BUT DU POSTE
Donner un support administratif et logistique à la planification et l’organisation des activités du projet partenariat pour Bâtir conformément aux exigences du bailleur et des procédures de Concern.

1.- Administration
Tâches principales
Effectuer les taches administratives du projet de façon efficace et efficiente.

Fonctions
• Préparer les supplies requests et faire le suivi des achats
• Sauvegarder et faire le suivi administratif des contrats avec les consultants
• Préparer les time-sheet du personnel de ce projet
• Planifier les rencontres, les formations, (convocation, suivi des présences, logistique, et frais de transport si nécessaire)
• Distribuer les rapports à toutes les personnes concernées.
• Gérer les correspondances sur instruction du GP (Gestionnaire de projet).
• Introduire toutes les données dans la base de données du projet et produire les résumés des chiffres pour chaque période.
• Faire la planification hebdomadaire des transports et transmettre au dispatcher chaque vendredi
• Préparer les paiement vouchers et les pièces justificatives y afférentes
• Gérer la logistique pour les visiteurs en coordination avec le Gestionnaire du projet et l’Administration
• Superviser la gestion des stocks de matériels avec le gestionnaire de stock de Concern et avec les comités de paix de Saint Martin et de Martissant
• Recevoir et vérifier les rapports financiers des partenaires et les faire valider par le GP et le comptable pour les partenaires.
• Préparer les minutes des rencontres bimensuelles et atelier de travail.
• Documenter les séances clés réalisées sur le terrain et les partager avec les membres de l’équipe

2. AUTRES
• Respecter la Politique de Protection des Participants au Programme (4Ps) et le Code de Conduite de Concern
• Toutes autres tâches en rapport avec le projet et la mission de Concern Worldwide

• Diplôme en Secrétariat d’une école reconnue ou Assistant Administratif ou en gestion administrative
• Expérience minimale de deux années dans un poste similaire.
• Maîtrise du français et du créole orale et écrite
• Très Bonne connaissance des logiciels de base (Word, Excel)
• La compréhension de l’anglais est un atout.

• Excellente habilité de communication
• Sens d’organisation et de discipline
• Habilité pour travailler dans une équipe multi disciplinaire
• Capacité de travailler sous pression

curriculum Vitae, lettre de motivation et copie de diplômes

L’organisation a un Code de Conduite et une Politique de Protection des Participants au Programme afin d’assurer la protection maximale des participants au programme de l’exploitation

2011-03-09