• Assurer la gestion des systèmes administratifs (disponibilité des formulaires – multiplication/circulation et publication de documents des managers, et des partenaires).
• Travailler à la production des documents: Contrats d’exécution de projets avec les partenaires, contrats ponctuels avec les fournisseurs de services, etc.
• Gérer la correspondance interne et externe des Programmes.
• Recevoir/fournir des informations des/aux partenaires au besoin.
• Contribuer à la liaison entre les programmes, les partenaires et les autres sections, et, la Direction.
• Assister dans la gestion des feuilles de présence et le suivi avec le département des Ressources Humaines sur les congés du personnel des programmes.
• Faire les planifications logistiques, participer aux réunions des sections et en produire les minutes dans les délais raisonnables.
• Préparer toute la documentation nécessaire pour les différentes activités des programmes (lettre- contrat – PRF- demande de déboursement, justification d’avance).
• Assurer un bon système de classement au sein des programmes (formulaire, dossiers, correspondances, matériels, etc.)
• Assister les managers des programmes dans la gestion des stocks de matériels et maintenir un inventaire à jour (réception et livraison de matériel).
• Assister à l’inventaire mensuel des matériels des programmes stockés au dépôt sous la supervision d’un wharehouse Officer et d’un moniteur.
• Faire continuellement le suivi des réquisitions auprès du département de purchasing et assurer la distribution rationnelle des stocks de matériel dans les différentes aires d’intervention des programmes.
• Vérifier tous les documents comptables avant de les soumettre aux managers.
• Maintenir un inventaire à jour des matériels des Programmes.
• Assister les managers dans la gestion de la logistique des programmes (ordinateurs et accessoires, motocyclettes et véhicules 4x4).
• Servir d’intermédiaire entre les utilisateurs de véhicule et l’administration/garage
• Assurer ponctuellement le poste de réceptionniste suivant le calendrier prévu par l’administration du bureau des Cayes.
• Accomplir toutes autres taches jugées utiles à la bonne marche des programmes et du bureau en général sur demande de ses superviseurs

1. Diplôme en gestion ou équivalent
2. Trois ans d’expérience à un poste similaire
3. Excellente connaissance de l’informatique (Windows ; Word ; Excel ; Access ; PowerPoint)
4. Bonne connaissance, parlée et écrite, du créole, du Français et de l’Anglais. La connaissance de l’espagnol est un atout.
5. Bonne capacité d’organisation et de gestion
6. Bonne capacité à travailler sous pression et dans des horaires contraignants
7. Bonne éthique professionnelle et sens des responsabilités
8. Bonnes aptitudes interpersonnelles de communication

2011-01-14