La mission de la CIRH est de s’assurer d’une planification coordonnée et efficace de la mise en œuvre des priorités, plans et projets en appui à la reconstruction et au développement d’Haïti suite au tremblement de terre du 12 janvier 2010. La CIRH recherche une personne hautement qualifiée pour occuper le poste suivant à Port-au-Prince:
ASSISTANT(E) EXECUTIF(VE) SENIOR
Principales responsabilités
L’Assistant(e) exécutif (ve) senior relève du Directeur exécutif. Elle/il est responsable de fournir un appui dans les diverses fonctions du secrétariat exécutif qui comprennent la liaison avec les membres du conseil d’administration de la CIRH et le secrétariat au niveau de la direction exécutive.

L’Assistant(e) exécutif (ve) senior aura pour tâche:
Liaison avec les membres du conseil d’administration de la CIRH:
• Agir comme personne ressource pour toute question relative aux membres nationaux et internationaux du conseil.
• S’assurer de la mise à jour de la liste des membres nationaux et internationaux et de leurs coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique);
• Communiquer aux membres, sur instruction de la direction exécutive, toute information pertinente les concernant et en assurer le suivi;
• Fournir le support administratif et logistique nécessaire à l’organisation des réunions du conseil d’administration.

Secrétariat général de la direction exécutive
• Agir comme personne-ressource pour le secrétariat exécutif en s'assurant d'avoir une connaissance des dossiers;
• Assurer le contrôle de la qualité des correspondances et documents préparés à la signature du directeur exécutif;
• Rédiger, éditer et mettre en forme des correspondances et documents pour le secrétariat exécutif;
• Prendre connaissance de tout document et s’il y a lieu l'acheminer au personnel concerné;
• Mettre en place un système d’archivage pour la direction exécutive et coordonner le classement des documents et de la correspondance interne et externe;
• Organiser des réunions par le biais de l'agenda électronique sur Outlook et assurer la coordination des invitations et l'organisation des rencontres avec des membres externes;
• Assister aux réunions s’il y a lieu, prendre des note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
• Répondre aux urgences téléphoniques et assurer la transmission des messages au personnel concerné;
• Filtrer les demandes de rencontre avec le directeur exécutif et s’assurer de la mise à jour électronique de l’agenda du directeur exécutif;
• Filtrer les appels au niveau du directeur exécutif ;
• Mettre en place une base de données de contacts (ambassades, organisations internationales et locales, fournisseurs, etc…) et s’assurer de sa mise à jour régulière et de son accessibilité ;
• S’assurer que la direction exécutive est équipée des fournitures et équipements de bureau nécessaires ;
• Superviser le travail du ou de la réceptionniste;
• Accomplir toute autre tâche relevant de ses compétences et de sa fonction.

Profil et caractéristiques
L’Assistant(e) exécutif (ve) senior doit être une personne pragmatique qui possède une grande expérience de travail avec les institutions internationales, gouvernementales et/ou publiques. Elle/il aura d’excellentes compétences en élaboration et exécution des tâches liées au secrétariat de direction. Elle/il aura démontré de l’intégrité, du leadership et des compétences en matière de rédaction, de communication, de négociation. Finalement, l’assistant(e) exécutif (ve) senior doit pouvoir s’adapter à un environnement en évolution permanente et s’épanouir dans un lieu de travail autonome et axé sur le respect des délais.

Profil du poste
L’assistant(e) exécutif (ve) senior doit posséder une expérience dans un poste similaire, principalement dans le domaine public. Elle/il doit également bien connaître les normes internationales de travail et connaître ou être capable d’apprendre rapidement les lois et les règlements de travail en Haïti. Elle/il doit démontrer une expérience et des résultats dans l’intégration des thèmes transversaux tels que l’égalité entre les sexes et la diversité par objectifs et plans de travail. Elle/il doit être en mesure de démontrer de l’expérience dans la mise en place des politiques et des procédures relatives à l’administration.


Langues
Maîtrise du Français et du Créole et de l’Anglais. Connaissance de l’Espagnol un atout.

Autres compétences
Compétences en traitement de texte, tableur et en techniques de présentation.

Formation
Un diplôme universitaire en administration générale ou domaine connexe ou bien, un diplôme de secrétariat bilingue et/ou dans d’autres domaines connexes avec un cumul d’années d’expérience.

Expérience
Un minimum de cinq années d’expérience professionnelle pertinente au poste.

Compensation
Une compensation appropriée sera offerte.Durée du contrat, lieu d’affectation et déplacement
Le ou la candidat(e) sélectionné(e) doit s’engager fermement pour un contrat de 6 mois, lequel pourra être prolongé pour une période additionnelle dans le cas d’une prorogation du mandat de la CIRH.
L’assistant(e) exécutif (ve) senior doit résider en Haïti.La CIRH s’engage à respecter des objectifs de diversité au sein de son personnel à tous les niveaux, et encourage vivement les femmes à postuler.

Pour postuler sur un poste en particulier, faites parvenir une lettre de motivation et un curriculum vitae à jour en français ou en anglais à l’adresse électronique suivante: resumes@cirh.ht

2011-05-02