DEVOIRS ET RESPONSABILITES:

ADMINISTRATIVES

1. Assister la Directrice Administrative dans la gestion de l’Administration du bureau de Léogane,
2. Coordonner avec la Directrice Administrative les activités relatives à l’organisation des réunions avec le personnel, fête de fin d’années et tout type de réunion,
3. Tenir à jour les dossiers individuels: Feuille de présence, congés, absences, vacances, ect…,
4. Effectuer la gestion et l’inventaire des fournitures de bureau,
5. Faire le suivi des fonds de pension des employés,
6. Faire le suivi de l’assurance médicale des employés,
7. Superviser le travail du caissier, les gardiens, ménagères,
8. Effectuer des achats et s’assurer que toutes les procédures d’achat soient respectées,
9. Préparer les différentes requêtes de paiement de l’administration,
10. Produire des comptes rendus de réunions du personnel,
11. Participer à l’évaluation des employés qui sont sous sa supervision,
12. Assurer la gestion des stocks de fournitures du bureau,
13. Suivre les différents contrats de fournisseurs de service,
14. Organiser la planification des déplacements des véhicules et du staff.

FINANCIERES
1. Respecter les objectifs fixés de la FLM/DSM de la Caraïbe, Bureau d’Haïti en tant qu’Organisation humanitaire et chrétienne.
2. Tenir à jour les livres comptables.
3. S’assurer que les pièces justificatives des dépenses effectuées soient conformes aux procédures financières en vigueur à la FLM selon l'exigence des différents bailleurs de fonds.
4. Respecter les procédures administratives et financières de la FLM /DSM-Haïti.
5. Veiller au respect de manière stricte des délais fixés pour la soumission des rapports.
6. S’assurer que les procédures mises en place pour le stockage électroniques des données comptables, backups soient respectées conformément au Manuel comptable.
7. S’assurer que des mesures raisonnables soient mises en place pour la sécurité physique d’argent liquide, chéquiers, fichiers comptables et autres matériels de la FLM placés sous la responsabilité du département des finances.
8. S’assurer que les codes comptes comptables attribuables aux dépenses et aux entrées d’argent soient respectés.
9. Assister dans la préparation des budgets conformément aux procédures et s’assurer que des fonds soient toujours disponible et à ce que ces fonds soient gérés en prenant soin de ne pas dépasser le montant alloué pour les activités du projet.
10. Procéder à la vérification de la petite caisse régulièrement.
11. Contrôler minutieusement la balance des comptes bancaires de Leogane sur une base régulière et s’assurer que des fonds soient toujours disponible pour couvrir les activités du programme d’urgence pendant le mois.
12. Préparer les ‘’journal vouchers’’ sur demande du bureau de P-au-P.
13. Vérifier et approuver les reçus de petite caisse après approbation finale de la Directrice des Urgences.
14. Faire la réconciliation des transferts entre le bureau de P-au-P et le projet de Leogane.
15. S’assurer que le Registre des équipements du projet de Leogane soit mis à jour régulièrement.
16. Revoir les contrôles internes des entrepôts et utilisation des véhicules et informer le Directeur des Finances des irrégularités rencontrées.
17. Assister au paiement des bénéficiaires des activités de ‘’cash for work’’.
18. Suivre à la lettre les avances sur salaire, de travail et de voyage des employés de Leogane.
19. S’assurer que les copies des contrats des employés, des consultants, de location, de partenariat, des travaux de construction soient gardés dans le département des finances du projet.
20. Accepter de conduire des investigations, résoudre des problèmes, collecter des informations et préparer les rapports y afférents.
21. Conduire les visites de terrain des partenaires et se familiariser avec ces activités.
22. Assister dans la préparation des rapports financiers destinés au Gouvernement et aux autorités locales.
23. Effectuer toutes autres tâches y afférentes sur demande du Directeur Financier et toutes autres personnes désignées par lui.

- Diplôme en Gestion, Comptabilité ou toutes autres sciences connexes.
- Minimum 5 ans d’expériences dans les domaines de l’Administration et de la Finance.
- Disponibilité à travailler en provinces avec de nombreux déplacements sur le terrain.
- Capacite de travailler en equipe et de superviser une équipe
- Capacite de travailler sous pression
- Bonnes connaissances des logiciels de base
- Bonne connaissance parlée et écrite de l’anglais et du français

L’Assistant (e) Administratif (ve) et financier (ère) sera basé au bureau de la FLM/ DWS à Léogane avec des visites régulières de terrain sur les sites de projet.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leurs CVs incluant 3 personnes de références avec leurs noms, e-mails, numéros de téléphone et une lettre de couverture où ils manifesteront leurs intérêts pour le poste.

2011-04-22