Sous la responsabilité de la coordonnatrice du PARGEP en Haïti, la secrétaire à la coordination du PARGEP assiste la coordonnatrice dans la gestion administrative du bureau, des biens et équipements et le déploiement des activités du Projet.

De façon spécifique, la secrétaire à la coordination du PARGEP devra :

• Assurer la supervision du chauffeur dans ses déplacements et dans sa gestion du véhicule du PARGEP ;
• S’assurer de la bonne gestion de la correspondance et des dossiers de la coordination du PARGEP ;
• Sur demande de la coordonnatrice du PARGEP en Haïti, participer aux réunions ou représentations du PARGEP et produire les procès-verbaux y relatifs ;
• Sous supervision de la coordonnatrice du PARGEP, gérer le centre de documentation et la banque de dossiers stratégiques, des rapports techniques, des rapports d’évaluation, des dossiers de présentation, etc… ;
• Assurer les services administratifs et logistiques de base pour le personnel et les experts du PARGEP en déplacement à Port-au-Prince ou en dehors de Port-au-Prince et faire le suivi avec la comptabilité de l’UAPC ;
• Assurer la gestion du matériel informatique, bureautique et télématique du PARGEP afin de les maintenir opérationnel ;
• Tenir l’agenda de la coordonnatrice du PARGEP et l’appuyer activement dans le suivi des activités du projet ;
• Sur demande de la coordonnatrice et suivant instructions de sa part, développer les calendriers de mission des experts du PARGEP ;
• Assurer le suivi quotidien des calendriers de mission des experts du PARGEP ;
• Entretenir une relation de travail cordiale avec les responsables administratifs des partenaires institutionnels du PARGEP ;
• Assister la coordonnatrice dans la rédaction et le formatage des notes, rapports, tableaux ou réviser les documents produits par la coordonnatrice pour en assurer la conformité avec les directives et exigences de l’ACDI sur la production des documents administratifs ;
• Sur demande de la coordonnatrice, participer à l’accueil et à l’accompagnement d’experts ou de coordonnateurs de composante du PARGEP lors d’événements spéciaux ;
• Sous supervision de la coordonnatrice du PARGEP, monter une revue de presse pour le PARGEP en Haïti ;
• En accord avec la coordonnatrice du PARGEP, poster sur le site du PARGEP des photos et des notes d’information sur les activités du PARGEP en Haïti ;
• Dans la mesure du possible et du raisonnable, faciliter le séjour en Haïti des membres de l’équipe de gestion du projet, des experts et des formateurs lors de leurs missions en Haïti ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes requises pour la mise en œuvre du PARGEP.

• Détenteur (rice) d’un diplôme de Secrétariat bilingue d’une bonne école de Secrétariat ;
• Au moins dix ans d’expérience dans le domaine du Secrétariat (expérience de travail dans la coopération canadienne, un atout) ;
• Bonne connaissance du fonctionnement de l’administration publique haïtienne ;
• Grande habileté dans les logiciels de bureautique : traitement de texte, tableur, base de données (logiciels PAO et de présentation, un atout) ;
• Expression française fluide et sans faute et bonne compréhension de l’anglais ;
• Appliqué (e) et présentation soignée ;
• Disponibilité immédiate.

• Un contrat d’employé local à temps plein basé à Port-au-Prince ;
• Le taux de rémunération sera fixé selon les pratiques en vigueur pour le personnel local de la coopération canadienne ;
• L’entrée en fonction est prévue pour le courant du mois d’octobre 2010 ;
• La durée du contrat est de trois mois, avec possibilité de renouvellement si nécessaire et si évaluation favorable.

1. Un curriculum vitae (coordonnées, formation, expérience, compétence et références) ;
2. Une lettre de couverture expliquant la motivation du/de la candidat (e).

N.B. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. L’original des diplômes et certificats sont requis au moment de l’entrevue.

2010-10-21