Mission de la CIRH
La CIRH a pour mission d’assurer une planification coordonnée et efficace de la mise en œuvre des priorités, plans et projets établis en appui à la reconstruction et au développement d’Haïti suite au tremblement de terre du 12 janvier 2010.
Principales responsabilités
Sous la supervision du Directeur Projets, l’Assistant(e) administratif (ve) sera chargé(e) des opérations de la direction des Projets en exécutant une variété de processus administratifs tout en assurant une haute qualité de travail et une approche basée sur les résultats. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de la direction des Projets en vue d’assurer la livraison de services de qualité dans le respect des procédures opérationnelles internes de la CIRH.
La CIRH est organisation très souple qui s’adopte continuellement à l’évolution des besoins de la reconstruction d’Haïti. Aussi les rôles et responsabilités techniques sont appelés à évoluer parallèlement, d’une part, aux besoins, à la stratégie et aux progrès de la reconstruction et, d’autre part, à la stratégie de la CIRH.

Tâches spécifiques
L’Assistant(e) administratif (ve) assumera les principales fonctions suivantes:

Appui Administratif

 S’assurer de la mise à jour de la liste des soumissionnaires de projets et partenaires gouvernementaux (adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique);
 S’assurer le contrôle de la qualité des correspondances et documents préparés à la signature du directeur des Projets;
 Rédiger, éditer et mettre en forme des correspondances et documents pour la direction des Projets;
 En étroite collaboration avec les officiers de liaison, prendre connaissance de tout document et s’il y a lieu l'acheminer aux autorités gouvernementales si nécessaire;
 En relation étroite avec la direction des Projets, coordonner le classement des documents et de la correspondance interne et externe;
 Organiser des réunions par le biais de l'agenda électronique et s’assurer de la coordination des invitations aux réunions ;
 Répondre aux urgences téléphoniques et assurer la transmission des messages au personnel concerné;
 Filtrer les demandes de rencontre avec le personnel de la direction ;
 Mettre en place une base de données de contacts (ambassades, organisations internationales et locales, gouvernement, autres) et s’assurer de sa mise à jour régulière et de son accessibilité ;
 S’assurer que la direction des Projets est équipée des fournitures et équipements de bureau nécessaires ;
 Gérer le calendrier commun de la direction et le calendrier de congé ;
 Prendre en charge les courriers à envoyer aux soumissionnaires ;
 Accomplir toute autre tâche relevant de ses compétences et de sa fonction.

Appui Logistique

 Garantir les arrangements de transport de la direction ;
 S’assurer de la gestion des réunions à la CIRH et hors de la CIRH (agenda de réunion, configuration, confort) ;
 Fournir le support administratif et logistique nécessaire à l’organisation des réunions.

Profil et caractéristiques
Il incombe au candidat de mettre en place les processus nécessaires et de fournir le savoir-faire et le soutien nécessaires à la direction des Projets pour traduire les objectifs et les priorités stratégiques en plans et programmes réalistes et souples. Le ou la titulaire du poste doit avoir fait la preuve qu’il (elle) possède à la fois une excellente capacité d’analyse, l’aptitude à effectuer des raisonnements abstraits et de bonnes habiletés pour la communication. Son dossier contiendra des preuves de son intégrité, de son enthousiasme et de ses compétences interpersonnelles. Enfin, le ou la titulaire devra être en mesure de s’adapter à un milieu en constante évolution et de fonctionner de manière autonome dans un milieu de travail axé sur le respect des échéances.
Exigences professionnelles
 Maîtrise du français et de l’anglais. Le créole est fortement suggéré;
 Diplôme universitaire de premier cycle au moins dans le domaine de la gestion ou administrative (Bac+4) ;
 Expérience pratique en Haïti ou dans des projets de développement conçus pour Haïti;
 Expérience d’entreprise du secteur privé ou public, assortie d’une aptitude reconnue à coordonner les travaux de diverses parties prenantes ou de divers intervenants et à développer des relations solides afin de mener à bon terme les processus engagés;
 Aptitude à mener de front plusieurs activités, à établir des priorités et à travailler efficacement avec des échéances très serrées;
 Excellente capacité à communiquer par écrit et oralement;
 Compétences en traitement de texte et présentations.
Expérience professionnelle et qualifications

 Minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine de la gestion administrative et/ou financière ;
 Capacité d’organisation, de gestion d’équipe et de travail dans un environnement multiculturel et pluridisciplinaire ;
 Faire preuve d’autonomie, de maturité personnelle et professionnelle et d’aptitude d’écoute et de communication ;
 Avoir de bonnes connaissances dans le domaine informatique : environnement Windows : Word, Excel, Access, PowerPoint et du réseau Internet ;

Compensation
Une compensation appropriée sera offerte.
Durée, lieu, et déplacement
Le (a) candidat (e) sélectionné (e) doit s’engager fermement pour un contrat de 6 mois, lequel pourra être prolongé pour une période additionnelle dans le cas d’une prorogation du mandat de la CIRH
Le (a) candidat (e) retenu (e) doit être prêt (e) à doit maintenir une présence constante en Haïti pendant la durée de son mandat et être disponible à voyager pour participer aux réunions des bailleurs, aux conférences ou à tout autre évènement.

Pour postuler sur un poste en particulier, faites parvenir une lettre de motivation et un curriculum vitae à jour en français ou en anglais à l’adresse électronique suivante: resumes@cirh.ht

2011-05-10