Dans le cadre de l’appel d’urgence pour la réponse au cholera en HAITI, la phase de recrutement des staffs opérationnels et programmatiques y afférents en est la troisième, faisant suite au Plan de Mise en œuvre Détaillée dans ce projet.

En conséquence, ce recrutement a pour but de contracter le poste d’Administrative Assistant au service des zones d’intervention de CRS Haïti pour assurer les travaux de secrétariat en rapport a la réponse au cholera.

• Participer aux réunions hebdomadaires et d’autres séances de l’Unité

• Photocopies.

• Faire les saisies des rapports de réunion, ateliers, planning d’activités,…

• Faire les drafts des lettres, mémorandum,…

• Classement des dossiers

• Archives au sein de l’unité

• Assurer les arrangements et organisations logistiques des formations, visites, réunions avec l’administration

• Assister les Chefs hiérarchiques dans leur travail

• Rappeler le staff des engagements importants

• Tenir les procès verbal des réunions

• Finaliser les documents produits par l’unité et assurer leur envoi

• Préparer les Autorisations de voyage

• Vérifier les liquidations, les Time Sheets

• Faire les traductions

• Réceptionet dispatch des courriers

• Assister les autres unités en cas de besoin

• Recevoir les visiteurs, les coups de téléphone de l’unité

• Etre en mesure de donner les informations sur l’Unité

• Etre au courant des activités de l’Unité

• Assurer les besoins de l’unité en matériels, fournitures de bureau,…

• Suivre l’exécution des procédures d’achats.

• Prendre les initiatives nécessaires au bon déroulement des activités au niveau de l’unité

• Faciliter le partage d’information avec les partenaires

• Garder tout le staff au courant des renseignements importants



Assistance aux Partenaires :

• Assister dans la préparation des accords avec les partenaires de projets approuvés, surtout les termes et conditions de financement et la préparation d’un calendrier des avances de fonds;

• Suivre tous les accords et budgets des partenaires et assurer la conformité avec les bailleurs de fond ;

• Appui aux partenaires dans l’établissement des rapports financiers intérimaire et final comme demandé ;

• Rendre visite aux partenaires pour réaliser des contrôles internes et fournir l’assistance et les conseils sur place ;

• Assister dans la préparation des termes de référence et recrutement des nouveaux staffs.

 Avoir un niveau universitaire – diplôme en gestion ;
 Plus de deux ans d’expérience professionnelle dans la gestion / secrétariat ;
 Plus de deux ans d’expérience de travail avec une ONG ;
 Connaissance des principes comptables;
 Capacité de travailler dans un environnement multiculturel et de communiquer avec sensibilité ;
 Forte capacité à planifier, organiser, coordonner et analyser ;
 Excellente connaissance du français écrit et parlé et du créole. Connaissance de l’anglais est un avantage;
 Autonomie, esprit d’équipe, sens poussé de la responsabilité, des résultats et d’éthique ;
 Capacité à travailler sous pression et à faire face aux exigences dans des délais très courts;
 Maîtrise des logiciels suivants : Word, Excel et Power Point ;
 Expérience dans la préparation et facilitation de formations;
 Expérience de travail avec les structures de l’Eglise Catholique de préférence.

Abilité à travailler dans les situations d’urgence :
Chaque employé travaillant dans des situations d’urgence doit utiliser les compétences suivantes pour bien assumer ses responsabilités afin de réaliser les résultats escomptés.

• Communique stratégiquement étant sous pression
• Gere le stress et les situations complexes
• Promeut activement le bien être et la sécurité
• Contribue à la gestion et mise en œuvre des programmes d’urgence de haute qualité

Etre capable de faire des visites de terrain à nos partenaires dans tous les départements (15-25% de temps)

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation copies diplômes,) avec la mention du poste S-AACR-0111

2011-02-11