OBJECTIF ORGANISATIONNEL: Travailler en partenariat avec d’autres organisations afin d’apporter des solutions durables visant à alléger les souffrances et réduire la pauvreté. OBJECTIF DE L’EQUIPE: Lever les fonds nécessaires à la mise en oeuvre des programmes et projets d’Oxfam; maintenir une communication continue avec les bailleurs et garantir la qualité des interactions ; guider et orienter les équipes locales et régionales dans la planification et la gestion des fonds destinés au financement des programmes et projets.OBJECTIF DU POSTE: Contribuer au travail de l’équipe de levée de fonds par le biais d’un support administratif et logistique

DIMENSION DU POSTE: · Le/la titulaire du poste effectue la plupart des tâches assignées par son supérieur hiérarchique et définies en fonction des objectifs fixés. Il/elle effectue également certaines tâches réactives de routine afin de répondre aux requêtes formulées par les différents départements· Les tâches en rapport avec le poste sont généralement répétiitives et routinières· Les problèmes à résoudre sont d’ordre varié et ne requièrent pas toujours un recours à une autorité supérieure.· Les tâches réactives contribuent à l’amélioration des services, procédures et systèmes de l ’unité ou du département. Les compétences requises du/de la titulaire pour la réalisation de celles-ci sont : un bon jugement, la capacité de planifier, et de décider en fonction des circonstances des ajustements à apporter à la routine de travail.· L’impact du poste est ressenti principalement au sein de l’équipe. La planification requise pour l’exécution des tâches par le/la titulaire est généralement sur le court terme. Occasionnellement celui-ci/celle-ci aura à user d’une certaine influence au sein de l’équipe.· Il/elle gère un budget modéré et une quantité réduite d’équipements.· Les tâches qu’il/elle effectue pourront inclure la supervision de petits projets ou de processus peu complexes · Il/elle a recours à des sources d’information variées pour la prise de décisions tant au niveau individuel qu’au niveau de l’équipe. · Il/elle communique sans restriction avec les membres de l’équipe, à l’intérieur de son unité ou de son département, au sein de l’instititution en général et communique de même avec des personnes ou entités externes travaillant en collaboration avec Oxfam
PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE· Gérer et maintenir en versions dure et électronique les dossiers et archives du département de la levée de fonds; gérer et maintenir à jour un système d’archivage central de dossiers, et en particulier du programme humanitaire· Fournir un support logistique et administratif à l’équipe en charge de la levée de fonds: organiser la logistique des visites de terrain, effectuer le suivi des formalités de voyage, organiser les reunions, assurer la prise de notes et la redaction des minutes de rencontres si requis· Collecter des informations et établir une base de données relatives aux bailleurs de fonds;· Contribuer à l’organisation logistique des séjours des bailleurs et visiteurs externes ou de tout autre événement planifié par l’équipe; maintenir la communication avec les personnes et entités pertinentes.· Collecter des informations-clés relatives aux budgets, contrats de financement des programmes et projets; · Effectuer des recherches, collecter des données, des informations pertinentes, coupures de journaux, analyses, résumés exécutifs, extraits de rapport etc. A travers les recherches effectuées, supporter l’équipe dans l’identification de nouveaux bailleurs et sources de financement.· Apporter un appui à l’équipe de la levée de fonds dans la préparation et la revue des propositions de projets, rapports narratifs et financiers aux bailleurs; Appuyer dans la collecte et la préparation du matériel de support requis pour leur préparation: rassemblement de données et matériaux de toutes sortes provenant de sources diverses, élaboration et soumission de résumés et analyses, etc.· Appuyer l’équipe dans la gestion et le maintien de CRIMSON, le système de gestion des contrats de financement d’OXFAM, conformément aux procedures établies.

QUALIFICATION ET COMPETENCE· Diplôme universitaire de préférence en administration, gestion, sciences sociales; minimum d’une à deux années d’expérience dans la gestion de tâches administratives multiples avec un caractère multidimensionnel et des priorités parfois contradictoires.· Expérience souhaitable dans la levée de fonds ou les relations avec les bailleurs· Bonnes qualités de communicateur(trice) (écrit et oral), expérience dans l’élaboration et la rédaction de propositions de projets et de rapports· Une expérience de travail avec des ONGs oeuvrant dans le développement ou le secteur humanitaire serait un atout· Capacité à gérer et maintenir des systèmes et processus administratifs; très bonne présentation· Disposition à apprendre et à promouvoir les procédures et pratiques d’Oxfam et pouvoir faire preuve de flexibilité dans les tâches à executer;· Capacité a faire preuve d’enthousiasme dans son travail et celui de l’équipe · Capacité et habileté à communiquer.· Excellente rédaction et expression orale, bonne expérience dans la production de rapport · Maîtrise du Français et de l’Anglais· Maîtrise des outils informatiques· Capacité à s’auto-gérer et à gérer les conflits· Bonnes relations interpersonnelles· Engagement prouvé à assurer la promotion et l’intégration du genre, et de la diversité dans tous les aspects du travail à exécuter, incluant la planification, l’exécution et l’évaluation des programmes et projets·
AUTRE: Ce profil de poste est conçu comme un guide. Il n’est pas une description de tâches et ne fait pas partie du contrat de travail du/de la titulaire. Il ne doit pas non plus être considéré comme une imposition et peut être amendé en tout temps en fonction des circonstances ou orientations stratégiques nouvelles et sur la base des discussions tenues avec le/la titulaire.

2010-12-23