Assister le MYAP Coordinator, les managers de MCHN et d’EDUCATION ainsi que les autres membres des Programmes du MYAP, dans la gestion des tâches administratives, financières et logistiques conformément aux procédures en vigueur.

Responsabilités spécifiques


Administratives
• Assurer la gestion des systèmes administratifs (disponibilité des formulaires – multiplication/circulation et publication de documents des managers, des Field coordinators et des animateurs, et vice versa).
• Travailler à la production des documents: Contrats annuels de gestion des vivres des programmes MYAP, contrats ponctuels avec les fournisseurs de services, etc.
• Gérer la correspondance interne et externe des Programmes.
• Recevoir/fournir des informations des/aux partenaires au besoin.
• Contribuer à la liaison entre les programmes, les partenaires et les autres sections, et, la Direction.
• Faire les planifications logistiques, participer aux réunions des sections et en produire les minutes dans les délais raisonnables.
• Préparer toute la documentation nécessaire pour les différentes activités des programmes (lettre- contrat – PRF- demande de déboursement, justification d’avance).
• Assurer un bon système de classement au sein du programme (formulaire, dossiers, correspondances, matériels, etc.)

Comptables
• Assister les managers des programmes dans la gestion des stocks de matériels et maintenir un inventaire à jour (réception et livraison de matériel).
• Assister à l’inventaire mensuel des matériels des programmes stockés au dépôt sous la supervision d’un wharehouse Officer et d’un moniteur.
• Faire continuellement le suivi des réquisitions auprès du département de purchasing et assurer la distribution rationnelle des stocks de matériel dans les différentes aires d’intervention des programmes.
• Vérifier tous les documents comptables avant de les soumettre aux managers.
• Maintenir un inventaire à jour des matériels des Programmes.

Logistique
• Assister les managers dans la gestion de la logistique des programmes (ordinateurs et accessoires, motocyclettes et véhicules 4x4).
• Servir d’intermédiaire entre les utilisateurs de véhicule et l’administration/garage

Autres
• Assurer ponctuellement le poste de réceptionniste suivant le calendrier prévu.
• Accomplir toutes autres taches jugées utiles à la bonne marche des programmes et du bureau en général sur demande de ses superviseurs

1. Diplôme en gestion ou équivalent
2. Trois ans d’expérience à un poste similaire
3. Excellente connaissance de l’informatique (Windows ; Word ; Excel ; Access)
4. Bonne connaissance, parlée et écrite, du Français et de l’Anglais
5. Bonne capacité d’organisation et de gestion
6. Bonne capacité à travailler sous pression et dans des horaires contraignants
7. Bonne éthique professionnelle et sens des responsabilités
8. Bonnes aptitudes interpersonnelles de communication
9. Disponibilité pour le déplacement selon les besoins du poste
10. Jouir d’une bonne santé
11. Bonne capacité à travailler avec un minimum de supervision

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copies diplômes) avec la mention du poste M-MPA-1110

2010-12-10