Plan Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale. Le parrainage des enfants est le fondement de l’organisation.
La vision de Plan est celle d’un monde où tous les enfants réalisent leur plein potentiel dans des sociétés qui respectent les droits et la dignité des personnes.
La mission de Plan est d’apporter des améliorations durables dans la qualité de vie des enfants défavorisés des pays en développement, à travers un processus qui unit des personnes de cultures différentes et donne un sens et une valeur à leur vie.

Résumé du poste: Mettre en place un processus de gestion efficace et efficiente de l’Administration. Faire preuve de leadership stratégique et superviser le personnel en conséquence. Fournir des réponses rapides en temps opportun aux différents problèmes et plaintes. Elaborer un réseau de communication ouverte avec les vendeurs, fournisseurs, entrepreneurs et consultants pour l'achat, la supervision des travaux techniques et les processus d'appel d'offres répondant aux exigences de FOB.
Assister l’Administration dans les taches de secrétariat, s’assurer de la gestion administrative globale, supporter les activités de programmes et coordonner toutes les activités quotidiennes au PU. S’assurer que le bureau soit fonctionnel et agréable et encadrer l’équipe qui se trouve sur sa supervision de façon attentive, professionnelle.
Responsabilités
• Coordonner les activités d’Achats pour le PU avec efficacité tout en respectant les procédures de Plan International
• Superviser la section Achats comprenant la gestion et supervision du staff d’une manière professionnelle
• Assurer le bon fonctionnement du Parc Automobile de véhicule en appliquant les procédures de Plan International
• Gérer la flotte en assurant un bon fonctionnement des véhicules, en garantissant la sécurité du transport des personnes et des biens
• Optimiser le coût de gestion de transport de manière efficace
• Aider le PU Director à s’assurer que tous les principes de base, règlements et normes de PLAN sur la gestion de stock et d’immobilisation soient appliqués de manière cohérente
• Mettre en application les systèmes de Logistique (outils et procédures Planifier et coordonner les agendas pour les visiteurs de Plan, y compris la gestion logistique (voyage, hébergement, programme, etc.) ;
• Finaliser et soumettre les rapports de stock et d’immobilisation de manière consistante
• S’assurer de la gestion du Stock des produits consommables dans les bureaux en minimisant les risques de rupture de stock (carte de téléphones, carburant, papeterie, ect…)
• Assurer l’inventaire et la codification des équipements
• Gérer tous les voyages locaux (réservations d’avions et hôtels) et en faire un rapport régulier
• Recevoir les visiteurs de CO et autres et avertir les secteurs concernés
• Rédiger tous les contrats et correspondances pour les différentes sections de la programmation et pou l’administration
• Encadrer l’équipe se trouvant sous sa supervision
• Assurer l’entretien du bureau et des équipements
• Gérer la cafeteria
• Participer activement à la budgétisation de bureau par la préparation du budget annuel de gestion du personnel administratif, d'entretien des bureaux et des équipements
• Apporter tous autres appuis en fonction des besoins.

Qualifications requises :
• Diplôme en Administration/Gestion :
• Bonne Connaissance des procédures administratives :
• 3 années d’expériences dans un poste similaire :
• Grande Capacité de travailler en équipe, avec des personnalités différentes et sous pression et de coordonner des tâches multiples :
• Savoir entretenir de bonnes relations avec des personnes internes et externes :
• Connaissances approfondies de l’approvisionnement ;
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale ;
• Attention aux détails et haut niveau d’organisation ;
• Capacité à travailler de façon indépendante et proactive ;
• Maîtrise souhaitée de l’outil informatique (Microsoft Office, Outlook, etc.) ;
• Bonne capacité de rédaction et de communication en français, anglais et créole, l’espagnole serait un atout

2010-11-24