Sous la supervision du Directeur des Programmes, le Responsable Administratif assure la gestion administrative du bureau départemental du Nord, faire le lien entre PSI/Haïti et les différents partenaires dans le cadre du projet PREVSIDA. Il /elle aura aussi à veiller au respect des normes et procédures administratives et financières de l’institution au niveau du bureau Regional

• Gérer toutes les questions administratives du Bureau;

• Encadrer son personnel et évaluer leur performance,

• Assister dans la préparation des rapports financiers à soumettre au bureau central de Port au Prince;

• Accompagner et/ou Représenter le Directeur des Programmes, quand celui-ci le lui demande, dans des réunions au niveau départemental ;

• Veiller à l’application des règlements internes et au respect des normes et procédures administratives de l’institution,

• Assurer le contrôle des normes et procédures financières de l’institution ;

• Assurer la gestion des services généraux et logistiques du bureau ;

• Etre disponible lors des visites de vérification financière interne de l’institution ;

• Assurer le suivi des recommandations formulées lors des visites de vérification ;

• Participer à l’élaboration du budget de fonctionnement du bureau de concert avec le Directeur des Programmes ;

• Rendre compte des activités du bureau au Directeur Exécutif via le Directeur des Programmes ;

• Assurer la gestion du compte bancaire du bureau ;

• Autoriser toutes les sorties au niveau de la petite caisse du bureau ;

• Etablir les requêtes d’approvisionnement du bureau en matériel et fournitures ;

• Etablir les requêtes relatives aux travaux d’entretien du bureau ;

• Veiller à une maintenance régulière du bâtiment et des biens du bureau (matériel informatique, photocopieurs, génératrice etc.….)

• Tenir à jour une liste d’inventaire des biens du bureau ;

• Superviser le travail de la secrétaire comptable ;

• Superviser le travail de la ménagère

• Superviser le travail du gardien

• Exécuter toutes autres tâches contribuant à la bonne marche du bureau, confiées par le supérieur hiérarchique.

RESULTATS ATTENDUS
• Respect du manuel de procédures
• Efficacité dans la gestion administrative du bureau
• Bonne coordination des activités des services généraux
• Relations de collaboration avec le personnel dans le respect des instructions de la direction et du manuel de procédures
CONDITIONS D'ELIGIBILITE AU POSTE
INDISPENSABLES

• Intégrité morale, et être doté d’une capacité de travail en équipe ;
• Forte capacité d’organisation ;
• Avoir une capacité à diriger, à coordonner, à analyser et à travailler sous pression
• Parler et écrire couramment le français, l’anglais représente un plus
• Avoir une bonne connaissance en informatique notamment une parfaite maîtrise des logiciels Word et Excel
• Avoir des notions législation du travail (code du travail)
• Etre disponible à tout moment

FORMATION ET EXPERIENCE

• Avoir au moins une licence en Administration, Gestion,
• Avoir au moins cinq (5) d’expériences dans le domaine de l’Administration ou de la logistique ;

MODE DE RECRUTEMENT
• Recruté par appel à concurrence
CRITERES D’EVALUATION
- Respect du manuel de procédures
- Efficacité dans la gestion administrative du bureau
- Relations de collaboration avec le personnel dans le respect des instructions de la direction et du manuel de procédures

CONSEQUENCES D’ERREURS EVENTUELLES DU TITULAIRE DU POSTE :

- Gèle des augmentations de salaires
- Sanctions prévues par le manuel de gestion du personnel et par le code de travail

Le ou les candidats doivent obligatoirement résider au département du Nord.

Curriclum Vitae, lettre de motivation, copie de certificat(s) ou diplôme(s).

2011-02-25