Sous la supervision générale du Représentant de la FAO, du Coordonnateur senior du programme d’Urgence et de Réhabilitation, sous la supervision directe du Coordinateur Régional de la zone, et en étroite collaboration avec les différents chefs de projets et autres collègues du bureau au niveau local, le Commis Administratif accomplira les tâches suivantes :

De façon globale



• Le commis administratif est chargé du suivi au quotidien des affaires et dossiers administratifs. Il/elle fournit les informations à jour sur la situation de tous les dossiers qui sont confiés (qu’ils soient traités directement par lui/elle, ou confiés par d’autres collègues du bureau). Aussi, prend-il/elle toutes les dispositions, dans les limites de son mandat et de ses prérogatives, pour en garantir une gestion discrète, professionnelle, empressée et responsable. Il offre également ses services et se rend disponible pour tous les collègues sur leur demande pour les assister le plus rapidement et le plus efficacement possible.



Par rapport aux affaires administratives :



• Assure le lien entre le sous bureau d’affection et l’administration de Port-au-Prince, pour le suivi de l’ensemble des dossiers administratifs, via contacts téléphoniques réguliers avec les personnes concernées et déplacements réguliers au bureau de Port-au-Prince

• Tient, classe et archive tous les dossiers administratifs qui lui sont confiés

• Assure le travail de secrétariat pour le sous bureau d’affectation

• Veille au respect et à l’exécution des directives, des engagements et des échéanciers en rapport avec les contrats, accords et LOA intervenus entre le projet et des tiers. Constitue, complète et garde les archives allant du processus de sélection des partenaires ou prestataires, jusqu’à la fin des travaux

• Appuie les responsables de projets dans la recherche de proformat et la demande de factures auprès des fournisseurs

• Informe et assiste le staff du projet dans le domaine des procédures et réglementations financières concernant les paiements

• Fait le suivi des paiements demandés

• Prépare les feuilles de présence du personnel du sous bureau d’affection, pour approbation par le coordinateur de la zone

• Maintient à jour l’inventaire du matériel et de tous les équipements du bureau, et indique aux responsables si des achats sont requis

• Gère les crédits téléphoniques et remet au personnel lesdits crédits en fonction des besoins tout en respectant le quota mensuel établi

• Gère les coupons de carburant et remet aux chauffeurs lesdits coupons en fonction des besoins tout en respectant les quotas établis

• Assiste le logisticien dans la préparation des requêtes d’autorisation de sécurité, préalablement à toute mission

• Exerce d’autres fonctions connexes selon les besoins.



Par rapport aux affaires financières et gestion de la petite caisse :



• Fait le suivi et accompagne l’entité responsable dans tout le processus d’acquisition des biens et services gérés directement par lui/elle;

• Conduit et réalise tous les autres achats qui lui sont demandés;



Gestion de la petite caisse

 Assure la gestion de la petite caisse et planifie les demandes d’avance de fonds pour l’exécution des activités planifiées dans le cadre du projet ;

 Enregistre les rentrées et sorties financières, veille à l’exactitude des calculs et s’assure que les documents sont complets et prépare le rapport mensuel des dépenses conformément aux procédures administratives de la FAO;

 Assure la demande de renouvellement de la petite caisse et son suivi ;

 Assure le suivi régulier du paiement des services et biens achetés des fournisseurs et d’autres engagements financiers dans le cadre du projet ;

 Etablit des rapports périodiques sur les comptes qui lui sont confiés, en notant les problèmes posés par les dépassements de coûts ou les rentrées inférieures aux prévisions. Etablit des rapports spéciaux pour expliquer les problèmes ou pour donner d’autres explications qu’on lui aura demandées ;

 Calcule et compile les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collabore à l’établissement des états budgétaires pour la réalisation des opérations prévues dans le cadre du projet ;

Qualifications requises :
• Fin d’études secondaires ; Diplômé (e) en gestion, administration, comptabilité ou spécialités connexes.
• Bonne connaissance des logiciels Word & Excel.
• Bonne connaissance du français [écrit et parlé], Anglais niveau moyen.
• La connaissance des procédures des Nations-Unis serait un plus

-CV
Copie diplome
-Lettre de motivation

Priere de mettre comme objet sur vos enveloppes et emails le titre du poste " Commis Administratif" si non, vos dossiers ne seront pas prise en consideration.

2011-03-07