Se rapportant à la gestionnaire de l’administration, la secrétaire-réceptionniste est chargée d’aider d’une manière active et efficace l’opération des programmes de Concern Haïti en fournissant un support aux employés. Elle est personnellement responsable de s’assurer que Concern Haïti continue d’opérer en donnant un service d’aide de qualité et de durabilité à travers et avec ses partenaires en faisant la meilleure utilisation de ses ressources.

1. Gestion des locaux

Tâches principales
• S’assurer du bon aspect de la réception

Taches spécifiques
• Inspection quotidienne de la réception (poubelle, plancher, affiches, bureau, téléphone, igloo) ;
• Garder le bureau de travail propre et net ;
• S’assurer qu’il y a de l’eau et des cups disponibles dans l’igloo.

2. Fournitures

Tâches principales
• Aider l’assistante administratrice à assurer de la bonne gestion et utilisation des fournitures de bureau

Tâches spécifiques
• S’assurer que les fournitures à utiliser dans les photocopieuses et les imprimantes sont toujours disponibles ;
• Effectuer les changements de cartouches d’encre dans les photocopieuses et imprimantes ;
• Avoir à la portée de la main un petit stock des fournitures de bureau les plus utilisées par le staff et faire un rappel de renflouement avant épuisement.

3. Organisation, Gestion, Distribution

Tâches principales
• Organiser, superviser, gérer et distribuer

Tâches spécifiques
• Distribuer les feuilles de présence et les formes (time sheet ou autres sur demande), assurance, ONA, etc.) aux employés ;
• S’assurer de la distribution de tous les mémorandums ;
• Gérer et distribuer les cartes d’appel (Digicel, Voila) et signaler le besoin de renflouement à l’assistante administratrice avant l’épuisement du stock;
• Gérer la communication interne et externe (transmission de messages) ;
• Récupérer et livrer les chèques selon les procédures en vigueur ;
• Superviser l’aide bureau dans la réception des plis à l’office des postes et faire la distribution ;
• Préparer les réquisitions pour le renflouement des stocks de produits d’entretien et de première nécessité ;
• Préparer les réquisitions pour l’achat des camions d’eau et des bonbonnes de gaz.


4. Secrétariat

Tâches principales
• Fournir et assurer le travail de secrétariat pour le Bureau Central

Tâches spécifiques
• Dactylographier des documents sur demande ;
• Faire des photocopies et relier des documents ;
• Scanner des documents ;
• Faire des appels ;
• Classer les dossiers administratifs ;
• Traduire des textes sur demande;
• Rédiger des courriers sur demande et répondre aux demandes d’aide ;
• Participer de façon active avec l’équipe de Concern dans ses activités.

5. Accueil

La secrétaire-réceptionniste représente l’image de Concern et de ce fait elle portera des tenues en fonction du poste occupé c'est-à-dire classique et professionnelle.

Tâches spécifiques
• Répondre au téléphone et transférer les appels avec courtoisie et professionnalisme ;
• Accueillir les visiteurs au bureau et informer la personne concernée de leur arrivée ;
• Jouer le rôle d’ambassadrice entre Concern et les visiteurs selon les besoins ;
• Ne jamais laisser la réception sans d’abord s’assurer qu’il y a une personne capable de remplir cette fonction de façon appropriée en votre absence.
•
6. Autres
• Respecter la Politique de Protection des Participants au Programme (4P) et le Code de Conduite de Concern ;
• Accomplir toutes autres tâches en rapport avec le travail demandées par le superviseur.

Diplome de secretariat d'une ecole reconnue
3 ans d'experience dans un poste similaire

L’organisation a un Code de Conduite et une Politique de Protection des Participants au Programme afin d’assurer la protection maximale des participants au programme

2011-05-10