La mission de la CIRH est de s’assurer d’une planification coordonnée et efficace de la mise en œuvre des priorités, plans et projets en appui à la reconstruction et au développement d’Haïti suite au tremblement de terre du 12 janvier 2010. La CIRH recherche une personne hautement qualifiée pour occuper le poste suivant à Port-au-Prince:
ADJOINTE ADMINISTRATIVE/RESPONSABLE DE LA RECEPTION
Principales responsabilités
L’Adjointe administrative/Responsable de la réception sous la coordination et supervision directe du Directeur des opérations et en étroite collaboration avec toutes les sections, elle/il doit apporter une aide cléricale à l’ensemble de l’équipe. Elle/il accomplira des taches administratives et aura des charges dans des domaines très variés, des travaux de secrétariat en lien avec l’application des règlements administratifs.
Tri, classement, tenue d’agendas, gestion des communications téléphoniques, travaux de dactylographie et l’accueil des visiteurs auxquels elle/il fournira des renseignements. Elle/il devra superviser la production des documents administratifs et s’occuper du suivi de pièces comptables. Aura aussi la double charge de passer les commandes auprès des fournisseurs et de tenir les inventaires ainsi que le fonctionnement normal des services, l’approvisionnement effectif de toutes les fournitures et le suivi des équipements de bureau tels que photocopieur, télécopieur et systèmes électroniques relèvent de ses compétences. Savoir accueillir est essentiel, car elle/il évolue dans de nombreux services de l’administration, aussi bien auprès des directeurs que des services techniques. Elle/il contribuera a assurer le suivi de la mise en place du service administratif du Secrétariat de la CIRH. Elle/il apportera aussi un soutien constant au Directeur exécutif et à la gestion de son agenda. Il/elle devra aussi répondre aux appels telephoniques et faire la répartition, ouvrir et distribuer le courrier.

Tâches spécifiques
Sous la responsabilité de la coordination ou de la direction générale, la/le adjointe administrative/responsable de la réception voit au bon fonctionnement du secrétariat et de la réception de la CIRH. Aura pour tâche de:
• Gestion et réception des visiteurs de la CIRH
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion du site info@cirh.ht
• Travail de secrétariat général et d’appui administratif
• Gestion de l’agenda et des demandes du Directeur exécutif
• Gestion des rendez-vous
• Assistance secrétariat et administrative
• Suivi de l’approvisionnement et des achats
• Gestion des archives du bureau et de la correspondance
• Gestion de stock
• Gestion de la correspondance du bureau
• Gestion de la petite caisse (dollars/gourdes)
• Responsable de l’approvisionnement et des achats du secrétariat général
• Rédiger et transcrire des correspondances
• Mettre à jour sur le « shared folder » divers formulaires
• Réception et distribution des courriers
• Participer à l’organisation des différents événements et confirmer les participants
• Acheminer les appels et le courrier
• Coordonner et effectuer les activités reliées au courriel et au télécopieur
• Coordonner les déplacements et réserver les salles de conférence pour le personnel, le conseil d’administration et les invités
• Accomplir toute autre tache demandée dans le contexte des activités de la CIRH

Profil et caractéristiques
L’Adjointe administrative/Responsable de la réception doit être une personne pragmatique qui possède une grande expérience de travail avec les institutions gouvernementales et/ou publiques et aussi des organisations internationales. Elle/il doit avoir d’excellentes compétences en élaboration et exécution des tâches liées à l’administration et la gestion de la réception. Comme elle sera en contact direct avec le grand public devra démontrer une forte aptitude pour la communication et les relations interpersonnelles.
Profil du poste
L’Adjointe administrative/Responsable de la réception doit posséder une expérience dans un poste similaire, principalement dans les pays en développement ainsi que :

■ Langues: connaissance du français, du créole, de l’anglais et de l’espagnol,
■ Autonomie,
■ Dynamisme,
■ Discrétion,
■ Sens de l’organisation,
■ Travail d’équipe,
■ Capacité à résoudre des problèmes rapidement, à exécuter plusieurs taches en même temps et à gérer plusieurs priorités. Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles,
■ Flexibilité, capacité d’adaptation et capacité à travailler dans un environnement en constante évolution,
■ Doit être en mesure de travailler dans un milieu peu supervise,
■ Autres compétences: compétences en traitement de texte et en techniques de
Présentation.

Formation
• Un diplôme universitaire en Administration ou dans d’autres domaines connexes, et cinq ou dix années d’expérience professionnelle appropriée.
• Maitrise des principaux outils informatiques : environnement Microsoft Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint ainsi que des outils de communications électroniques (internet et courriel)

Compensation
Une compensation appropriée sera offerte.
Durée du contrat, lieu d’affectation et déplacement
Le candidat sélectionné doit s’engager fermement pour un contrat de 6 mois, lequel pourra être prolongé pour une période additionnelle dans le cas d’une prorogation du mandat de la CIRH. L’Adjointe Administrative/Responsable de la réception doit résider en Haïti.

Pour postuler sur un poste en particulier, faites parvenir une lettre de motivation accompagnée d’un curriculum vitae à jour à l’adresse électronique suivante : resumes@cirh.ht.

2011-05-02