Assister le SYAP Coordinator dans la gestion administrative et financière des Projets, en collaboration avec les différents membres de l’équipe.

Responsabilités spécifiques

I.- Encadrement
• Etablir des relations de travail optimales avec les responsables de ces institutions et au besoin les encadrer.
• Accompagner les managers de projet ou de Finances lors des visites de suivi auprès des partenaires.
• Assurer avec les partenaires le suivi des recommandations des managers


II.- Planification
• Assister le SYAP Coordinator dans la planification annuelle, trimestrielle et mensuelle du programme
• Faire les planifications logistiques des rencontres et autres activités du programme,
• Participer aux réunions périodiques de planification et de suivi du programme
• Planifier les séances de formations des partenaires
• Planifier la logistique pour les déplacements des membres de l’équipe






III.- Comptables

1.- Finances
• Vérifier les rapports financiers des partenaires en s’assurant que les factures, les reçus et autres documents sont exacts et valides avant leur soumission au Département des Finances.
• Assurer l’exactitude des demandes d’avance des partenaires de projet conformes au budget de projet approuvé
• S’assurer que 75% du montant avancé est liquidé avant de procéder à une nouvelle avance selon les procédures en vigueur au CRS.
• Vérifier que les dépenses correspondent au budget approuvé.

2.- Vivres
• Recevoir les réquisitions de vivres des partenaires
• Vérifier avec les Managers l’exactitude de la réquisition
• Soumettre la réquisition pour approbation
• Assurer le suivi avec le MRD pour la livraison des vivres aux partenaires a temps
• Coordonner avec le MRD le suivi du payroll des vivres


IV.- Administratives
• S’assurer que les documents de projet acceptés et prêts au financement sont conformes et complets.
• Préparer les contrats des Projets SYAP et autres documents pour approbation
• Assurer le suivi des documents soumis aux Finances jusqu'au transfert de fonds aux partenaires
• Préparer les LRFs pour approbation du superviseur et assurer le suivi d’achats auprès du Purchasing département
• Préparer toute la documentation nécessaire pour les différentes activités du programme
• Recevoir/fournir des informations des/aux partenaires
• Recevoir les doléances des partenaires et trouver des solutions en accord avec le département concerné.
• Assurer le suivi des rapports périodiques des Partenaires du programme.
• Gérer la correspondance interne et externe du Programme.
• Contribuer à la liaison entre les programmes, les partenaires et les autres sections, et, la Direction.

V.- Classement
• Maintenir un bon système de classement au sein du programme
• Assurer le classement des contrats approuves
• Assurer le classement des documents de projets
• Assurer le classement des correspondances échangées dans le cadre du projet.




Autres
• Accomplir toutes autres taches jugées utiles à la bonne marche de la section et du bureau en général sur demande de ses superviseurs

1. Formation en gestion ou équivalent
2. Avoir au moins trois ans d’expérience dans la gestion administrative et financière des projets
3. Excellente connaissance de l’informatique (Windows ; Word ; Excel ; Access)
4. Bonne connaissance, parlée et écrite, du Français et de l’Anglais
5. Bonne capacité d’organisation et de gestion
6. Capacité de travailler avec un minimum de supervision
7. Bonne capacité à travailler sous pression et dans des horaires contraignants
8. Bonne éthique professionnelle et sens des responsabilités
9. Bonnes aptitudes interpersonnelles de communication
10. Disponibilité pour le déplacement selon les besoins du poste
11. Jouir d’une bonne santé

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation copies diplômes,) avec la mention du poste S-PA-1010

2010-10-20