : environnement Microsoft Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint ainsi que des outils de communications électroniques (internet et courriel)
• D’excellentes compétences en communication orale et écrite.

Compensation
Des compensations appropriées sont offertes.
Durée, lieu, et déplacement
Le candidat sélectionné doit s’engager fermement pour un contrat de 5 mois, lequel pourra être prolongé pour une période additionnelle dans le cas d’une prorogation du mandat de la CIRH. L’agent de support administratif doit maintenir une présence constante en Haïti pendant la durée de son mandat et être disponible à voyager sur demande de la direction de la CIRH.

Faites parvenir une lettre de motivation et un curriculum vitae à jour en français ou en anglais à l’adresse électronique suivante : resumes@cirh.ht

La CIRH s’engage à respecter des objectifs de diversité au sein de son personnel à tous les niveaux, et encourage vivement les femmes à postuler.

2011-06-01