Plan Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale. Le parrainage des enfants est le fondement de l’organisation.
La vision de Plan est celle d’un monde où tous les enfants réalisent leur plein potentiel dans des sociétés qui respectent les droits et la dignité des personnes.
La mission de Plan est d’apporter des améliorations durables dans la qualité de vie des enfants défavorisés des pays en développement, à travers un processus qui unit des personnes de cultures différentes et donne un sens et une valeur à leur vie.

Rôle: L’Assistant/e Administrative au Programme apporte un support administratif au département. Par son savoir-faire et son dynamisme, il/elle est appelé à rendre l’équipe de programme plus productive et plus efficace.
Responsabilités
• Assister les Managers de Projets dans le classement des dossiers de projets et la gestion des correspondances avec les organisations partenaires ;
• Supporter le personnel des programme dans la rédaction des textes et la traduction des documents ;
• Planifier et coordonner les déplacements et réunions des Managers de Projets dans leurs attributions de suivi avec les institutions partenaires ;
• Coordonner le suivi avec l’Administration pour la préparation et la signature des contrats avec les partenaires et s’assurer de leur classement ;
• Effectuer une première vérification des Program Outline (PO) soumis en ce qui a trait a l’utilisation des outputs et codes naturels, des documents de supports etc. et coordonner le processus d’approbation par les membres du l’Equipe de Management (CMT) puis en effectuer les suivis avec le terrain ;
• Maintenir un suivi des PO et des contrats signés avec les partenaires et s’assurer de la coordination des paiements ;
• Procéder au classement des Plan opérationnels et des PO du Bureau National
• Préparer et faire le suivi avec l’Administration des requêtes de services, de matériels et de fournitures de bureau relatifs au bon fonctionnement du département ;
• Assurer le suivi général des requêtes de paiements, dossiers de projets et des PO signés avec la Comptabilité ;
• Coordonner les réunions de l’équipe de Programme ou des séances de travail et en prendre les minutes ;
• Coordonner la soumission par les Managers de Projets des rapports mensuels et trimestriels, des rapports de visites et comptes rendus de réunions et veiller a ce qu’ils soient correctement archives ;
• Participer a la préparation et la révision du budget (Plans opérationnels) et faire le suivi avec l’équipe technique ;
• Coordonner avec la logistique les déplacements et la mise en disponibilité de véhicules pour le staff de programme.
• Coordonner toutes autres taches requises par le Superviseur ;

Profil requis :
• Diplôme de secrétariat et diplôme en gestion un atout
• Connaissance des procédures administratives
• Bonne connaissance de l’Anglais parle et écrit
• Connaissances des logiciels de base (Word, Excel, Access)
• Bonnes relations interpersonnelles
• Capacité à travailler en équipe et de coordonner des tâches multiples
• Sens de discrétion et de confidentialité
• Habilite à travailler sous minimum de supervision et sous pression

2010-11-24